论国际贸易中单据缮制应注意的问题_单证缮制过程中的要点
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论国际贸易中单据缮制应注意的问题
摘 要
本文通过对国际贸易中单证缮制应注意的问题，从中特别强调了商业汇票应具备的几个要素,反复强调制作时注意的事项出口贸易中通常使用的跟单汇票，所谓信用证下结算要求的“单证一致”，就包括信用证和其它有关单据同汇票一致。综合讨论了鉴别汇票的真伪的方法如:观看其纸张颜色、印章颜色和形状是否有异，观看汇票的纹印是否清晰等几项的观察与辨别。另外并通过对外贸一整个环节的流程与各种单证的式样，并对单证的内容和缮制做了部分的说明，具有很强的操作性。
【关键词】商务单证、国际贸易、制作事项
目录
前言.................................................1 主要概述
一
单证的定义.....................................2二
单证工作在外贸工作中的地位和作用...............2 三
单证制作的基本要求.............................3.四
单证的种类.......................................3 五
商业汇票应具备以下几点要素.........................3六
制作汇票应注意的事项.............................4 七
商业汇票真伪的鉴别方法............................5 八
举例说明.........................................5 结论
..............................................6
参考文献............................................7
致谢................................................8
前言
外贸单证工作是外贸业务工作中重要的一环，随着外贸业务的发展，外贸单证工作也在发生变化，如单证的定义、单证在外贸工作中的地位和作用、单证制作的基本要求、单证的种类、商业汇票的要求、注意事项与鉴别方法以及案例分析。通过对外贸一整个环节的流程与各种单证的式样，并对单证的内容和缮制做了部分的说明，具有很强的操作性。了解我国对外贸易的最新政策，尤其是涉及到单证工作的外贸政策变化，从而使我们保持较强的新颖性。
国际贸易就是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切相关，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色（EDI无纸贸易和电子单据的运用）。不了解和不熟悉单证知识就意味着不懂贸易，无法与业务部门的相关人员进行正确沟通和交流，就意味着所进行的交易。
一、单证的定义
单证就是指在国际结算中应用的单据、文件、证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等。
狭义：单据和信用证
广义：各种文件和凭证。
二、单证在外贸工作中的地位和作用
就出口贸易而言，出口单证是 出口货物推定交付的证明，是结汇工具。单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。单证工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广，除了外贸企业内部各部门之间的协调外，还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有关行政管理机关发生多方面的联系。环环相扣，相互影响，互为条件。单证（DOCUMENT）是指在国际结算中应用的单据、文件与证书的统称，凭借它来处理国际买卖货物的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等。狭义的单证指单据和信用证；广义的单证则指各种文件和凭证。就国际贸易而言，单证是出口货物推定交付的证明，是结算的工具。单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。单据是办理货物的交付和货款支付的一种依据。
三、单证制作基本要求
单证制作中的基本要求就是“五要求”，说起来共十个字.1.正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。2.完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足 3.及时（INTIME；PUNCTUALITY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的开始。4.简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。
5.整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重 点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。
四、单证的种类：
国际贸易中的交易主要通过单证的出立和交换来完成的。无论采用何种支付方式，卖方都必须按合同货信用证的规定提供买方或银行所需要的单证。国际贸易中涉及的单证很多，而且每一笔交易所需要的单证也不尽相同，但总的来说，可以划分为以下四大类： 第一类：资金单据：主要用于贷款的收取，具有货币的属性（包括汇票，支票，本票
第二类：商业单据：商业发票、重量单/磅码单、装箱单、保险单、运输单据 第三类：官方单据：指政府机关、社会团体签发的各种证书：商检证书、产地证、普惠制产地、海关发票、领事发票、领事产地证 第四类：其它证明：受益人证明、电抄、船籍证明、运费收据
五、商业汇票应具备以下几点要素：
（一）、是表明“商业承兑汇票”或“银行承兑汇票”字样。
（二）、是无条件支付的委托。
（三）、是确定的金额。票据金额以中文大写和数码同时记载，二者必须一致，不一致的票据无效。
（四）、是付款人名称。
