Excel使用操作手册01数据输入与修改_excel工作表数据输入

Excel使用操作手册01数据输入与修改由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“excel工作表数据输入”。

一、实验项目名称：统计数据的输入与修改

（每次实验结束都需要填写实验报告，具体格式另外见文件）

[预备知识]

一、启动Excel1、单击“开始”按钮，选“程序”命令，在“程序”菜单中单击“Microsoft Excel”；

2、若在桌面上建立了快捷方式，双击该快捷方式图标（建立快捷方式：单击“开始”按钮，选择“程序”命令，右键单击“Microsoft Excel”菜单项，再单击“创建快捷方式”，出现“Microsoft Excel 2”，将其拖至桌面即可）；

3、单击“开始”按钮，选择“文档”命令，从文档列表中单击含有Excel文档的图标，则启动Excel的同时，也打开了该文档。

4、Excel窗口

（1）标题栏。窗口最顶端一行，显示了应用程序名“Microsoft Excel”以及默认名为“Book1”的工作簿文件名，最右端是“最小化”、“最大化/还原”、“关闭”按钮。

（2）菜单栏。标题栏的下面为菜单栏，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”及“帮助”9个菜单项。单击某个菜单项可弹出相应的命令菜单，单击该命令菜单中的某个命令即可执行该命令。右端分别是文档的“最小化”、“最大化/还原”、“关闭”按钮。

（3）工具栏。位于菜单栏下方。在默认情况下显示“常用”工具栏和“格式”工具栏。（4）编辑栏。位于工具栏下方，用于显示和编辑活动单元格中的数据和公式。左端是名称框，显示或定义单元格或单元格区域的名称。当向单元格中输入数据或公式时，在名称框和编辑栏之间出现“×”和“√”，单击“×”按钮或Esc键表示取消输入；单击“√”按钮或回车键或Tab键或单击其他单元格表示确认输入。

（5）工作表窗口。由若干个单元格及水平滚动条、垂直滚动条、工作表标签等组成。一行和一列交叉处构成一个单元格。工作表标签显示工作表的名称，如Sheet1、Sheet2等。

（6）状态栏：位于Excel窗口的底部，用于显示系统状态、键盘状态等信息。Excel的常用术语包括单元格、工作表和工作簿，这也是Excel的三个基本对象。（1）单元格。一行和一列交叉处构成一个单元格，可以输入数字、字符串、公式、图形及声音等。每个单元格由列标和行号组成，如A1、B10等。单击某个单元格，该单元格即成为活动单元格，其地址出现在名称框中，才能在其中输入和编辑数据。

（2）工作表。工作表是由若干单元格组成的表格，每个表格最多有65536行、256列。如果要选定单张工作表, 请单击工作表标签（如选Sheet1）；若选两张以上相邻的工作表，则先选定第一张工作表标签，按住Shift键再单击最后一张工作表的标签；若选两张以上不相邻工作表，则先选定第一张工作表标签，然后按住Ctrl键再单击其他工作表的标签；若选工作簿中所有工作表，则以鼠标右键单击工作表标签，然后选“选定全部工作表”命令。

（3）工作簿。是由若干工作表组成，扩展名为“.XLS”。启动Excel时系统自动建立并打开一个默认名为“Book1”的工作簿文件，保存文件时可以重新命名。在默认情况下，一个工作簿包含3个工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），操作时可以进行切换。要增加工作表：“插入/工作表”命令，则在当前工作表前面插入一张新工作表。

二、创建Excel工作簿

1、建立、保存、关闭工作簿

（1）建立：点“文件”菜单，单击“新建”命令，点“常用”标签中工作簿确定即可。（2）保存：利用“常用”工具栏中“保存”按钮，或“文件”菜单中“保存”命令。（3）关闭：单击工作簿文件中菜单栏右端的关闭按钮；或单击菜单栏左端的“控制”按钮在弹出的菜单中选择“关闭”命令即可。

2、工作簿窗口的排列 1）多窗口显示一个工作簿。需同时观察一个工作簿中多个工作表时，可用多窗口显示一个工作簿的方法。执行“窗口——新建窗口”命令，这时屏幕会显示两个窗口，若原工作簿的名称为“成绩表”，则在打开一个新的窗口之后，原工作簿名称为“成绩表：1”，新工作簿名称为“成绩表：2”。

