学校档案管理之我见_学校档案管理系统
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内容提要]
幼儿园档案是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分。幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定程度上反映了幼儿园管理水平的高低。因此，幼儿园必须树立档案是资产的观念，增强档案意识，建好档案、管好档案、用好档案，使幼儿园档案工作走上科学规范化的发展之路。
[关键词]
幼儿园档案归档范围档案检索开发利用
借阅管理
提起幼儿园，人们首先想到的是活泼可爱的儿童和播洒爱心与知识的教师，把档案工作与之相提并论，有人说是画蛇添足。他们认为抓档案工作抓不出效益，只有抓教学才能收到掷地有声的实效。其实不然，幼儿园虽然不同中小学，没有教学成绩等硬性指标，但幼儿园担负着保育和教育的双重任务，尤其是随着教改的不断深入，对幼儿园的保教工作和教科研工作提出了更高的要求，其中档案管理的作用更加不容忽视。它反映了幼儿园贯彻党的教育方针、培养全面发展的社会主义建设人才和开发早期幼儿智力的真实记录，是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分，它的科学化、制度化、规范化，可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。现本人根据我园的实际，谈谈幼儿园如何加强幼儿园档案管理。
一、树立规范的管理意识
我园是一所县级公办幼儿园。自1956年建园以来，档案管理是我园的薄弱环节，没有专用的档案室和专职的档案管理人员，每学期积累形成的各类资料也只是粗略的分类随意的摆放，没有对资料实施统一的管理和归类。
随着教育改革的深入发展，我园的管理和教科研等工作都发生了巨大的变化，各类规章制度逐渐完善、教学活动内容丰富多采、卫生保健细致入微、家长工作形式多样、幼儿园有了园本课题、教师人人参与研究，大家开展教育研究的积极性、主动性越来越高，因此，各方面所形成的资料也越来越多、范围也越来越广。特别是申报湖南省示范性幼儿园后，我园的资料管理已不再适应我园的现状，加强幼儿园档案管理势在必行。
2007年至2009年，我园虽然人员少，没有设置专职的档案管理员，对幼儿园档案的整理和归类有没有接受过专门的培训和学习，但是，兼职的副园长亲自挂帅，虚心请教，勤学好问，多次去姐妹幼儿园取经，认真学习了周丛笑老师编写的《幼儿园档案》，并结合我们园所的实际，对全园所有的档案资料进行重新整理和归档，从档案资料的目录建立，到资料的分类整理，从案卷的建立，到资料的规范装订等，全部力求达到规范化，标准化，使我园的档案管理逐渐走向了正规，形成了自己独有的风格。在2009年的省级示范园复查验收中，我园展出的大量齐全的文书档案、照片档案、教育教学档案资料，深受专家们的赞赏。
目前，我园不但成立了档案库房，配备具有档案专业知识、本科学历、熟悉幼儿园保教业务的副园长兼职档案管理员，而且形成了一整套自己的档案管理操作程序，建立健全了幼儿和完整的档案网络管理体系，制定了一整套规范合理的档案管理制度。
二、及时收集，确保资料真实完整
档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，最重要的是要注意保存原始的、真实的第一手资料，所以我们的资料收集都是从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起的。首先，在全园教职工中宣传档案的作用，使大家了解和认识到保留档案的重要性。其次，制定各类档案交存的负责制度，要求各部门平时的原始资料都要保存好，活动结束、每学期结束时，必须及时将资料送办公室存档，从而确保档案收集的完整性。
三、规范归档范围和内容
（一）明确归档范围与时间：在园务管理、教育教学及课题研究活动中，凡是具有查考、利用、保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料，我们采取随时归档与定期存档的方法，及时归档。如文书档案中开展庆祝“六一”儿童节活动的材料，我们对“六一”节活动的通知、活动的安排、家长邀请书、家长签到表、活动总结等文字资料和所拍的照片和录象等图片资料和声像资料，我们会在活动结束后马上整理，随时归档。每学期的班级当班记录、一周活动安排以及自主性幼儿记录等资料我们在学期结束的时候上交，整个归档时间则按学年度整理，实行定时归档。
（二）结合实际，将全园的档案进行有特点的分类。如上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针、政策、指示、决定等方面的文件材料；行政管理中形成的计划、总结、考核、人事管理等文件材料；园务产生的会议记录等文件形成的文书档案；各个班级形成的教学工作、保育管理、科研课题、教师培养、园本教研、教科研成果等文件材料；家长委员会形成的家长工作、会议记录、家访、问卷调查等文件材料；保健方面形成的幼儿健康、消毒管理、环境卫生、膳食等文件材料形成的幼儿卫生保健管理档案；幼儿体检表、幼儿花名册等文件材料形成的学籍档案；各类活动的图片资料形成的照片档案；各类录像带、录音带及课件形成的声像档案进行分类，然后根据它们在形成和处理过程中的联系，按永久、长期、短期分别组卷，编成各个案卷。这些丰富的原始档案资料真实地记录了我园自创办以来在探索幼儿园的科学管理、争创一流的真实历史。