（五）、是收款人名称；收款人名称与付款人名称不能相同，其开户银行可以相同也可以不同。
（六）、是日期。包括出票日期、到期日期、承兑日期，其中商业汇票的出票日期必须是中文大写，且到期日与出票日间隔最长不超过６个月
（七）、是出票签章。出票签章是非常重要的签章，出票人签章不符合规定则签章无效；单位在票据上的签章，应为该单位的财务专用章或者公章，加其法定代表人或其授权代理人的签名或者盖章。
（八）、是承兑人签章。商业承兑汇票的承兑人在票据上的签章应为其预留银行的签章；银行承兑汇票的承兑人签章，应为经中国人民银行批准使用的该银行汇票专用章，加其法定代表人或授权经办人的签名或盖章。银行用公章进行承兑的，亦应承担票据责任。承兑人签章不符合有关规定，其签章无效，但不影响 其他符合规定签章的效力。
（九）、是票面更改事项。票据上的记载事项应当真实，不得伪造、变造；票据上有伪造、变造签章的，不影响票据上其他真实签章的效力；票据上其他记载事项被变造的，在变造之前签章的人，对原记载事项负责；在变造之后签章的人，对变造之后的记载事项负责；不能分清的，视同在变造之前签章。票据金额、日期、收款人名称不得更改，更改的票据无效。对于其他记载事项，原记载人可以更改，更改时应由原记载人签章证明。银行承兑汇票的原记载人为出票企业，银行不得更改银行承兑汇票。
（十）、是商业汇票的流通应当在规定的区域内进行，限定流通区域的票据，只能在限定的区域内流通，注明“不得转让”字样的票据，不得背书转让，只能持票到期收款。
六
制作汇票应注意的事项：
出口贸易中通常使用的跟单汇票，所谓信用证下结算要求的“单，证一致”，就包括信用证和其它有关单据同汇票一致。制作汇票的要求：必须申明出票依据；在信用证方式下出具汇票，要标明开证行，信用证号码及开证日期。在托受方式下则要标明所依据的销售合同号码。出票依据是出票打主要项目，不可遗漏。
（一）必须标明汇票的付款日期；是即票，还是远期必须标明。
（二）必须正确填写付款人；在信用证方式下，要按照信用证要求填写，即信用证中指定的DRAWEE子栏目，如果未直接标明，则填写开证行为付款人。托收方式下，付款人一般为进口客户。
（三）受款人一般要填写银行；L/C中的出票受款人通常为议付行，托收项下为托收行。
（四）汇票必须一式两份；两份性质相同，只是出于防止遗失，一份流转后，另一份自动失效。
七
商业汇票的真伪鉴别方法：
(1)、是观看其纸张颜色、印章颜色和形状是否有异，观看汇票的纹印是否清晰，观看号码、金额部位是否有涂改迹象。(2)、是摸汇票的纸张是否有轻薄的感觉，手感是否有异；摸号码区域是否有毛糙感觉，是否有明显凹凸感.(3)、是在白光和紫光下照射、观看号码区、金额书写部位，观看二维标识码及背书印刷字体颜色，是一样还是有异。
八、举例说明
案例：2010年4月8日，华信公司收到JBS公司通过加拿大皇家银行开来的编号为98/0501 – FTC的信用证信开本，该公司按照信用证的规定提交“SIGNED COMMERCIAL INVOICE„”备齐了全套议付单据于4月27日向议付银行----------上海爱建金融公司交单议付 1.汇票的日期是华信公司向议付行交单的日期。因此，此日期不能晚于信用证的到期日5月15日。另外，根据《UCP600》有关条款的规定：如信用证无其他的规定，则信用 证项下的单据的交单日期不得迟于运输单据出单后的21天。由于提单是4月22日签发的，因此，汇票日期也不能迟于5月13日（4月22日后的第21天）。2.由于信用证规定提交”SIGNED COMMERCIAL INVOICE...” 因此华信公司的商业发票必须签署.3.注意根据信用证的要求,在装箱单上面列明每一个货号的重量和尺码。4.受益人证明的日期要在运输单据（即提单）签发日后（最早是在运输单据 7 的出单日）。否则，如果受益人证明的日期在提单签发日前的话，则无法证明所有运输单据的副本已经传真给了开证申请人。
结 论
所谓的进出口人按信用证、合同和其它有关的要求，并根据货物的实际交易数量及运输情况，缮制各种单据的工作过程.外贸单证工作的总的要求是做到“四个一致”，即“单单一致、单证一致、单货一致、单同一致”.“单单一致、单证一致”是信用证业务最基本、最重要的要求，是卖方安全收汇的保障，但在实际业务中卖方还必须做到单据与所交的货物一致以及单据与货物买卖合同一致。制单人员充分、真正理解制单工作的重要意义并制作出符合合同、信用证和法律规定的单据；少走弯路，缩短花钱买经验的时间，减少不必要的重复失误以往之所以出现部分企业单据制作水平低下，原因之一是缺乏单证知识的系统学习，这样就造成了从业人员接触相关工作时难以得心应手,所以说制单时要注意做到标准，这样可以省去很多不必要的麻烦。
参 考 文 献
1．张晓明.《国际贸易实务》，中国财经经济出版社
2．张荣生.《国际商务单证理论与实务》，2010中国财经出版社
3．肖玲风.《国际结算》，中国财政经济出版社，2005.7
4．李大诚.《外贸英语》，牛津出版社
5．孟祥年.《外贸单证实务》，中国财政经济出版社2009.5
6．刘建明.《国际贸易》，中国财经经济出版社
7．吕红军.《国际贸易法律实务》，中国财经出版社 2009.8
8．叶楠.《国际营销实务》，北京大学出版社
9．石会敏.《国际经济合作实务》，北京大学出版社
10．蔡湘京.《对外贸易概论》，清华大学出版社
致 谢
时光飞逝，三年的学习生涯即将结束。同时，经过两个多月的努力，我的毕业论文也随之完成。本次论文的撰写，对我而言是一种锻炼机会，不仅进一步加深了我对礼仪在商务谈判中的作用这一门课程的理解，同时也大大提高了我系统地运用所学知识和解决实际问题地能力。
最后，感谢敬爱的领导和老师能在百忙之中抽出时间来审阅我的论文。在此，我要衷心地感谢我的导师李炫锦老师，此论文是在她的悉心指导下完成的。她严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风深深激励着我，在此，谨向老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。
在此，我还要感谢我的母校职业技术学院和各位老师、同学，在你们的帮助下我度过了快乐的大学，最后，我还要感谢含辛茹苦把我养大的父母，谢谢你们!
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