涉外秘书复习重点_涉外秘书重点复习资料

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秘书学复习重点

题型大致为：名词释义、简答、案例分析。

一、涉外秘书的修养:

1.心境：心境是一种微弱而持久的情绪状态，它是情感内扩散的结果，是某段时间内人的心情。心境虽然较为微弱平静，但具有很强的感染作用，直接影响着秘书的行为。涉外秘书在积极的心境下，会精神振作，富有生气，积极主动地展开工作；在消极的心境下，则会忧郁悲观，严重抑制能力的发挥。

2.激情：激情是一种突然爆发的短暂而强烈的情绪状态，如狂喜、暴怒、痛苦、绝望、恐怖等。激情具有十分明显的外部行为特征，往往是由于客观实际与人的需要之间发生突然而剧烈的矛盾所产生的。

3.应激：应激是在出乎意料的紧张情况下所产生的情绪状态。处在应激状态可以改变有机体的激活水平，使心率、血压、腺体分泌、呼吸系统等发生显著改变，引起高度的应激化。

二、情商（可能案例分析用的上）

情商通常可具体划分为四个方面的能力，即：

1.情绪的支持、评估和表达能力

2.思维过程中的情绪促进和引导能力

3.理解和分析情绪，并从中获得情绪知识的能力

4.对情绪进行成熟调节的能力

情商是衡量一个人控制自己情绪能力的一个商数，是一个人对情绪的自我认识、自我控制、自我鞭策以及对他人情绪的认识和反应能力。

对于秘书工作这而言，较高的情商修养十分必要。因为在秘书的职业活动和人生实践中，遇到的困难、压力、曲折和挫折会更多，这不仅需要较高的智商水平，更需要良好的情商的推动力和溶解力，以控制有害情绪的侵扰，调谐人际关系，提高对社会生活和职业环境的适应能力，促进身心的健康发展，更好地实现自己的职能。

三、涉外秘书进行气质修养的途径

1.自我控制。人都有其主观能动性，都有不同程度的自我意识和自控能力。涉外秘书要清楚意识到自己气质的优势和缺陷，按照社会性要求对自己的生物性有目的的调节和改造，努力使自己的气质符合涉外秘书活动的需要。

2.职业影响。涉外秘书的气质主要是由后天的社会生活养成的，什么样的环境，往往会养成什么样的气质。因此，涉外秘书要积极投身到丰富生动的职业生活中去，在不断的实践中锤炼和塑造自己的气质。

3.行为相反。针对自己气质中的弱项，有意识地寻找与之相反的工作，有目的的改造自己的气质。如胆汁质的涉外秘书，其弱点就是暴躁鲁莽，那就可以多找一些誊写文稿、立卷编目、练习书法等平凡细致的工作去做。黏液质的涉外秘书需要克服其反应迟缓的弱点，应该多做

些实地调查、对外联络、出差旅行等需要动作敏捷的工作。这种行为相反的方法，如果能持之以恒地加以运用，会收到十分明显的效果。

四、秘书的职业性格

涉外秘书的社会地位、工作性质和职业特点，决定了他们有与其他职业不同的性格特点。这些特征主要包括以下几个方面：

1.意志坚强

2.诚实谦虚

3.灵活应变

4.幽默

5.宽容、合作

五、在影响涉外秘书心理健康的诸多因素中，以下几种应予以特别指出：（涉外秘书在心理上需要面对的现实或情商修养的重要性）

1.负担过重

2.舆论压力

3.关系复杂六、一个心理健康的涉外秘书应该具有以下主要标志——这也是对秘书心理健康提出的基本要求：

1.要有正确的自我意识

2.要有良好的智力和适应力

3.要有开朗的心境

4.要有统一的人格

5.要有和谐的人际关系

七、心理障碍

心理障碍是影响个体正常行为和活动效能的心理因素和心理状态。在涉外秘书活动中，有以下常见的心理障碍，应该及时察觉和调节：

1.嫉妒

2.焦虑：焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要作出的努力，在主观上引起紧张和一种不愉快的期待情绪，包括自尊心的的损伤，自信心的丧失，失败感，愧疚感，以及相互交织的不安、忧虑、甚至恐慌的情绪状态。

3.急躁：急躁是神经系统的一种兴奋和冲动状态，也是涉外秘书常见的心理障碍之一，尤其容易发生在青年秘书身上。如有的青年秘书办事，一阵兴头上来就马上动手，既无准备，也无计划。这种急躁情绪既有害于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。涉外秘书客服急躁情绪的主要方法是遇事冷静。

4.厌烦：厌烦是心理疲劳的一种情绪表现。心理健康学认为，厌烦是腐蚀心灵的蛀虫，一个

人如果长期地恹恹地无生气，没完没了地感到精神疲倦，兴味索然，精疲力竭，最终会导致生命活力的丧失，严重者甚至会产生轻生等极端行为。涉外秘书若为厌烦所困，就会缺乏工作热情，注意力分散，工作效率降低。

