信息时代视角下秘书能力及培养途径_秘书信息处理能力

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信息时代视角下秘书能力及培养途径

摘 要: 秘书作为为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员，身处组织枢纽之地，必须具备多方面的能力。文章对当代社会秘书应具备的能力及如何培养高校学生的文秘能力进行了分析探讨。

关键词:信息社会；秘书；能力；培养

21世纪是一个知识经济时代，是一个信息爆炸时代。在信息爆炸的今天，不论你的知识基础多少扎实，一旦你放松了学习和实践，你就随时可能被别人赶上，甚至被远远抛在后头。社会的不同，时代的不同，环境的不同，对秘书的能力也有不同的要求。新的形势要求企业经营管理要科学化、信息化、法制化、民主化。与此同时，秘书作为为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员，身处组织枢纽之地，必须具备和各种环境相适应的多种能力。

信息时代文秘应具备的能力

能力，是秘书人员素质结构中重要的组成部分。作为信息社会的秘书人员如果没有合格的能力，就很难与自己的上司进行沟通与交流，更无法提高工作效率。信息社会的秘书人员应具备哪些能力。

(一)专业能力

1.文字表达能力。

文字表达能力即写作能力，主要是指秘书人员在工作中能以简明扼要的语言准确地表达上司意思的能力，这是秘书人员的一项基本功。写作又包括公务文书写作和事务文书写作，秘书工作者要写好公务文书和应用文书，应具备公务文书、应用文文体知识，要善于运用逻辑思维, 将有关语文知识综合起来转化为写作能力。企业秘书的写作能力并不单纯是文字表达能力，它还包括草撰工作计划、调查报告和其它公文的能力。从写作能力可以反映一个秘书人员的理论修养、思维能力、观察能力和语言组织能力, 所以文字表达能力又是一种综合性能力。

2.实用技术应用能力。

凡是办公室拥有的器械、设备，如电脑、传真机、打印机等，都是秘书工作者应学会使用的。虽然企业或部门内可能会有自己的专门的操作人员，但在科学技术迅速发展的今天，秘书工作者多一项技能，就可以备工作之急需。

如：在工作中，公司里会组织大大小小不同的会议，每次会议多少都要涉及

一些办公设备，常用有投影仪、音响、话筒等，而检查所需设备便秘书的工作任务。虽然开会时不一定都用得上，但这些都必备。在开会之前，办公室主任总会千交代万嘱咐，开会过程中如果出现设备故障，一定要懂得简单的设备维修，平时给我多看看设备的说明书。说实在的如果秘书人员能熟悉基本设备的应用能力，不仅可以很快将开会过程中的问题解决，而且还能免去一笔维修费用，最重要的是不影响会议进程，从而提高会议效率。

3.参与决策能力。

秘书既是领导的助手又是领导的参谋，秘书人员虽不能参与领导决策，但必须具备一定的决策能力，否则就无法起到秘书应有的参谋和助手的作用。一般说来，决策可以分为程序化决策和非程序化决策两大类。程序化决策，主要表现在工作中领导给秘书选择的方案往往比较现成，基本都是领导交代我们怎么做；而非程序化决策，往往是无规律可循的，这时秘书就要能够为领导提更多方案，供领导选择。秘书必须具有较强的决策能力，能够紧紧围绕工作中心寻找主动出击的方向，从全局角度观察分析问题，将自身思考与组织意图有机的结合，把握参谋的“度”和服务的火候，为领导决策提供更有价值的信息和有效的服务。

(二)事务处理能力

1.社交公关能力。

随着我国加入WTO之后，企业经营模式也进一步国际化，现代企业秘书已不可能整天在办公室里整理文件或伏案写作, 更多的是要经常参加各种社会交际活动，如外出联系工作、跟随上司接待来宾、调查情况、收集信息、参加会议等。所有这些都属社交公关活动范围，做好这些工作对于单位十分重要。作为秘书人员只有具备以社交能力为主的公关能力，才能较快地进入社交界，才能广交朋友、广结良缘，才能为本单位创造良好的社会环境、和谐成功的人事关系,从而赢得公众的了解、信任、支持与合作，最终提高组织的知名度，树立企业的良好形象。

