OA办公自动化系统运行管理办法[1]_oa系统运行管理办法
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Q/LT
内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准
Q/LT 201505—201
1代替 Q/
OA办公自动化系统
运行管理办法
201111发布 201111实施
内蒙古兰太实业股份有限公司发布
OA办公自动化系统
运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围
本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责
3.1 用户帐号注册
各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。
3.2 个人表单流程设置
3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。
3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。
3.2.3 年度目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。
3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。
3.3 公文流程设置
3.3.1 发文流程
3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。
3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。
3.3.2 收文流程
3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。
3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。
3.3.3 归档公文借阅流程
3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。
3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。
3.4 新闻发布流程
3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。
3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。
3.5 公告发布流程
3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。
3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。
3.6 文档管理授权
3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。
3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求
4.1 用户帐号信息管理
4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。
4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。
4.2 协同管理
4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）
4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）
4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。
4.3 目标卡归档
各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。
4.4 公文归档
4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。
4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。
4.5 新闻发布要求
4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）
4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。
4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.6 公告发布要求
4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。
4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）
4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。
4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.7 讨论管理
4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。
4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。
4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.8 系统日常维护
兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。
4.9 安全及保密管理
4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。
4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。
4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。
4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。
4.10 登陆管理
4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。
4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核
OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则
6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。
6.2 本办法自发布之日起执行。
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