5.自傲和自卑：二者在形式上是完全相反的心理状态，但在实质上，则都是由于不能正确认识和对待自己而造成的心理失调。前者是因把自己看的过高，形成了自傲心理；后者则是银把自己看的过低，形成了自卑心理。

八、秘书的职业特点

1.他是领导的助手和参谋，处于领导近身，频繁接触领导者，能给予领导者以不同程度的影响；2.经授权能代表领导者形式一定权力，能在某种程度上成为领导者权力和一直的延伸和体现；3.工作涉及面广，接触秘密事宜的数量大、层次高；4.秘书还是培养和造就领导者的一个重要来源，很多领导人有从事秘书工作的经历；5.秘书工作综合性强、事务性强、浅隐性强，不仅需要较高的工作能力，而且需要不计名利、忘我献身和甘当绿叶的精神境界。

九、“幕德”

清代和近代的师爷是较为典型的秘书职业，他们也极为重视“幕德”。当时的幕德主要包括：1.尽心、尽言。2.正心、洁守。3.俭用。4.虚心。5.勤事。

十、涉外秘书的职业道德范畴（职业道德的规范）

1.忠诚

2.守信

3.勤奋

4.严谨

5.保密

6.廉洁

十一、涉外秘书的角色意识

1.角色意识：是指一个人在社会群体中对自己所处地位和由地位所规定的的社会责任的感知与认识，以及自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。角色意识具有主观性，有着统御角色心理活动的特殊功能。具体包括：一是高度的责任意识，二是正确的服务意识，三是积极的参与意识，四是清醒的原则意识，五是强烈的公关意识。、2.角色：角色原是戏剧、电影创作中的一个专门用语，指演员在表演中依据剧本所扮演的某一特定的人物。角色是和一定的社会位置相联系的行为模式，是在一定的社会关系中占有某一社会地位的人应有的行为表现。角色与社会地位不可分割，角色是地位的表现形式。角色是一种权利与义务的结合，角色的权利是从角色的义务中体现出来的。

3.角色行为:角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会或团体成员的期待，按照角色的特定要求所表现出来的实际行为。凡担当某一角色而又没有相应的角色行为或偏离了角色行为的，可以称之为“角色失真”。

4.角色规范：角色规范是社会组织对其成员行为的规定，是成员在工作中应该达到的组织期望的行为模式。这是评价角色行为的标准，是一种特殊的团体规范，一个在一定社会关系中占有某一地位的人，其行为表现如何，一个重要的评价尺度就是角色规范。

十二、涉外秘书交往中应克服的心理障碍

1.不了解交往对象

2.害羞

3.孤僻

4.角色固着：

5.过虑：轻易的就将别人看成可疑的而加以提防，就会阻碍正常交往的发展。交往中的感情是双方面的，一方对别人怀疑、隐藏，另一方也就很难敞开心扉、开诚布公。过虑的另一种表现就是唯求知交，而不愿广泛结友。

6.封闭

十三、涉外秘书处理人际关系的方法

1.感情投资法，即指对交往对象要舍得投入真挚的感情，以赢得对方的感情，从而建立起良好的人际关系。

2.求同存异法，即对双方存在的差异要客观地分析，正确地加以对待。本着“求大同、存小异”的原则，不必过分强求对方与自己一致。

3.角色互换法。一方面设身处地地为交往对象着想，另一方面要以要求别人对待自己的方式去对待别人。

4.心理吸引法，即通过提高交往者的素质修养，使自己创造出一种心理“磁场”，使人们在接近到这种心理“磁场”时被其所吸引。

十四、秘书工作与公共关系

秘书与公关，在国外是两个分别独立的职业，各有其特定职责和作用。但在目前的我国，两者却又许多想通之处，能够巧妙而自然地融合在一起：

1.从职能上看，沟通协调组织与各方面的关系，是公关部门的基本职责，也是秘书中介作用和协调功能的具体表现。从管理角度上看，两者都是管理控制体系中的重要内容，只是秘书侧重于协助领导进行内部行政管理，而公共关系则着眼于树立组织的良好形象，搞好与外部公众的关系。

2.从机构上看，目前我国大多数社会组织并未设公关部门，而是将公关活动交由秘书部门承担。秘书部门为位于组织机构中上上下下、里里外外沟通的枢纽和桥梁，了解领导意图，掌握大量的内外部信息，更便于做好这项工作。

3.从性质作用上看，秘书与公关部门都是领导在管理和经营活动中的助手与参谋，都是领导与内部公众、外部公众的够荣联系的桥梁中介，都有别于职能部门、业务部门而具有综合辅助的特征。

4.从工作方式上，两者都以信息为基础，注重调查研究，提供决策依据，协助决策的贯彻实施。只是秘书侧重于办文、办会、办事的内部行政管理渠道，公共关系侧重于大众传播和人际传播罢了。

5.从人员素质要求上看，两类从业人员亦有诸多相通相近之处。如：注重品德修养，尊重组织和公共利益；讲究礼仪；都要有管理学、心理学、经济学等知识基础；都要具有较强的写作能力和口语表达能力，具有调查研究、综合分析、对外联络、组织会议和干练的办事能力。