职业秘书论文_秘书专业论文

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全球化与职业秘书的创新

摘要：世纪之初,随着社会主义市场经济的日益深入发展、科学技术突飞猛进,一个全新的信息时代扑面而来;日趋激烈的全球经济一体化,更有被某些人称之为“狼来了”的WTO;生产力的高速发展,信息的骤增。这些对秘书队伍的服务质量有了更高的要求,另一方面秘书队伍社会化服务的特征也逐步呈现。在全球化和信息化社会里,怎样才能将秘书工作做得更好呢?怎样使秘书工作得到不断的创新以适应全球化呢?这就是我们需要思索和探讨的。

关键词：全球化创新 正文：

秘书是领导下属,这是不变的模式。任何组织中,领导与秘书的关系都是上下级关系;领导是上级,是主角,是决策者、管理者;秘书是下级,是配角,是辅助者与服务者。入世后的企业秘书,应从知识结构和层次上提高自己的素养,了解世贸组织原则及其相关法律法规,使自己的工作模式与国际接轨。但在地位上,仍是服务于领导的下属。入世后,中国各行业都将受到一定程度的冲击,秘书这一行业也不例外,在经济全球化、信息日益膨胀的今天,秘书,作为领导的贴身助手和企业信息流通的枢纽,必须深化角色意识,使自已的角色跳出“打杂”的传统模式,真正起到参谋辅助的作用。

一、我国秘书人员存在的问题

随着我国秘书工作职业化的推进，对秘书人员自身的素质也提出了更高的要求。我国现有秘书人员的素质普遍不高，尤其缺乏具备国际眼光、熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。

（一）理论水平不高。秘书工作的内容多以操作性为主，这样必然导致秘书人员重实务而轻理论。

（二）秘书界还未形成理论研究的大气候，客观上也影响了他们的理论水平的提高。

（三）工作能力不强。从事秘书工作的人员，多为新手，由于缺乏必要的积累，他们的工作能力受到了限制，而有了积累且工作能力较强者，又往往会被提升为管理人员，所以，在秘书队伍中始终是以生手、新手为主力军，整体工作能力很难提高。

（四）个人修养不够。我国多数秘书人员的知识结构、能力结构不合理，这与他们所学的专业、年龄、阅历及思想观念有关。从课堂上或书本上了解的有效信息量不多，一旦走上社会，便发觉实际情况与自己所学相去甚远，而且外部环境的变化既迅速又复杂，使他们更有无所适从之感，最终必然降低工作效率。

二、解决我国现有秘书人员存在的问题

要想改变这一现状，就必须进行改革。顺应当前以经济的网络化、知识化和全球化等为主要特征的“新经济”时代的需要，适应加入WTO对我国整个社会人力资源开发和管理的全新要求。在全球化和WTO下,对于秘书工作创新以及秘书的素质的终极要求,就是要求秘书人才应该是创造型、复合型与协作型。高素质秘书人才就其知识层面和技术层面而言,主要表现在以下两点:

(一)知识层面上看:

1、复合性知识

“入世”之后,我国的企业特别是私营企业从提高效率、节省开支出发,往往要求秘书要一专多能:既能撰写文稿又能处理文书,既会使用电脑又懂外语,既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”,成为领导的得力助手。这实际上要求秘书必须是复合型人才,只有这种复合型人才才能适应经理、老板开拓经营的需要。

2、外向性知识

“入世”后,随着世贸组织各国与我国贸易交往的增多,我国文秘工作者迫切希望拓宽自己的知识领域,增强对外沟通能力。企业秘书只有对不同国家间的文化差异有所了解并尊重各国的文化传统,才便于在双方或多方间进行沟通,从而为贸易合作奠定基础。由于企业秘书了解各国文化差异的目的在于协助企业拓展市场,因此企业秘书必须注重目标市场的文化背景,这样才能找准机会,迅速占领市场。

3、实务性知识

“入世”后,我国秘书工作将加快由“虚”到“实”的转变。特别是在私营企业中,秘书工作务“实”的特点更为突出在大的私营企业或集团公司,由于有外贸业务、海外经营业务,因而这些企业的秘书不但要制订工作计划、决策方案,还要撰写市场预测、各种调查报告和论证等文字材料,知识性服务的内容比重更大。无论是私企、国企、外企还是党政部门,“入世”后其秘书工作的实务性只会愈来愈强,而决不会愈来愈弱。因此,秘书注重实务性知识的积累是非常重要的。

4、艺术性知识

“入世”之后,企业对秘书独创能力的要求会愈来愈高:要求秘书在判断企业的发展方向和目标以及为企业领导提供超前服务时,必须发挥思维创造力。秘书思维的创造力除了从工作实践中锻炼而来、从业务学习中积累而来之外,还可以从学习艺术、热爱艺术和积极参加艺术活动中获得。也就是说,秘书从艺术中获得智慧、受到启迪有助于其参与政务、出谋献策、当好领导的参谋助手。一般来说,艺术修养较高、形象思维能力较强的企业秘书,往往在思维活动中更富有活力和独创性,在业务工作中更富有开拓创新意识。

5、法律方面的知识

要知道从事国际贸易中所必须恪守的游戏规则。这些规则主要是:（1）贸易自由化原则。（2）非歧视原则。（3）贸易政策法规透明度原则。（4）公平贸易原则。（5）要了解国际贸易中通用知识及其国际惯例。

(二)技术层面上看:

1、交际能力的提高

过去,秘书人员接触的主要是国内各个方面各个阶层的人员,全球化和入世后,要接触各个国家、各个民族、各个人种的人,对他们知之很少,加上语言上的障碍,这样交际起来就不容易了。但是,我们既是同他们交朋友、做生意,就不得不交际、应酬,不得不相互交往和沟通,增进彼此间的了解和友谊。人家走进来,我们也走出去,面向全世界。这就要求秘书人员重新学习,除语言外,要学习各个国家的礼仪和文化,了解他们的国家情况、民族情况、风俗习惯,这样才有利于开展交际活动,做好涉外的公关工作。

2、秘书角色意识的变化能力的提高

秘书的角色意识是指秘书人员以自己所担任角色的社会地位、身份及行为模式、规范的整体认识和判断。入世后,企业秘书应深化角色意识,努力使其工作与国际接轨。经过多方努力，最终实现我国秘书人员的专业化，规范化、国际化。

3、微机处理和办公自动化能力秘书人员的微机处理和办公自动化能力,至少需要达到以下目标:（1）进一步掌握网络技术。（2）是掌握基本的软件操作。目前普遍使用的软件大致可以分为三类:第一类是数据库软件。第二类是通用的办公自动化软件。第三类是通讯软件。（3）掌握电子商务知识及其操作技巧,提高迅速反应能力。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要掌握电子商务知识及其操作技巧,帮助企业更快更多获取利润。

4、应掌握信息处理的能力和技巧企业秘书面对数量庞大、形式多样的各种信息,要做到去粗取精,去伪存真,就必须掌握好信息处理的技巧。要有一定的判断能力，要有敏感度和预见性把握好苗头性、倾向性、动态性的信息,对事物的发展做出预测,对市场经济活动、市场变化形态、市场发展趋势作出超前判断,使企业运营顺应政策和市场的变化趋势。要讲求时效,特别是企业秘书面对公开的网络信息,在其出现复制品或竞争产品之前,要做出精明的判断和快捷地反馈,在时间上抢占先机,为企业在竞争中争一份胜算。