2）排列工作簿窗口。当同时打开多个工作簿窗口时，可根据需要来排列他们。执行“窗口——重排窗口”命令，弹出“重排窗口”，选平铺、水平并排、垂直并排、层叠方式。

实验一

统计数据的输入与修改

一、实验目的：掌握EXCEL统计数据的输入与修改方法。具体要求：1）正确启动、退出系统；2）能自如地将文件保存到指定位置；3）完成对单元格进行多项操作；4）掌握各种统计数据类型的输入、数据填充、复制、数据修改、查找及替换、数据的抽取等内容。

二、实验环境

实验所使用的软件为EXCEL2003。硬件为PC机。

三、实验内容与实验步骤

实验内容、原理分析及具体实验步骤。见讲义。

四、实验结果总结

对实验结果进行分析，完成思考题目，总结实验的心得体会，并提出实验的改进意见。（一、选定单元格

选定一个单元格的方法有很多，主要包括：

法1：用鼠标选取。用鼠标左键单击单元格即选取了单元格； 法2：用键盘上的方向键选取。用↑、↓、←、→、Tab（前进）、Shift-Tab（后退）、Home（行首）、回车（下移）等键移动选定框。

法3：用“编辑”菜单中“定位”，在“引用位置”中输入单元格地址“确定”即可。选定一个矩形区域：

法1:在矩形区域左上角单元格按鼠标左键不松手并拖动鼠标到矩形区域右下角单元格； 法2:单击矩形区域的左上角单元格——按住Shift键并单击矩形区域的右下角单元格。选定连续多行： 法1：在工作区左边的行号上拖动，从欲选定范围的首行拖动到末行（反方向拖动也可）； 法2:单击欲选定范围的首行，按住Shift键并单击欲选定范围末行（先末行后首行也可）。选定一行：单击工作区左边的行号； 选定不连续的行（列）：单击首行（列）号，按住Ctrl键依次单击其它行（列）号； 选定一列：单击工作区上边的列号；

选定连续的多列：方法与选定连续多行类似，只不过是在列号上操作；

选定不连续的多个单元格：单击首单元格，按住Ctrl键依次选定其它单元格。选定整张表格：单击工作表左上角行号与列号相交处的空白按钮。(或者^A)取消单元格或单元格区域的选取：在所选择单元格区域外的任何单元格处单击，即可取消选择。如果选择了整个工作表，则在表中任意单元格处单击即可取消对整个工作表的选取。

二、数据输入

1、文本的输入

文本包括中英文文字、符号、字符型数字及它们的组合。文本默认对齐方式为左对齐。要改变其对齐方式，“格式”——“单元格”命令，再单击“对齐”选项卡，从中选择所需选项。

如果要将由数字组成的字符串（如电话号码，学号）当作文本型的数据处理，方法 1）在输入第一个字符前，键入单引号“'”；键入’027，单元格中显示027； 2）先键入等号“=”，并在数字前后加上双引号“”。键入

=“001”，单元格中显示001； 键入=“”“3501”“”，单元格中显示“3501”。(在单元格中显示一对双引号)；

3）“格式”菜单“单元格”中，选“数字”中的“文本”，则可以输入文本类型的数字。****在输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。有更好的办法：以一列为例，将名单输好（三字、两字名都有），选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度。

2、数值的输入

数值可以包含数字和特殊符号（正号、负号、小数点、货币符号、百分号、指数符号、千位分隔符），默认方式为右对齐。要改变其对齐方式，“格式”菜单“单元格”命令，再单击“对齐”选项卡，并从中选择所需的选项。

如果输入分数，如1/2应先输入数字0和一个空格，然后输入“1/2”。如果直接输入1/2，Excel认为输入的是日期“1月2日”。

当输入一个很大的数值时，Excel会自动按科学记数法表示。如果输入的数值的小数位多于预先设定的小数位数，Excel会自动四舍五入。

3、快速输入大量含小数点的数字

可自动设置小数点。如果想快速输入若干带有小数点的数字，如0.05,0.01，可以使用小数点自动定位功能：“工具—选项—编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数” 选项为2，这是直接输入数字8回车以后，自动变为“0.08”。在完成输入带有小数位的数字后，“工具—选项—编辑”中“自动设置小数点”复选框的对号去掉。

4、日期和时间的输入

日期和时间在单元格中靠右对齐。要输入2005年2月28日，只要输入“2005-2-28”或“2005/2/28”即可。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。

