商务便函与电子邮件写作_英语_商务电子邮件写作

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商务便函与电子邮件写作

一．便函与电子邮件简介：

1．商务交流的选择----口头交流还是写便笺

在亚洲，人们喜欢直接交谈。主要是因为：

（1）直接交谈有助于保持良好的关系。

（2）直接交谈可以减少误会。

2．商务便函与电子邮件的内容与特点

（1）商务便函

① 定义及内容：商务便函（Memorandum,简写 Memo）是同一商业组织内部广泛使用的书面联系形式。

② 特点：

ⅰ.商务便函的组成部分比较简单，这是它最大的优点。

ⅱ.商务便函的语气需要根据写信人与收信人之间的关系以

及所谈内容来决定。

（2）电子邮件

① 定义及内容：电子邮件的内容通常包括：询问信息，道歉，确认，通知，倡议等等。

② 特点：基于高速快捷的因特网的发展，电子邮件也具备了使用方便、传播快捷、一信多发，而且价格十分低廉的特点，因此特别适合国

际间的交流。

3．便笺和电子邮件的主要作用

·查询资料

·要求采取行动

·提供资料

·提供建议

·警告

·解决问题

二．便笺和电子邮件的结构和措辞

 便笺和电子邮件必须条理清楚、证据恰当、措辞得体，这样才能达到预期的目的。

1．格 式

例子：

Internal Memorandum

To: Anne Bell

From: Graham Davis

Date;23 March 1992

Subject: Office Furniture

We need some comfortable chairs for visitors to go in the managers’ office.Can you arrange it?

Weneed 10 chairs in either beige or dark brown.The maximum you can spend is $ 500.