资助参加国际高水平学术会议专项基金管理办法_学术会议管理办法

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燕山大学

资助参加国际高水平学术会议专项基金管理办法

第一章 总则

第一条 本办法适用的国际高水平学术会议是指在我国境外（不含港、澳、台地区）召开的重大系列学术会议（须冠以“第XXX届”的序号），或由国际知名大学和专业学术组织和机构组织的高层次会议、论坛、研讨会等。

第二条 按照学校学科发展的总体部署和长远规划，结合学校人才培养和学科发展的需要，学校决定每年拨出一定数额的专门款项设立燕山大学国际会议专项资助基金（以下简称“国际会议基金”）。

第三条 “国际会议基金”优先资助新兴、弱势学科，鼓励在科研和教学上有所成就的中青年学者积极参与国际学术交流，提高我校的整体实力和国际影响力。

第四条 为加强对国际会议基金的管理，提高其使用效益，发挥其应有的作用，特制定本管理办法。

第二章 国际学术会议分类

第五条 第一类国际会议是指在本领域内具有一定国际影响力的国际学术会议，召集人为专业的行业协会，参会人数在150人以上。

第六条 第二类国际会议是指由专门的科研院所发起的多边国际学术会议，参会人数为50-150人。

第七条 第三类国际会议是指申请单位与国外相应科研机构、大学或其他高水平机构联合举办的涉及前沿科学领域的双边学术研讨会或人数为50人以下的多边学术研讨会。

第三章 资助申请

第八条 申请者必须具备如下条件：

1．坚持四项基本原则、热爱祖国、热爱学校和本职工作的专职教师或研究人员。

2.具有博士学位或副教授（副研究员）以上（含副教授、副研究员）职称、身体健康、年龄在50岁以下且已在我校连续工作三年以上。

3.具有良好外语水平，获得大学英语六级考试合格以上证书或类似等级证书，或参加我校组织的外教英语班并获结业证书，或已在相关国家进修学习半年以上，或已经在重要国际会议或在国际刊物上用外语发表论文。

4.已向该次国际会议投稿、为论文的第一作者，且作者单位须注明为燕山大学，并已经收到会议的正式书面录用通知将在会议上宣读论文。

6.申请者如果正在主持各种纵、横向研究项目近三年科研到款总额理科不超过10万、文科（含经济管理）不超过一万元，且连续两年没有享有学校资助参加在境外举行的国际会议。

7.拟参加的国际会议在其会议通知中明确承诺将以带有国际书号的学术期刊或会议论文集形式（纸质或CD－ROM光盘）发表申请者的论文全文。

8.由于经费所限，暂不资助仅在会议上作墙报交流或论文宣读的申请者。

第九条 申请人应在规定期限内提供以下申请材料：

1.国际会议主办方的正式邀请信。

2.申请书必须附有申请参加的国际会议背景资料、所提交的论文全文。征文通知中须明确说明会议对参会论文的最终处理结果即发表与否。

第十条 申请人应据实填报《燕山大学国际会议专项资助基金申请表》（一式两份）（见附件1），并在提交申请表的同时，呈交申请所需的全部证明材料。

第十一条 每年10月1日为参加第二年上半年会议的申请受理截止日，即只受理参加第二年1月1日至6月30日开幕的国际会议的资助申请；每年4月1日为参加当年下半年会议的申请受理截止日，即只受理参加当年7月1日至12月31日开幕的国际会议的资助申请（以会议开幕当日为准）。逾期申请视为无效。

第四章 资助审批

第十二条 国际合作处根据经费的实际使用情况，将定期组织评议和审批，择优录取并将审批结果以书面形式通知学

院。参加第一类国际会议，学校将资助的往返国际旅费及其他费用（含注册费、住宿费及其他费用）最高金额不超过壹万伍千元人民币。(日本、韩国等亚洲国家减半)参加第二类国际会议，学校将资助的往返国际旅费及其他费用（含注册费、住宿费及其他费用）最高金额壹万元人民币。(日本、韩国等亚洲国家减半)参加第三类国际会议，学校将资助的往返国际旅费及其他费用（含注册费、住宿费及其他费用）最高金额八千元人民币。(日本、韩国等亚洲国家减半)

第十三条 为避免某些消极现象发生，学校实施非全额资助方式。申请者首先应向会议组织者申请资助，并向所在单位筹集经费以及在利用科研经费的基础上，提出申请资助金额。学校鼓励及优先资助有学院配套资助的申请者。

第十四条 申请者在拿到国际合作处的书面同意后参加国际会议方可获得资助，申请资助者在出国参加国际会议前所需的资助经费由个人垫付，回国后三十天内向国际合作处报送参加国际会议详细总结（应包括会议情况、收获、经验教训和建议）和参会证明、会议论文集等，同时按照外事财务制度的规定凭原始单据（购买机票的正式发票等）办理报销手续。上述材料应备复印件一套以备存档。

第十五条 受资助人应按照有关规定自行办理有关出国手

续，费用自理。凡在出访期间发生任何违纪违规事件，学校有权取消该项资助并按相关规定处理。

第十六条 每位受资助人原则上每两年可获资助出席国际学术会议一次。

第五章 附则

第十七条 本实施细则于2009年6月开始试行。第十八条 本实施细则的解释权属于国际合作处。

二○○九年六月一日