试论秘书人员所应该具备的职业素质_谈秘书人员的职业素养

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毕业综合训练 技术报告（论文）

题目 试论秘书人员所应具备的职业素质学生姓名专业班级

学号指导老师

上海工商外国语职业学院 二〇一二年五三十一日

试论秘书人员所应具备的职业素质

内容简介：随着科学技术的发展，改革开放的深入，秘书工作已经起到越来越重要的作

用。那么，如何高效地完成秘书的工作呢？秘书的工作具有事务性、辅助性、机密性等

特点，这就要求秘书人员具有良好的素质，以便能够更好地为领导服务，更适应现代社

会的激烈竞争。

关 键 词：秘书职业素质

秘书工作越来越受到人们的关注，相应地，对秘书职业素质的要求也大大提高。现代科学技术的发展，要求秘书人员具有良好的素质和处理事务的能力，明确自己的职责，在各方面都体现出自己的素养和风貌，并将这些工作方法、原则充分运用于工作中，在实践中不断探索，提高工作效率。本文就秘书人员所应具备的职业素质从以下五个方面加以探讨：

一、秘书工作的性质

秘书，是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

（一）辅助性

在商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时，都应根据上司的意图、指示来办理，而不能代替上司做决定；秘书应选择适宜的时机和场合，用提出意见、建议的方式提醒领导慎重决策；对上司一旦拍板决定的事项，秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。辅助性是秘书工作的基本属性。

就比如我曾经在浦东新国际展览中心接待过参观者，这恰好和秘书的辅助性相似。主要的任务就是向参观者发放展会的小资料，向未预约参观者售票，请已预约参观者填写调查表，分发门票，并将调查表按照不同的要求进行分类整理，做好现金结算工作。

（二）服务性

商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的。企业管理者在组织中具有计划、指挥、协调控制的基本职能，他们必须要考虑有关组织技术、规章制度、经济目标、社会态度、公众需求等各方面的要素，因此他们的行为将侧重在计划、协调、沟通、监督、激励、评价等六个方面。比如，上司要主持召开一次会议，秘书要做的是会前准备好资料，秘书与相关人员沟通协调会议场地和会议中需要的设备，与档案管理人员沟通收集收集上司讲话的信息，与各部门相关人员沟通召集与会人员，还包括会上的组织服务沟通协调、会后的逐一沟通催办落实等，秘书应靠自己沟通协调全面的服务和辅助，使会议圆满成功。

（三）从属性

商务秘书人员在处理任何问题时，必须与上司进行有效的沟通协调，根据上司的意图和精神处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。从属性是由秘书的从

属地位决定的，秘书的从属地位决定了秘书所做的一切都必须依上司的意图行事。

（四）中介性

商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理员，起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介地位展开各项工作的，因此必需要树立中介的意识，正确地把握自己在工作中地位置，把工作过程视作发挥中介沟通作用。

（五）综合性

秘书部门是综合办事部门，商务秘书的工作是为上司的各种商业事务工作服务的，因此商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及商业事务工作的各个方面，内容具体而复杂，因而具有鲜明的综合性。

（六）机要性

机要性，是指秘书工作的机密性和重要性。商务秘书身处企业的决策者、管理者身边，企业秘书部门最贴近企业的中枢部分，秘书工作的一个重要部分就是加强与上司的沟通协调并辅助上司进行决策管理和开展各种商务活动，所以在秘书工作中有相当的内容属上司的工作范围。

二、秘书人员应该具备的职业素质

（一）思想道德素质

遵纪守法、廉洁奉公是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现是秘书人员应有的思想道德品质和行为标准。

思想道德素质包括政治品德和秘书的职业道德。政治品德是指秘书要有远大的理想，并坚持坚定的党性原则、四项基本原则，保持清正廉洁、并具有高度责任感。秘书工作具有从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。

在日常生活中，我们也可以发现，思想道德素质的重要性不言而喻。某保安服务中心年度总结暨表彰大会召开之前，经理看了各保安部上报的材料，发现上报的材料都只报喜不报忧。为落实材料，派秘书调查落实。秘书接到任务后，只是根据各保安部所记载的材料和上报材料进行比较核对。结果贡献大、成绩突出的没有评上，而个别虚报数字写假材料的反被评为年度先进单位，挫伤了群众的积极性，影响了年终评比的质量。

造成评价不准的原因，在于秘书写的报告所依据的事实没有经过深入的调查研究。调查研究，朴素求实，给领导提供详实的材料，是一个秘书乐业敬业的表现，是秘书职业道德的要求。经理已经发现了上报的材料只报喜不报忧，派秘书调查落实，领导意图是很明确的，而秘书却依据只报喜不报忧的材料写了一个报告，反映出浮夸不务实的工作作风。

（二）专业知识技能

1、职业知识

职业知识包括秘书专业知识和行业业务知识两大类。

（1）秘书专业知识

秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。

（2）行业业务知识

这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。

2.基础知识

基础知识是现代秘书从事秘书职业所必须具备的最基本的素质要求，它是秘书从业的立身之本，它构成了现代秘书知识结构中的基石部分，处于基础地位。

秘书的基础知识主要包括以下几个方面：

（1）文化基础知识

文化基础知识主要包括语文、历史、物理、化学、生物、地理、外语等这些在基础教育阶段所学的文化基础学科知识。这是从事秘书职业的最基本的知识。

(2)基础理论知识

基础理论知识主要包括马克思主义哲学原理、政治经济学、思想道德修养、现代汉语、基础写作、普通逻辑、高等数学、英语、计算机等大专以上学历教育阶段所学的公共基础学科知识。这是从事秘书职业所必须具备的哲学、人文等理论基础知识。