目前，我园已建立健全了各类档案资料：党群档案（党务工作、纪检、组织、统战、工会）、行政档案（目标管理、人事管理、制度管理、民主管理、文化建设、寻求支持）、人事档案、保教档案（卫生保健、园本教研、家长工作、保教成果）、后勤工作（安全工作、财产管理、财务工作、服务家长、基本建设）、图书资料档案、音像资料、照片资料，为便于提供利用，我园应用了多种档案检索工具，如：全引目录、案卷目录、专题目录等。丰富的编研材料，全面反映我们幼儿园的档案情况。
四、规范立卷归档基本功
（一）案卷的外观美
注重案卷的外观美，其一是案卷的装订。卷皮的厚度与文件材料的厚度应相适应。
其二是案卷封面和脊背上的项目的书写。我园采用统一型号字体打印成纸条，粘贴在上面，让人一
目了然，使案卷更加整洁、美观。
（二）案卷材料的收集整理
1、收集资料分工合作。从前，我园的档案管理零散、不系统，为了改变以往分散的管理模式，建立统一的档案管理体系，即材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，然后由专门的档案管理人员统一管理。在做好纸质档案管理的同时，实行档案的微机化管理，把所有信息全部输入计算机，2、收集资料立足全面。幼儿园开展的各项活动（运动会、节日联欢、毕业典礼、开放日、对外交流等）以及各部门所做的一些人事、劳资、财会、医务、考核等日常工作，只要有保留价值的均列入存
档范围，力求全面真实地反映幼儿园的历史。
3、整理档案注重完整。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起，杜绝或避免卷内文件材料“插
花团”的现象。
（三）案卷的装订
案卷装订力求安全、整齐、美观，方便管理，避免重复劳动，克服了整卷装订费时费工，使用（如需要复印查阅）时只能整卷提供而不能单份提供，不如散装方便的弊端。我园的经验是：①卷内文件材料分班装订，尽量减少卷内文件材料之间的磨损，延长档案寿命。②为复印方便，案卷装订时，采用合页夹。
（四）明确归档的文件材料要求：凡归档或上报材料应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，并要注明题目、时间，以利于长期保存和利用；打印材料用纸应尽可能统一纸张。
五、增设照片档案及录像档案
随着档案工作的不断深入，照片、录像带作为特殊载体的档案，在我园已成为不可缺少的两个档案新门类。我园照片、录像档案具有以下特点：①按专题收集。幼儿园每组织一项重要活动，均精选出有代表性的照片，拍摄出完整的全过程录像，按专题进行归档，完整地记录一次活动的全过程。②注意收集底片和加注文字说明。以照片档案为例，我园的照片档案由底片、照片和说明三部分组成。底片放电脑里保存，照片标上文字总说明、照片存放栏组成，以文字形式表述每次专题活动的整体面貌。
六、善于开发，充分利用
为了做好档案工作，让它为全园的各项工作服务，我园十分重视档案的开发利用。一是，想方设法提高幼儿园档案利用率，无论是领导在决策之前，还是在各项工作筹备、开展之前，我们都常常要翻阅已有的档案，以便更好地决策，更加精心地策划各项活动，以期达到更高的水平。比如：每年的六一庆祝活动、家长学校开学典礼、毕业典礼、运动会、教师技能技巧比赛、玩教具的制作比赛、班级常规检查评比、教师工作能力考核等都是我园的传统活动，在筹备计划之前，我们都要翻阅档案记录，从往年的计划、总结中取往年之长，同时，又避免往年活动的不足，精心策划，精心设计，使得我们每次活动都能做到心中
有数，并达到预期目的，收到良好的效果。
二是，我们建立了自己的网站，把幼儿园的基本情况。重大事件和教育教学理念及孩子的档案信息发布上网，让家长在办公室或家里就能浏览到自己孩子的信息，了解孩子在幼儿园的学习和生活情况，让
家长通过互联网的形式进行家园沟通，合理利用了幼儿园档案资源。
三是，注意做好保密工作，上传的信息都经过慎重考虑，如家长的一些个人信息和幼儿的缺点方面的内容，不在网上发布。
四是，将幼儿园开展各种活动时拍摄的照片以宣传招牌的形式向家长展示。
七、档案材料的借阅管理
为了规范档案借阅，我园各类档案均配备了借阅登记本，对一些保密性档案（如会议记录）划定借阅人范围；对查阅、借用者照章办事，对借出的档案要填写借阅单（包括借阅人姓名、借阅时间、案卷名
称），并规定归还日期，逾期不还的要及时催要。
总之，幼儿园档案是领导开拓思路的基石，幼儿园档案是教师教育教学中不可缺少的好帮手，幼儿园档案更是园与园互相学习互相借鉴的纽带，只有做好档案管理工作才能更好的为幼儿园建设服务。
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