如果在“常规”单元格内输入时间，“11:30”则输入与显示的结果也会完全相同。如果事先或事后为“单元格”中“时间”里设置的时间格式，则输入“11:30”后显示“11时30分”、“十一时三十分”格式等。（日期也一样：格式—单元格—日期，选一格式，显示“2005年2月28日，二00五年二月二十八日）。

5、快速输入大写中文数字的简便方法

Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”），这就极大的方便了用户对表格的处理工作。步骤：

1）将光标移至需要输入大写数字的单元格中；

2）利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）； 3）在“单元格”——“数字”选项卡，从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项；

4）单击“确定”，输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁.肆伍”。

6、多张工作表中输入相同的内容

选中一张工作表Sheet1，按住Ctrl键，再单击Sheet2等直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中任意一个工作表中输入这些相同的数据，它们会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕后，再按下Ctrl键，然后用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系。

7、不连续单元格填充同一数据

选中一个单元格，按住Ctrl键用鼠标单击其他单元格，在编辑区中输入数据；然后按住Ctrl键同时敲一下回车，所有选中的单元格中都出现了这一数据。

注意：（1）移动单元格数据：选定要移动数据的单元格（一个或连续范围多个均可），鼠标显示为空心箭头时拖动选定框边界到目的地即可。

（2）撤消操作：若只撤消上一步操作，则“撤消”按钮。若要撤消多步操作，则单击“撤消”按钮右端下拉箭头，在显示的列表中选择要撤消的步骤。在按下回车键前如果想取消单元格或公式栏中的项，请按ESC键。

（3）设置单元格数据的有效性

以控制单元格中输入数据的类型及范围，限制用户不能给单元格输入错误的数据。1）为单元格指定输入数据有效条件。步骤如下：选定需要限制其有效数据范围的单元格或单元格区域，执行“数据/有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择允许输入的数据类型，在“数据”下拉列表中选择所需的操作符，单击“确定”按钮。

2）设置输入提示信息。选定需要限制其有效数据范围的单元格，“数据—有效性”命令，弹出“有效性”对话框，选择“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，然后在“标题”和“输入信息”文本框中输入当选定该单元格时显示的输入信息，如分别为“数字区域”、“请在此输入整数”，单击“确定”按钮。

3）设置出错警告。选定需要限制其有效数据范围的区域，在“数据/有效性”中弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择允许输入的数据类型，在“数据”下拉列表中选择所需的操作符，选择“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，有三个选项：“信息”将在输入无效数据时显示提示信息；“警告”将在输入无效数据时显示出含有文本“继续吗”的警告信息；“停止”将在输入无效数据时显示提示信息，在“标题”和“错误信息”文本框中输入相应的信息，如分别为“停”“输入数据错误”，单击“确定”按钮。

三、自动填充

1、在单元格区域输入相同数据

（1）使用键盘：选择要输入相同数据的单元格区域，输入数据，按Ctrl键+回车键；（2）使用鼠标：当单元格中数据是纯数字或纯文本时，用鼠标单击要被复制数据的单元格使之成为活动单元格—将鼠标指向该单元格的填充柄（右下黑方块）——鼠标指针变成实心十字，按住鼠标左键沿上、下、左、右某一方向拖动，松开鼠标，所拖过的单元格即被填充了和活动单元格相同的数据。

（3）使用“编辑”菜单：选择单元格区域，该区域要包含要被复制数据的单元格——单击“编辑”菜单中的“填充”命令，选择填充方向（如向上、向下、向左、向右填充）。

2、填充条纹

若想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”“~”等符号，然后单击此单元格向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，在“格式”——“单元格”——“对齐”选项卡，“水平对齐”——“填充”，单击“确定”。

3、在单元格区域输入有规律数据（1）使用鼠标

要输入公差是1的等差数列，先选择活动单元格，输入等差数列的第1、2个数字，选中后把鼠标指向活动单元格的填充柄，再按住鼠标左键，向右或向下拖动，形成按1递增的序列；向上或向左拖动，形成按1递减的序列。

如果要输入公差为2的等差数列，可以先在一行或一列的两个相邻的单元格中分别输入数列的前两个数字，然后选中这两个单元格，用鼠标指向填充柄，按住鼠标左键向右或向下拖动形成按2递增的序列；向上或向左拖动，形成按2递减的序列。

如果要输入由文字和数字组成的文字序列，且序列中文字部分不变，数字部分按递增变化（如t1，t2，t3„„），这时只需输入序列的第一个数据，拖动填充柄向右或向下拖动，形成文字部分不变，数字部分递增的序列。