这些秘书所需要具备的知识，切实体现在秘书人员的工作之中。

就比如在1972年时，加入李嘉诚长江实业集团的洪小莲才24岁，洪小莲最记忆犹新的是，有一次李嘉诚劝勉她努力学习。1972年，洪小莲加入长实后不久，一天中午的用膳时间，她翻开报纸阅读，凑巧李嘉诚经过，当时她刚翻到娱乐版，李嘉诚对洪小莲说：“有时间就应该进修充实自己，不要浪费时间。”而李嘉诚经常挂在嘴边的一句说话，“不认识的，就应该学习”，“事在人为”一直是洪小莲的座右铭。

三、人际交往素质

（一）表达能力

一个人的语言表达能力，主要包括：在各种会议上的演讲能力；对不同对象的说服能力，以及面对复杂情况应付各种“对手”的答辩能力。在新闻传播日益先进的现代信息社会，任何人都有可能随时遇到记者的采访；都要在必要的会议和必要的场合发表演说；在各种社会活动中，随时有可能主动或被动地答辩一些问题，一个人的口才就表现出其重要性。

文字表达能力，就是将自己的实践经验和决策思想，运用文字表达方式，使其系统化、科学化、条理化的一种能力。文字表达能力是一个人必须具备的一种能力素质。

（二）沟通能力

台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少，秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。

1、秘书与领导的关系协调

秘书与领导是下级与上级关系，又是同事关系，工作上组织上是从属。秘书要按领导的意图、指示办事，不能代替领导，不能越位。

当秘书不符合原则的事坚决不能办，这是维护领导的威信。同级之间或者在一个班子中难免有一些矛盾，特别是出现不团结因素时，这就需要多做团结工作不传话、不扩大是非尽量减少矛盾。有时为了工作，为了团结还要顾全大局，忍辱负重。

就比如当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅或者冷眼旁观。要做双方关系上的爱护感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

2、秘书与同事的关系协调

秘书要学会妥善的处理好与同事之间的关系。应该遵守两个基本原则:真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求。秘书要以诚待人，以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。而在人际相互作用时，传达领导意见的时候，要注意态度语气，不要引起同事的反感反映同事意见的时候，要分析，防止激化矛盾。

就比如说，由于全球金融危机的影响，公司效益不好，同事小马被裁员。办公室主任老王不想做这个恶人，让小钢去通知小马被裁这件事。小钢对小马说：“小马，别难过，下岗没什么了不起，天不会塌下来，更何况这次下岗又不止你一个人。”小钢没想到小马反应非常强烈，可以说是悲愤交加，他指责小钢是站着说话不腰痛，落井下石。

3、秘书与下级的关系协调

由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性。从而影响了工作的效率和工作的质量。

四、心理素质

秘书的心理素质是指在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的心理特点的总和。良好的心理素质，对于许多行业的人才来说都是必要的，尤其是秘书。秘书工作内容繁多，长期处于忙碌之中。秘书工作的辅助性、服务性的特点又常常导致秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压力。秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。

微软创业之初，公司基本都是些年轻人，这些人搞业务、推销都是好手。可是弄起内务、管理方面的杂事却没有人有耐心。在露宝的工作得到大家的肯定后，她却并没有骄傲自满，还是一如既往的和同事之间友好和平的交往。渐渐的露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝

聚力，盖次和其他员工都有很强的依赖心理。当微软搬到西雅图时，露宝也说服自己的丈夫和公司一起搬到了西雅图。盖次从露宝那里得到了信赖露宝在盖次那里得到了尊重。

在此，我们不难看出，一个成功的秘书一定离不开良好的心理素质和一套适合自己的心理素质调节方式。

五、总结

通过三年的学习，使我对秘书有了一个比较全面的了解。通过在网上投简历，也了解了一些相关行政类的招聘岗位的要求，我相信，这对于自己会有很大的帮助。通过实习，使我更好地锻炼自己，将原本书上的理论知识和实际的工作结合起来，充分体会到了实践出真知这一句话的含义。

对于未来的职业前景，我想还是先从初级秘书做起，虽然期初只是一些事务性的工作，但却很好地体现了辅助性，服务性等特点，但同时我也会努力充实自己，多考一些证书，多充充电，从而更好地提升自己，我想从事人事工作，这也比较符合我的性格特点。我认为，工作时要具有高度的责任感，具有良好的服务意识，良好地处理上下级，公司其他部门之间的工作，做好上传下达的工作，这需要秘书有良好的人际交往能力，这对秘书而言十分重要，能够很好地体现秘书的职业素质。

在今后的工作中，我会将理论与实际紧紧联系在一起，做到认真完成自己的工作，掌握秘书工作的艺术，原则，牢记秘书的职责，以这些秘书所具备的职业素质来严格要求自己。

参考文献：

1.《秘书素养》吴欢章 上海文化出版社 2007年3月1日 第四章人际素养

2.《秘书导论》郭建庆 高等教育出版社 2007年1月1日第三章 现代秘书的综合素质

3.《秘书国家职业资格培训教程》郭建庆 上海交通大学出版社 2009年5月 第十一章 人际交往与礼仪

4.《企业文化》宝仪中国工人出版社 2007年第9期P40-41

5.《秘书之友》子荫、周艳琼 秘书之友编辑部 2000年第5期P15

6.《资本》杂志 穆志滨时事出版社 2000年4月第3期 P23