社会公关能力在工作有很多，就举自己熟悉的工作为例。我在公司做得最多的是接待客户工作。很多人都会说：“秘书接待工作是企业形象的“窗口”，是展示企业文化和个性风采的门户，是联络客户感情的纽带。一次完美的秘书接待工作，不仅能够提高企业的社会效应和知名度，而且能够为公司带来良好的经济效应。”没错，秘书接待工作考验的正是秘书的社交能力和公关能力。在接待客户过程中，你不一定什么都懂，但是一定要有礼貌、够坦诚，有足够的细心、耐心和责任心，懂得如何与客户沟通。虽然到公司的客户基本是由经理接待，但秘书作为企业的窗口，还是应该给每位访者留下美好的第一印象。就像接待客户时，你要为他提供端茶倒水的服务，更应该去跟客户沟通，询问他来公司的目的，并

及时为他找来负责此项的负责人。这里就要求你对公司的各部门有足够的了解，还要让客户对你有足够的信任，这样才能做好接待工作。

2.分析综合能力

所谓分析和综合，就是要善于透过现象看本质，从大量的、个别的事物中找出它们的规律。一个秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于他分析、综合能力的强弱。因此，秘书应当解放思想、开阔眼界，并养成深思熟虑的习惯。当遇到不同的问题时，一定要善于从不同角度分析出问题的相同之处，并将之解决。除此之外，秘书人员还应懂得如何将解决完的问题进行综合，并做到同样的问题下次如遇能更好的解决。

3.创新能力

创新能力是信息时代对秘书能力提出的重要要求，是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。墨守成规，缺乏创新意识的秘书将被淘汰。在信息社会，谁拥有更高的智慧和创新，谁就能作出更优的决策。秘书是辅助领导工作的特殊职业，如今领导对秘书的辅助要求越来越高，不仅要求秘书提供信息，办文办会办事，而且要求秘书参与政务，出谋献策，充分发挥参谋作用。参谋作用发挥得如何，很大程度上取决于秘书的创新能力。没有创新意识，没有创新胆略，没有创新思维，就不可能提出有价值的参谋建议。创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切需求。

(三)信息处理能力

信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合和生成能力。秘书辅助决策等职能的发挥, 很大程度上取决于秘书人员对信息的分析、综合及处理信息的能力。在广博的信息中，充斥着大量的信息垃圾、信息干扰，如果不能对其进行筛选，去粗取精、去伪存真，准确无误地识别、理解信息的含义，将失去信息的价值和意义，甚至导致上司决策的失误。因此，秘书工作者在处理信息过程中需要解放思想、开阔眼界，运用科学的方式方法和技术手段对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，使其及时参与其他信息综合利用。

二、如何培养高校学生文秘能力

那如何才能培养秘书人员的能力呢?笔者认为可以采用一下的方式进行培养。

（一）指导职业规划

职业规划是个人前进过程中的动力。每个人都应该有个属于自己的目标，有个属于自己的定位，目标明确了才能使学生学习有动力。因此指导学生制订职业生涯规划不仅是社会日益快速变迁的需要，不仅是竞争日益加剧的需要，更是学

生自己对自己的需要。从学生入学开始，教师就应该着手强化学生的职业意识，让学生了解未来职业所需要的素质要求，指导学生初步规划职业生涯，从帮助学生树立职业发展目标起步，激励学生自觉把今天的学习与明天的事业有机联系起来，可以增强学生的内在学习动力，明确努力方向。学生明确了究竟应当向哪个方向发展了，就可以有效整合各种可利用的资源，最大限度地发挥自身的能力，减少时间和资源浪费。也可以让学生根据自己的规划，在大学的在校期间考取工作所需的技能证书。个人只有在不断变化的环境中有意识地调整自己的设想，增强职业生活的适应性，才能促进个人职业生涯的成功。

（二）课程设臵上突出职业能力培养

作为高校的秘书专业，我们要具备的能力一定要与初级秘书的能力有不同之处，学生不能仅仅是学历的提升，更重要的是他们能力的提升。要体现出初级秘书和高级秘书的不同，我们要做的就是将秘书课程和文秘工作更好的结合，除专业课要求外，还应更多的参考毕业生对专业的理解或是工作后对秘书专业的感受，从他们身上了解更多，进而改善专业的教学，做到工作和专业课程息息相关、社会发展和专业进步紧密联系。在课程设臵上笔者认为可以从以下方面改进。

开设文献检索课程：文献检索课程开设可以让学生有更多的机会接触到社会中最新的文献资料，还能增加学生的知识面。学生的知识面广了，语言文字积累多，文字表达能力自然提升了，而决策能力往往是秘书人员慢慢锻炼起来的，只有脑子里积累的知识多，堆积的信息多了，才能真正参与决策；文献检索课程开设可以让学生更好的学会如何在信息爆炸的时代中捕捉信息。