（2）用“编辑”菜单中的“填充”命令

选择活动单元格，输入序列第一个数字，沿上、下、左、右选择填充区域，该区域要包含所输入的数字，单击“编辑”菜单中“填充”命令，选择“序列”命令，选“序列”产生在列，“类型”中选“等差序列”，步长为5，终止值为50，则产生一等差序列。

当选择“自动填充”时，则步长值和终止值被忽略，并根据初始值填充一个扩充序列。如当初始值是等差序列的头两个数字5、10，填充的是等差序列（范围选定）。

4、输入提速

在Excel数据表中，经常要输入大批量的数据，如学生的学号、身份证号等。这些数值一般都无规则，不能用“填充序列”的方法来完成。但数据至少前几位是相同的，只有后面的几位数值不同。因此只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加。例如以学号为例，假设由8位数值组成，前4位相同为0301，后4位为不规则数字，如为03010056、03011369等。操作：选中学号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“03010000”，不同的4位数字全部用“0”来表示，[确定]退出后，输入“56”按回车键，便得到了“03010056”，输入“1369”按回车便得到了“03011369”。身份证号的输入与此类似。

同样，输入重复的文字（如打一菜谱）：选输入范围，格式—单元格，分类——自定义的“类型”框中输入“@炒肉”（@为半角字符）。单击“确定”按钮。现在单击刚才选中的单元格区域中一个单元格，并在其中输入“芹菜”，回车键后出现的是“芹菜炒肉”。

四、复制单元格数据

1、使用鼠标

选定要被复制的单元格或区域，用鼠标接近其边框，当鼠标指针变成黑色十字箭头时，按住鼠标左键即可复制数据。（或鼠标指针变成空心十字箭头，按鼠标左键及ctrl也可）

2、使用菜单命令或工具按钮

选定要被复制的单元格或区域，单击“编辑”菜单中的“复制”命令，或单击常用工具栏中的“复制”按钮，此时要被复制的数据四周出现闪烁的虚线，用鼠标选择目标区域，单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击常用工具栏中的“粘贴”按钮，即可复制数据。如果选“剪切”命令，即可移动数据。

3、使用快捷方式

选定要被复制的单元格或单元格区域，从键盘上利用Ctrl+C复制，再用Ctrl+V即可粘贴数据（如果使用键Ctrl+X实现剪切，再用Ctrl+V可移动数据）。

4、获取外部数据

执行“数据/获取外部数据”命令，例如在弹出对话框中，选择“导入文本文件”，选择文件名后，内容将会直接导入到工作表中。

五、数据修改

1、覆盖原单元格数据

选定单元格，直接在该单元格中输入数据，按回车键确认即可替换原有数据；

2、修改单元格中部分数据（1）双击欲修改数据的单元格后，此时单元格中出现插入点，按通常修改文字的方法修改单元格中的数据；

（2）选定单元格，单击编辑栏，插入点进入编辑栏，在编辑栏中单击鼠标左键出现插入点，按通常修改文字的方法修改编辑栏中内容，编辑完毕后，单击回车键或单击编辑栏中“√”确认修改，单击编辑栏中的“×”按钮或按键盘上的Esc取消修改。

3、删除和清除数据

（1）删除单元格：单元格本身及其内容真正地从工作中删除。选取要删除单元格或单元格区域，单击“编辑”菜单中的“删除”命令，弹出“删除”对话框，选择删除后填补空位置的方式（如右侧单元格左移动或整行），然后单击“确定”按钮。

（2）清除单元格中的数据：指清除单元格中的部分或全部信息，单元格本身依然存在。可以选取要清除数据的单元格或单元格区域，选择“编辑”菜单中“清除”命令，如选“全部”即可。或者选择单元格或单元格区域后，按Delete键，相当于选择清除“内容”命令。

4、批量修改数据

如在做好一个EXCEL表格中，已经填好了数据，现在想对任一列（行）的数据进行修改：如想在A列原来的数据的基础上加8：

第一步：在想要修改的A列旁边，插入一个临时的新列如B列，并在B列的第一个单元格B1里输入8；

第二步：把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8；

第三步：在B列上单击鼠标右键，“复制”B列；

第四步：在A列单击鼠标的右键，在弹出对话框中单击“选择性粘贴”——“运算”中选需要的运算符，例如选择“加”，这是本方法的关键所在；

第五步：将B列删除； 同样可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它运算操作，而原表格的格式也没有改变。

