办事处管理规范_上下班管理规范
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办事处管理规范
一.总则
公司驻各地办事处是公司开展业务、管理市场、促进销售的的前沿阵地，由营销中心授权各大区对办事处进行监督、管理，并进行相关考核。为了更好地配合公司营销战略的实施，提高办事处的工作效率，规范工作行为，以《花城营销中心方案》为准则，特制定本规范。二.岗位设置及职能职责
根据公司驻各地办事处的非营业性性质，不得在办事处内从事经营活动，其职能职责如下：
1.省区经理：全面负责办事处的管理工作。负责与当地有关部门建立联系网络，更好地发挥公关作用。及时传递相关信息，传达和督办上级有关的指示和要求，及时组织实施，并将实施效果及时汇报。指导、协调、监督和定期考核所属人员的工作。
2.推广经理：由公司任命，要为区域完成收款任务、品种销售任务、网络拓展任务、维护客情关系等提供支持、服务。制定铺货计划，完成销售任务；梳理销售渠道，抢占市场份额；强化整合促销，用好促销费用；策划规范市场，提升品牌内涵。3.分销经理：由办事处建议，营销中心任命。4.销售代表（跑店、驻店、流动促销、内勤）：由省区经理申请，营销中心考评。5.内勤文员：重点做好以下四项工作
（1）客户档案管理，主要包括一二三级客户及终端药店档案资料；（2）流向管理：主要是每月每客户每个代表的销售流向登记、分析；（3）费用管理：主要是办事处发生的各项费用；
（4）日常管理：主要是人员考勤、促销品收发记录等日常管理工作。三.工作管理条例
（一）例会制度 1.周例会 2.月总结会议
（1）办事处全体工作人员都必须出席，总结一周（月）工作，分析存在问题，布置下一周（月）工作计划，传达公司的相关文件、通知、组织专题学习等。
（2）分销经理每月
②营销方案、③终端规范、④销售基本技巧等。2.日常培训
企业文化、专业知识、促销技巧、产品知识买点等。3.实战培训
（1）推广经理每月要四次和销售代表协同拜访药店，了解市场，指导销售代表开展工作。（2）办事处需设明细帐（统一使用现金帐帐本），定期公布财务收支情况，要求每月5日上交（或传真）当月办事处费用报表至服务办审核、装订成册，服务办并定期派人检查（每年每办事处至少两次）。
（三）建立报表制度
各办事处要重视健全报表系统，各级员工必须进行规范地填报。
1.对文件、报表的收发传递，均须手续齐全，包括经办人和领导的签名。2.整理备案材料目录: ◆年报：（逐级上报至营销中心）（1）年工作及分析总结（2）各项指标完成情况表
◆月报：（逐级上报至营销中心）（1）主要指标完成情况表（2）办事处费用月报表
（3）跑店销售代表质化考核表、量化考核表（4）驻店促销代表积分月报表（5）销售积分药店统计表（6）一级客户库存汇报表（7）其他规定的报表
*以上所有表格均需按规定的日期报回相关的部门及人员。
（四）考勤制度
1.根据公司的考勤制度，办事处负责对属地分销经理、销售代表等进行出勤考核。2.准假审批权限
分销经理由省区经理审批；销售代表由推广经理审批（超过三天的事假要报大区经理审批）；省区经理、推广经理按公司的准假制度执行。
3.销售代表的解职需须提前15天书面向办事处申请，经批准同意后按相关规定办理。四.信息传递与管理
为了准确地了解市场，把握市场机遇，所有业务人员都要把收集市场信息并反馈作为自己的职责，并保证信息渠道的畅通，使上级能够依据市场变化及时修订相关的经营规划和计划。各类信息的传递必须按如下规定执行：
1.各办事处人员每三天内至少上一次公司网站或阅读公共邮箱、QQ群信息，及时了解公司销售政策及动态。
2.省级办事处负责人需及时向本省所有人员下达公司及营销中心发布的各项通知、政策，要在办事处阅读栏公布，保证信息的及时传递；
3.省级办事处建议订阅«中国医药报»或«医药经济报»、«21世纪药店报»、«销售与市场»；
4.规定的报表、分析、总结、汇报、情报，要在规定的时间内传递到指定的部门和指定的人员；
