秘书概论简答_秘书概论复习

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名词解释

1.秘书的表达能力：秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。

口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书

人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。

如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求

反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力

指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人

员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰

拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写

作，如通用公文、专用公文和公务常用文

2.个别访谈：个别访谈，是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生

动个性的特定个体的访问。

3.协调：就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。

4.会见：会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称

接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

简答题

1.简述秘书机构设置的原则。

秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效的原则。所谓适应性原则，是指秘书机构的设置，要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。其次，秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异，具有一定的弹性。所谓精简性原则，是指秘书机构必须精简。其目的是减少层次、减少环节，有利于高效运转。所谓高效性原则，是指秘书机构的设置，要力求高效。要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效

2.简述调查研究的基本原则。

秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

3.会议的性质是什么?

会议的性质：会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要

形式；是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段；是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。

4.简述保密工作的特点。

保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

36．我国秘书学诞生的原因

(1)党的十一届三中全会的召开为秘书学科的产生创造了适宜的社会环境如宽

松的政治环境，学术上“百花齐放百家争鸣”等。

(2)改革开放、经济建设的需要召唤秘书学的诞生，社会生产部门的不断产生

需要大批的秘书工作者。

(3)秘书工作理论研究的发展和学术带头人及专业论著的出现，促成了秘书学

科的诞生。

37．卫生局王秘书遇到一个牵涉到各方面的复杂问题，她既向科长请示，又告诉了局长，还征求了教育局、宣传部的意见，结果科长与局长的意见不一致，教育局、宣传部的意见有分歧，弄得她很不好办。请指出小王在请示中的问题

(1)不宜多头请示(2)不宜交叉请示(3)不宜越级请示

38.网络技术对秘书工作的冲击

(1)网络流通性使秘书能获得大量信息可以充分利用；

(2)由于互联网不受时空限制，打开了广阔的知识与思维空间；

(3)将改变工作方式，如无纸办公、多媒体传递信息、电子信箱、电子会议等。

40.一位人大代表上门找工厂领导反映该厂污染环境的问题,却被秘书“挡驾”。请指出这位秘书错在哪里。

主要错在该秘书没能准确把握“挡”与“不挡”的界限。从来客的身份看(人大代 表)，领导应该出面；从来客反映的问题看(污染问题)，领导也应该出面。

39.明代内阁的起因、性质

(1)皇权与相权斗争的结果，明初废除丞相制，设立内阁，是高度中央集权的产物。

(2)内阁实际是皇帝的秘书处。

36．广义的秘书定义。

秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务。办理文书，联系各方，保证领导工作的正常云转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手

37．新时期秘书工作的主要内容。

1.秘书日常工作，机关行政事务工作

2.文书撰写，文书处理，信息工作

3.调查研究，信访工作

4.堵车检查，综合协调，会务工作

5．档案工作，公馆工作事务，机要保密工作等

38．秘书部门运转机制的优化内容。

1.优化结构，发挥整体功能

2.优化目标，明确工作重点

3优化环境，力争主动服务

4.优化制度，严格规范操作

39．秘书工作应该遵循的原则。

1.实事求是的原则

2.同领导保持一致的原则

3.追求工作效率的原则

40．领导意图的含义。

只领导人，领导班子或领导机关在知道其他社会组织实现目标的过程中所提出的意见和企图的实质，事领导提出的工作意见和总体所表达的真意，实质，出发点和目的。是领导人工作思想的具体体现

论述题

41．论秘书对职能环境的优化。

1.秘书优化职能环境的立足点是立足于本职工作，立足于现实需要

2优化职能环境的着力点是具体的工作环境，关键是优化与领导主辅配合关系3优化职能环境的主要途径是在职能工作中，与各方面建立，维护和加强互相

理解，信任和合作的和谐关系

42．论述网络技术与秘书工作的关系。

1.互联网提供了新方法能充分获取信息

2互联网不受时空限制，将重新定义社会之间的界限，关系，打开了广阔的思维空间

3互联网能改变秘书工作方式

41.试述“四个转变”的意义与内容

(1)“四个转变”：一是从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策；二是从

收发传递信息，转变为综合处理信息；三是从单凭老经验办事，转变为实行科 学化管理；四是从被动服务转变为力争主动服务。

(2)重大意义是突出了参谋作用，使我国秘书工作进入了以经济建没为中心，改革

开放的新时期。

42.从秘书职业特点说明其重要性

(1)人数众多，遍布全国，是从数量上说明职业的重要性

(2)位居中枢，近身助手，是从位置上说明职业的重要性

(3)全面综合，服务领导，是从功能上说明职业的重要性

应用题

43.请为某公司王总经理拟制一份为期一周的时间表.要求:(1)内容应包括:会议、面谈、接待、出差、深入基层及其他重要事件；（2）表格要简洁规范，内容要适合、适应、适时。

日星期事项备注

51．大洋公司刘董事1．午餐在会宾楼，陈总、长来访(午餐)张总作13一2．.听取销售部、财 2．提前通知销售、财务务部汇报部经理1 二上午公司中干会第—会议室1三巡视下属公司提前通知下属公司

1．出席市政协座谈会

16四2．到白马乡考察新征

土地

17出差广州提前预订机票五

18六

1返回叶秘书接9日

44..你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

答：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排

43．某县委办公室陈秘书下午值班时，接到了本县第二中学报告本校学生集体中毒的电话，此时陈秘书应如何处理

1陈秘书通过电话了解学生中毒事件的具体情况，并做好电话记录2立即向主管领导电话汇报详细情况，以求领导具体指示

3按照领导指示及时与有关方面联系。如医疗卫生部门，公安部门，防疫部门等

4组织人及时到现场解决各方面的问题