秘书行业调查_秘书行业调查报告

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秘书行业调查

秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。可以说秘书一职既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才。优秀秘书的招聘难度丝毫不亚

于招聘一个高级工程师

专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。在众人眼里，秘书总是和花瓶、低职联系在一起，这在很大程度上限制了秘书考证和职业发展。在世界范围内，从初等的职业地位开始，秘书的确走过了很长的发展道路。早期的秘书只是进行听写工作的文书，写得一手好字。但随着教育程度的提高，秘书开始承担更多的职责，他们开始撰写公函、规划会议、与客户沟通、培训员工。最近10年，秘书的变化更是天翻地覆，现代秘书要求学会使用计算机、互联网及其它多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者”的角色。如果缺少秘书，许多成功的执行官可能就无法完成工作了，因为，秘书会告诉老板“今天你要做这个”、“这个可以明天处理”、“别忘了打电话给某人”……曾任美林证券集团亚太区行政副总裁的何冰仪女士表示，在老板无法顾及时，秘书往往是老板的形象

代言人，将事情处理妥贴。

秘书们通过不断增强技能满足不断变化的工作需要，从而表现出专业程度，使得秘书职

业地位不断上升。有关人士预计，这种趋势将一直持续下去。

我国从1998年颁布《秘书职业技能标准》，经过6年发展，秘书的职业水平得到很大提升，但距离国际标准还有较大差距。国外同行在中国发现，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合专业秘书的要求。另外，中国秘书对待证书并不看重，这影响了秘书职业规范化发展。

目前，在我国开展的较有影响的秘书职业资格考试有四种：

一种是劳动和社会保障部秘书资格鉴定。该鉴定分初、中、高三级，包括理论知识考试和操作技能考试，全部采用闭卷笔试方式。今年下半年还有一次资格鉴定，时间为11月6日。

二、剑桥办公管理国际证书考试。该考试是由教育部考试中心从剑桥大学考试委员会引进，一年开考两次，设初、中、高三级，核心课程包括文字处理、沟通和项目管理、办公室管理三门。今年下半年的考试将于11月举行，10月14至16日在中国人民大学培训学院报名。

三、LCCIEB（伦敦工商会考试局）秘书证书考试。该证书考试在英国本土最高有四级，国内目前只开考二级和三级。考试形式为笔试，全球统一命题、统一考试，中国考生也需要采用英文试卷。该项目一年考四次，分别在3月、4月、6月和11月举行。根据英方和教育部

考试中心签署的协议，考务方面由教育部和各地教育行政部门组织。

四、IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试。该考试目前国内在北京和上海等大城市已经设立了培训点和考点。考试科目包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。合格者获“特许职业

秘书”资格。

随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业

技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。

从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘

书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。

保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代，因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。

根据预测，从现在起到明年，北京人才市场上对秘书人才的需求数量将可能达到10000人以上。而2007年已掌握的外企秘书职位空缺至少在5000人以上。从行业上看，今年下半年，金融、ＩＴ等行业对专业秘书的需求有明显的上升趋势。同时，随着奥运会的临近，媒体信息、文化产业等奥运相关产业的秘书需求将迅速提高，且多为临时性、项目性要求，以第三方派遣方式为主。初级秘书职位占秘书总需求的60％，中高级秘书职位则占40％。秘书的月薪从2000元到8000元不等，最高可达12000元以上。

高级秘书职业性格

忠诚、有奉献精神和同情心，理解别人的感受。

意志清醒而有责任心，乐于为人所需。

十分务实，喜欢平和谦逊的人。

喜欢利用大量的事实情况，对于细节则有很强的记力。

耐心地对待任务的整个阶段，喜欢事情能够清晰明确。

具有强烈的职业道德，知道自己的行为真正有用时，会对需要完成之事承担责任，准确系统地完成任务。

具有传统的价值观，十分保守。

利用符合实际的判断标准做决定，通过出色的注重实际的态度增加了稳定性。平和谦虚、勤奋严肃。温和、圆通，支持朋友和同伴。乐于协助别人，喜欢实际可行地帮助他人。利用

个人热情与人交往，在困难中与他人和睦相处。

不喜欢表达个人情感，但实际上对于大多数的情况和事件都具有强烈的个人反应。关心、保护朋友，愿

意为朋友献身，有为他人服务的意识，愿意完成他们的责任和义务。

优秀高级秘书的特点

第一，是经理或者老板的一根神经。他能有效地帮助老板或是经理管理和控制时间；能按照老板或是经理每天工作任务的重要程度来安排事务流程。第二，是老板的一张名片。这绝对不是说秘书一定要有漂亮的脸蛋，而是强调秘书作为老板

或是经理的助理，必须代表老板或经理和各种客户打交道、帮助建立广泛的联系，所以秘书的待人接物等多少体现着老板的做事风格。

高级秘书职业规划与发展

1现代职业秘书则在工作经验、个人品行、文化素养乃至性格类型方面提出了更高的要求。除对秘书基本素质要求外，还需符合老板工作上的个性化要求。特别是私人助理，即“ＰＡ”，是职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。因此，现代企业的秘书一职正从“打杂”、“花瓶”向职业化秘书转变。

2“软”素质取代“硬”技能。行业型秘书取代通用型。现代秘书的能力已经从“硬性”的专业要求向“软性”的素质化迈进。秘书的工作能力不再单单是打字、传递文件和提供信息，而是扩展为从报告的撰写到文书档案的整理加工，从文件信息传递到信息的收集、汇总、提炼，从日常的外联活动到内部的沟通协调等各个方面。

3现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。而且根据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。例如，ＩＴ、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案