5.特殊或紧急情况、重大情报，要及时、准确地传递到公司领导、主管领导、有关部门和人员；
6.保密信息要按照保密规定（参照公司的保密规定）的渠道和方式进行传递； 7.严格执行文件、报表、信息资料传递、交接、签收、登记制度。五.费用管理
为了规范办事处费用的管理和使用，充分利用好公司的每一项资源，各项办事处费用的使用和管理报账必须严格按如下规定执行： 各省办事处费用＝办事处费用＋终端费用
1.办事处费用含办事处租金、水电费、物业管理费等固定费用和用于业务拓展，包括客户业务招待费、运输费、促销费、交通费、差旅费、办公费用、业务奖金等，由省区经理每月凭票报销。
2.办事处费用主要用于省属下的办事处费用、办事处定期公布费用收支情况，严禁虚列、多报、私吞办事处费用。省区经理及以上管理人员的业务费用不得占用办事处费用，否则一经发现，取消其当月业务补助，严重违反者交公司处置。
3.办事处终端费用主要用于终端（OTC、医院）宣传促销活动等小额费用，主要用于全省的OTC终端推广，花车堆头陈列海报费，社区活动费，特区开发费，店员联谊会费等，由推广经理每月凭票报销。
4.省区经理年初需将本省联络处的销售任务报营销中心，每半年考核一次，完成任务低于75%的不予报销联络处费用。*以上费用需要交叉审核（办事处费用推广经理签审核，终端费用由省区经理签审核）每月并在办事处公布使用情况。
5.办事处费用需设明细帐，要求每月5日上交（或上传电子文件）当月办事处报表给营销服务部；营销服务部装订成册，审查审阅，并定期派人检查。
6.办事处费用报账规定：凭费用简报、发票、经服务部登记，推广经理签证明人，省区经理签经办人核报。
7.办事处的终端费用（季度）报账规定：凭促销报告、活动相片、经服务部登记、省区经理签证明人、推广经理签经办人核报。六.档案管理
1.各类日常工作相关资料；
2.客户档案材料（包括商业、终端客户）； 3.公司及营销中心下发的各类文件； 4.销售代表档案。
对公司及营销中心下发的各类文件要进行登记，并按时间顺序存入文件夹，以便查阅。各类文件必须分类存放，保证资料的真实性和完整性。办事处有内勤人员的必须由其对文档进行保管，若无内勤人员的，必须由省区经理指定的人员负责保管；收到公司下发文件必须及时通知办事处相关人员。七.财产管理制度
（一）办事处的所有财产产权（含房屋租住权）归本公司所有。办事处必须建立货物（药品、礼品、赠品等）收发制度，条件许可的最好能另租小仓库存放货物。
（二）财产置办和管理：
1.由省区经理提出申请，列明清单，营销中心领导签批，由服务办协调办理报批手续。未经批准的费用不予报销。
2.办事处的财产必须建立管理台账，对所属财产、进行编号、登记造册，要做到账账相符、账实相符；设置礼品、赠品的收发台帐。
3.个人借用财产，必须填写借用清单和用途，明确归还时间，经办事处负责人或以上级别领导签字批准后方可借出。
4.每年末必须进行一次财产清查（附办事处财产登记表）。
5.财产报废，必须经相关部门检测确认属报废的，经营销中心主管领导签名批准后，方可进行报废处理。
6.财产移交，按照规定办理移交手续。
八.综合治理和安全保卫措施
省区经理为办事处综合治理责任人。为了更好地配合当地综合治理工作，保证办事处的财产、设备、人员的安全，使其不受意外损失，防范于未燃，特制定防范措施如下，全体员工必须遵照执行。
1.务必遵循办事处所在社区的管理规范。
2.务必提高警惕性，发现可疑人员或可疑情况，要及时上前盘问或向责任人和领导报告，出现重大或紧急情况，可直接向公安机关报警。
3.所有的公款，在下班前必须存入银行，不得放在工作岗位过夜。
4.所有员工不得带非办事处人员在办事处内留宿。一经发现，将给当事人以行政处分或以留宿人数每人500元罚款，罚款由带入留宿者支付。
5.不得以任何形式在办事处从事黄、赌、毒等违法活动，凡触犯刑律的一切后果由当事人承担。
6.制定相应的消防安全措施。每天工作完毕，要断开电源，熄灭烟火，锁好门窗后，方可离开。造成损失的必须追究其行政责任直至法律责任。7.不以任何形式泄露本公司的技术、商业和经营管理的秘密。