增强学生的综合能力培养：如今社会需要的人才不仅是要能够掌握扎实的专业知识，而且要有比较好的学习能力。单位需要的人才学习能力要好，创新能力突出，更要有较强的主动意识。学校所培养的人才一定要能及时跟踪市场需求变化，主动适应区域经济和企业、行业发展的需要。要做到培养出来的人才与单位真正接轨，最好能让用人单位参与到专业基本建设和其他各教学环节，在学校与企（行）业之间形成了良性互动，从而增强学生的综合能力。本人建议最好在秘书实务这方面课程上能加大重视，像我们实训不管是校内还是校外顶岗实习，似乎做得最多还是档案整理这方面，关于秘书工作实训的好像不是很多。出去面试的时候我们可以说自己去哪里哪里档案实训过，但对于是否真正做过秘书或文员这样的工作，我们往往没有多少经验，只不过是专业学习而已。所以在学习专业的同时实务也是非常重要的，一定要两手抓。

（三）加大实训力度

秘书只拥有专业理论知识是不够的，要知道实践才是检验真理的唯一标准。因此学校还应加大实训力度，实现“课堂即职场”的职业意识。职业意识是职业

人在一定的职业环境和实践活动中逐步形成的。在我们的秘书教学中，我们拥有很多实训机会，如：

模拟公司：模拟公司实训，是专业提供给我们适应公司上班制的实训，使我们获得更多有关秘书的知识和技能；使我们大概了解公司的日常工作情况；培养了我们对理论联系实际的理论认知能力，提高了我们的实际操作水平。让我们更好的将课堂的理论知识运用到实际工作中，也为今后的职业生涯做了一定的铺垫。

秘书职业技能大赛、秘书节活动：这两项目的活动对我们来说是最能锻炼自己能力的项目，是不仅给我们实训更给我们实践的机会。在组织秘书职业技能大赛某个项目时，你不仅要结合同学本身的特点，参考上届技能大赛的形式，还要联系老师，更要在新一届大赛上有所创新。其实这中间我们接触到很多相同于公司，联系同学相当于联系同事；与老师联系相当于跟领导沟通等等。这些都考验着我们能力（组织能力、沟通能力、协调能力以及创新能力）。而秘书节活动更多的是考验我们的沟通能力和应变能力。

做调查：做调查应该也是我们专业的一大特色吧，它不仅给我们带来一定的经济来源，更重要的是让我们有更多机会接触社会，了解社会。在做调查过程中我们学会调整自己的心态，学会忍耐。调查工作也是秘书工作中必不可少的任务，也是公司发展的必经之路，一个公司想有更好的发展，必须调查社会，了解市场。

综上所述，我们不难看出学校为我们提供的实训机会很多，但与真的工作比起来还欠缺时间性、空间性，每个项目的时间跟人员总是有限，所以应加大实践教学力度，在课堂上也能随时随地设计类似于公司上班的实训场景，不断地让学生身临其境，用职业行为履行职业责任，用职业责任规范职业行为，既能增强思想上对未来职业直接而又深刻的感性认识，又能培养职业能力。随着这种感性认识的积淀和职业能力的提高，他们的职业意识就会逐渐理性化，从而找准自己在社会中的角色定位。在潜移默化和不断重复中让学生掌握更多的职业知识，在培养秘书的能力的同时培养了其职业意识。

我想作为学校无意是想让每位学生成才，专业固然重要，但专业知识精湛的同时能力的培养也是不可或缺的，一个好的秘书首先要具备一定的专业知识，但更重要的是具备专业能力。

学生的发展应该不断更近，让学生同社会一同发展进步。新世纪展现在我们面前的是一个飞速发展的时代。在高科技的推动下,知识的半衰期越来越短。秘书人员必须紧跟时代步伐，努力学习，为自己不断“充电”。在掌握秘书传统业务知识的基础上，学习政治理论，学习新的科技知识、经济知识、管理知识、计算机网络技术等与秘书工作现代化密切相关的知识。能力就是力量，能力就是财

富。只有拥有高新能力武装起来的秘书，才能担当起新时代为领导出谋献策的繁重任务，高效率、高质量地辅助领导完成各项工作，做出新成绩，迈步新世纪！作为每一位即将从事秘书工作的人员，要勇于接受社会的挑战，为21世纪的企业发展做出力所能及的贡献。

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