六、查找与替换

1、查找文字或数字

选定需要搜索的单元格区域，在“编辑”菜单上，单击“查找”命令，在“查找内容”编辑框中输入待查找的文字或数字，在“搜索方式”“搜索范围”下拉列表框中，选“按行”或“列查”，查“值”或“公式”，单击“查找下一个”按钮继续查找。要中断可以按Esc。

2、替换文字或数据

选定需要搜索的单元格区域，在“编辑”菜单上，单击“替换”命令，在“查找内容”编辑框中输入待查找的文字或数字，在“替换值”编辑框中输入替换字符，如果要删除“查找内容”编辑框中输入的字符，请将“替换值”编辑框留空。如果要逐个替换搜索到的字符，请单击“替换”按钮，如果要替换所有搜索到的字符，单击“全部替换”按钮。

3、自动更正

从“工具”菜单中选择“自动更正”，在“替换”框中输入数据，如：“4z”，在“替换为”框中输入数据，如“第四中学”，单击“添加”，再单击 “确定”；之后，只要在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“第四中学”。

七、将Excel数据分列巧

有一个如图所示的工作表，如何将其中B列的英文和中文分开成两列？

如C列为一个空白列，用于保存分列的结果；选中B列，执行“数据→分列”命令，打开“文本分列向导-3步骤之1”对话框，选中其中的“分隔符号-„„”选项(通常是默认选项)；按“下一步”按钮，进入“文本分列向导-3步骤之2”对话框，选中“其他”选项，并在后面的方框中输入间隔“-”号(因为B列数据中都有一个间隔“-”号)，单击“完成”按钮完成分列。

八、用Excel搜集数据

搜集数据的方法有多种，可以采用统计报表、典型调查、重点调查或抽样调查，我国的统计调查将以抽样为主，所以在这里介绍一下如何用Excel进行抽样。

首先要对各个总体单位进行编号，编号可以按随机原则，也可以按有关标志或无关标志。假定有100个总体单位，从1到100编号，输入工作表后如图1所示。

以下按步骤操作：

第1步：单击工具菜单，选择数据分析选项（若无数据分析选项，可在工具菜单下选择加载宏，在弹出的对话框中选择分析工具库，便可出现数据分析选项），打开数据分析对话框，从中选择抽样。如图2所示：

第二步：单击抽样选项，弹出抽样对话框。如图3 第三步：在输入区域框中输入总体单位编号所在的单元格区域，在本例是$A$1:$J$10，系统将从A列开始抽取样本，然后按顺序抽取B列至J列。如果输入区域的第一行或第一列为标志项（横行标题或纵列标题），可单击标志复选框。

第四步：在抽样方法项下，有周期和随机两种抽样模式：

“周期”模式即所谓的等距抽样，采用这种抽样方法，需将总体单位数除以要抽取的样本单位数，求得取样的周期间隔。如我们要在100个总体单位中抽取12个，则在“间隔”框中输入8。

“随机模式”适用于纯随机抽样、分类抽样、整群抽样和阶段抽样。采用纯随机抽样，只需在“样本数”框中输入要抽取的样本单位数即可；若采用分类抽样，必须先将总体单位按某一标志分类编号，然后在每一类中随机抽取若干单位，这种抽样方法实际是分组法与随机抽样的结合；整群抽样也要先将总体单位分类编号，然后按随机原则抽取若干类作为样本，对抽中的类的所有单位全部进行调查。可以看出，此例的编号输入方法，只适用于等距抽样和纯随机抽样。

第四步：指定输出区域，在这里我们输入$A$14，单击确定后，即可得到抽样结果，如图4

用周期模式：8 16 24 32 40 48 56 64 72 80 88 96 若用随机模式：27 15 68 47 3 70 33 37 97 9 77 72（注意：每次抽样样本可能都不同的）

练习1： 复制数据

练习2：建立以下等差、等比、时间和自动填充序列。1．起始值：40 扩展序列为：60、80、100（设步长为20）

2．起始值10、5，扩展序列：0、-

5、-10。

3．起始值：3

扩展序列为9、27、81，（用户给比例常数3）。4． 起始值1999-1-1，扩展序列为：2000-1-

1、2001-1-

1、2002-1-1 5．从50名同学中抽5名同学作为样本进行研究，请抽出要研究的样本。