加强规范建设 搞好项目档案管理_项目建设档案管理措施

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加强规范建设 搞好项目档案管理

天津卷烟厂

天津卷烟厂“十一五”技术改造项目是根据上海烟草集团“十一五”发展战略要求，实现资源整合、流程再造，建设现代化企业集团的重要举措，意义重大。该项目占地面积386亩，总投资约10亿元，新建联合生产工房、动力中心、综合办公楼、综合库房及其他辅助性建筑，总建筑面积约180000平方米。技术改造项目完成后，卷烟产量达到200亿支/年（年产40万箱），税利实现10亿元/年以上，生产能力预留350亿支/年(年产70万箱)。项目计划实施两年，自2007年11月底开工，至2009年12月试生产。按照“国内一流、国际先进”的目标，天津卷烟厂将建成上海烟草集团面向北方市场的烤烟型卷烟生产基地。

天津卷烟厂“十一五”技术改造项目一直得到国家烟草专卖局、天津市政府、东丽区政府的大力支持，各项技术改造前期工作有条不紊地顺利开展和推进，并被列入市20项重大工业项目。

天津卷烟厂“十一五”技术改造项目工程准备阶段已经基本结束，项目档案管理工作也保持着与工程建设同步进行。目前，技改办档案时已经完成了将近1000件文件的整理工作，预立卷将近80卷。基本完成了项目工程准备阶段文件的编辑、整理、归纳工作。因此，作为重点项目的档案管理工作尤为重要。

一、天津卷烟厂技术改造项目档案管理概况

为切实做好天津卷烟厂“十一五”技术改造项目档案管理工作，保证档案资料完整、准确、系统和安全，主要采取了以下措施：

1、加强领导，建立健全的规章制度及管理机制。为了规范项目档案管理工作，我们编制了《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂建设工程项目文件归档整理责任标准》、《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂企业标准设备技术档案管理规定》、《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂“十一五”技术改造各阶段建筑工程文件归档范围》等有关制度。为强化档案业务基础建设，在基建、工艺、设备、动力、安保、信息、后勤等六个管理条线设立了兼职档案员，明确了岗位职责，建立了项目档案工作网络体系。

2、实行专业化、规范化管理。自我厂“十一五”技术改造项目立项以来，集团公司及我厂领导高度注视档案的管理工作。明确了分管负责人，安排了专门人员负责“十一五”技术改造项目档案的管理工作。在硬件投入上，配置了计算机、复印机、扫描仪等相关设施。

在领导的支持下，为了进一步加强天津卷烟厂“十一五”技术改造项目档案管理工作，特邀天津市档案咨询服务中心协助搞好项目档案管理工作，帮助我厂编制天津卷烟厂“十一五”技术改造项目文书、基建、设备档案和录入电子目录、培训工作等工作，使我厂项目档案管理工作有了专业化、规范化的保障。

3、做好项目档案管理的培训工作。天津卷烟厂“十一五”技术改造项目的管理人员，多数为第一次搞项目，缺乏对项目和项目档案管理的认识。为此，我厂在项目启动以后，就着手“十一五”技术改造项目档案管理的培训工作。首先，组织全体技术改造人员学习《天津市重点项目档案管理办法》，聘请天津市档案管理服务咨询中心的专家分别对全体参与技术改造项目的管理人员和技术改造各条线的兼职档案员进行了专业培训。通过培训，使大家了解和认识了工程建设项目的档案管理重要性，掌握了天津市有关建设项目档案管理的相关政策和相关档案搜集、保管、整理的必要知识。

4、规范项目档案的收集、整理、归档等各环节工作。天津卷烟厂“十一五”技术改造项目档案的归档工作，一方面我们严格按照《天津市重点项目档案管理办法》做好各环节的管理工作，明确从项目立项、设计施工至竣工验收、投产使用等全过程形成的各种载体的全部资料纳入归档范围。另一方面，按照《天津卷烟厂标准档案管理实施细则—文书档案》、《天津卷烟厂标准档案管理实施细则 —科技档案》的要求，对项目实施过程形成的合同、会议纪要、简报、计划总结、设备图纸以及图片、录像进行整理归档。还注重了项目前期文件材料、技改合同等相关文件材料的收集，保证了项目档案的完整。

在具体工作中，我们实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的项目档案管理机制，档案管理人员也介入技术改造的全过程。档案人员不仅仅熟悉档案，还要跟踪技改工程的工作进度。为此，我们规定重大的招投标会议、每周的技改例会档案人员都要参加。项目前期，我们严格按照《上海烟草（集团）公司天津卷烟厂“十一五”技术改造各阶段建筑工程文件归档范围》进行。在文件形成后，事先与办件人员联系，事后根据形成的文件催办归档，保证了档案归档的及时完整。

5、加强档案现代化建设，实现计算机管理。随着社会信息化及电子政务的实施，档案必将实现现代化管理，就是要把以前形成的和今后将要形成的全部档案的文件级目录和相当比例的文件内容电子化，实现档案信息资源的共享。天津卷烟厂“十一五”技术改造项目建设工程档案的信息著录工作也与文字性档案等同步进行，初步实现了项目档案信息化管理，可以监督、规范平常工程资料的形成、收集、整理工作。保证形成的纸质档案与著录的电子信息保持一致，保证项目档案的准确性。项目前期，我们完成了所有档案的电子目录，并对相对比例的文件进行了扫描。

二、今后加强项目档案管理的措施

材料归档不全问题仍然存在。从目前技改档案室保存的档案资料来看，归档不全的问题依然存在。缺少一小部份文件的原件和部分文件的申报文件，目前已按范围，分类总结归纳出所缺失原件的文件和申报文件，进行追溯工作。传统的管理方式占主导地位。传统的管理项目档案是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由手工操作和管理，这样工作量大，效率较低。工作人员对档案管理知识相对缺乏，影响了资料管理的进度。

面对以上问题，在以后的资料整理管理上，我们将不断加强和改进管理办法。

1、提高档案管理的科学性。在以后的工作中，我们将继续严格按照项目档案管理的标准、规定进行档案管理工作，多学习借鉴其他建设单位的经验，取长补短，提高自身的项目档案管理水平；针对项目档案及时性、长期性的特点，平常工作中认真抓住重点环节，减少失误，及时、准确地收集资料。

2、由于天津卷烟厂“十一五”技术改造项目从项目批复至试生产过程时间将持续三年，所以在以后的工作中，档案人员将按制度及时督促检查，并对各种文件进行阶段性整理。

3、树立靠前服务意识，强化档案的服务职能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。为“十一五”技术改造项目做好服务工作。

4、更好地利用电子化系统，使档案资料更加完善。目前，我们已经初步实现了项目档案信息化管理，可以监督、规范平常工程资料的形成、收集、整理工作。保证形成的纸质档案与著录的电子信息保持一致，保证项目档案的准确性。以后，我们会更充分的利用电子资源，将文件扫描进入电脑，更方便地进行档案管理工作，改变传统的管理方式，提高效率，更好地服务。

我们坚信在（集团）公司、厂领导的关心指导下，在有关部门的积极配合下，档案工作不仅会成为领导和各部门的参谋助手，同时也会对提高“十一五”技术改造项目效率和工作质量有很大的帮助。