秘书的基本素养_浅谈秘书的基本素养

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第二讲：秘书的基本素养与特征

秘书的基本能力表达能力2 办事能力3 管理能力4 应变能力5 社交能力6 操作能力

秘书的工作心态

（一）秘书要有干事业的心态

1.秘书的发展空间可大可小

2.秘书面临的是挑战，更是机遇

3.秘书要有一颗事业心

（二）秘书要细心和有悟性

1.细心决定秘书的工作业绩

细心地观察领导的日常工作

细心才能掌握领导的“禁区”

2.悟性让秘书工作富有灵气

悟性让秘书变被动为主动

悟性让秘书了解领导的真实想法

（三）秘书要树立锻炼自己的心态

1.多见世面，主动学习

2.增强素养，提高水平

3.积累才干，走向领导

（四）秘书要先称职再升职

1.把忠心献给组织

2.把放心献给领导

3.把热心献给同事

4.把真心献给客户

5.把恒心献给事业

6.把平常心留给自己

秘书的职业素养

（一）秘书应具备的个人素质

1.严明的纪律；

2.一丝不苟、尽善尽美的办事态度；

3.思想活跃，跟上时代变化。

（二）秘书应具备的职业道德

1、热爱工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、谦虚谨慎，平等待人

4、严密机密，提高警惕

（三）秘书应树立的职业观念

1.服从观念2.参谋观念3.全局观念4.信息观念5.创新观念6.效率观念

研究个性心理对秘书工作的意义

1.有助于搞好人际关系

2.有助于提高自己的职业素养

3.帮助减轻受挫折的压力

4.有助于保持身心健康

气质理论概述

（一）气质概念内涵

指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。

（二）气质的特点

遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。

正确地认识气质，坚持气质问题上的辩证法

（一）气质无好坏之分，名人的气质有其所长，也有其所短。

（二）气质不能决定人的品德、智力和成就。

（三）气质具有相对稳定性，又具有可塑性。

（四）我们提倡对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，促优弃劣，容人所短，克己所短，掘人所长，学人所长。

在生活中如何培养气质

1：沉稳

（1）不要随便显露你的情绪。

（2）不要逢人就诉说你的困难和遭遇。

（3）在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。

（4）不要一有机会就唠叨你的不满。

（5）重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。

（6）讲话不要有任何的慌张，走路也是。

2：细心

（1）对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。

（2）对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。

（3）对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。

（4）做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。

（5）经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。

（6）自己要随时随地对有所不足的地方补位。

3：胆识

（1）不要常用缺乏自信的词句

（2）不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。

（3）在众人争执不休时，不要没有主见。

（4）整体氛围低落时，你要乐观、阳光。

（5）做任何事情都要用心，因为有人在看着你。

（6）事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。

（2）对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。

（3）在金钱上要大方，学习三施（财施、法施、无畏施）

（4）不要有权力的傲慢和知识的偏见。

（5）任何成果和成就都应和别人分享。

（6）必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。

性格形成的影响因素

1.生理因素的影响

2.家庭环境的影响

3.学校教育环境的影响

4.社会因素的影响

气质和性格

（一）相互区别

气质

1.无好坏之分，无优劣之分

2.行为速度、强度、持久性等

3.变化缓慢，可塑性小

4.无社会道德评价意义

5.先天因素起较大的作用

性格

1.有好坏之分，有优劣之别

2.惯常的态度和行为方式

3.变化较快，可塑性大

4.有社会道德评价意义

5.后天因素起较大的作用

（二）性格与气质的相互联系

1、两者同属个性心理特征，是个性心理的构成要素

2、气质使性格带上独特的色彩

3、气质对性格有不可或缺的影响作用

4、性格对人的气质具有改造作用

秘书的女性特征

1.秘书职业特点

综合性、服务性、程序性、保密性、体力要求低、技术要求不高、工作稳定待遇不低等

2.女性的特质

富于同情心、善于关心体贴人、容易给人温暖感和信任感、笑容多、文明礼貌、温柔、细心耐心等

秘书十忌

一忌说话简单粗暴

二忌讲假话、大话、空话

三忌架空领导办事

四忌作风飘浮

五忌泄露机密

六忌误传信息

七忌打断他人讲话

八忌报喜不报忧

九忌无原则的承诺

十忌办事虎头蛇尾

秘书的职业特征

1.服务性

2.知识化

3.年轻化.初级中级秘书女性化

5.高级秘书男性化

秘书工作的涵义：广义和狭义

即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。

一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛；

严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。

秘书工作的内容（任务）

（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理

（4）档案管理（5）会议组织、会展工作

（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作

（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理

（15）其他临时交办事项

简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。

秘书工作的性质

（1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动

（2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性

（3）机密性：保守秘密和看管文书

（4）综合性：政务和事务；例行和突发

秘书工作的特点

综合性与专业性

事务性与政务性

文牍性与管理性

常规性与突击性

机要性与群众性

被动性与主动性

补偿性与潜隐性

做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）

三服务方针：为上级、同级服务、为人民群众服务、为社会服务。三原则：准确、迅速、保密

三适度：时间适时、手段适当、规格适度

四转变

由单纯办文办事——既办文办事，又出谋划策；

由单纯传递信息——综合处理信息；

由被动服务——主动服务；

由凭老经验办事——科学化管理；

五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意

六强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务

七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化

秘书长、办公厅（室）主任的任务

有明确规定。1951年颁布的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议》规定了7项任务： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作；

协助首长密切各方面的工作联系；

协助首长掌管机关内部统一战线工作；

协助首长掌管保密工作；

掌管机要工作；

支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等； 掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。