档案安全_重要档案安全

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一是档案安全教育，二是档案安全管理规定

树立保障档案安全的责任意识。保障档案安全,是档案部门的基本任务和应尽之责。因此,档案部门和档案工作者要掌握信息安全及档案管理的规定和知识，促使各级档案工作者树立档案安全意识和 “安全人人有责”的思想，确保将档案安全放在档案工作的重要位置。建立完善的档案安全制度体系。档案部门应对档案安全情况进行认真分析,根据实际情况,参考《计算机信息系统安全保护条例》、《档案法》、《保密法》等法律法规，不断修订、充实档案实体与档案信息管理的工作程序，完善档案实体的安全保管、保密、利用制度。要严抓档案的入库和调借阅工作，在接收档案时除核准移交档案的数量和每份文件的页数，还要对每份文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、日期等进行核查，审核无误后方可办理交接手续。

强化电子档案信息安全管理。制定切实可行的网络系统管理制度，确定档案网络保护目标，设立档案信息系统的防火墙，加强对内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，严防文件在内部传输过程中被窃密。电子文件保真技术、保密技术、长期可读技术，对电子文件的安全管理至关重要，因此要大力开展电子文件的安全保护技术研究。做好电子档案安全备份。为了确保各种毁灭性灾害发生时档案不受到毁灭性损失，必须加强档案备份工作。对电子文件要进行全面备份；对有多套纸质档案的，要用多套纸质档案备份；只有一套纸质档案的，要制作成缩微胶卷或数字光盘；照片、录音、录像等档案，也要通过复制、转换为数字光盘等手段，进行备份，确保各级档案部门在发生毁灭性损失时，用备份档案避免或弥补档案损失。

档案工作者要树立良好的职业道德，坚持实事求是的态度，牢记以人为本、服务大众的根本目标；要有爱岗敬业精神，不断学习档案工作业务知识，熟练掌握档案工作各项技能和现代化管理技术，不断提升业务修养；要养成良好的业务素养，勇于探索，敢于创新，善于在工作中发现问题、分析问题、解决问题，以适应档案工作发展的时代要求。

合肥师范学院档案安全管理暂行规定

发布人： 发布时间：2008-09-1

5第一章 总则

第一条为确保我院档案资源安全，促进档案安全管理工作规范化、科学化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《安徽省档案安全管理暂行规定》等法律法规的规定，结合我院工作实际，制定本规定。

第二条各系、部门应加强对本单位档案安全工作的领导，建立健全档案安全管理台帐和各项规章制度，制定完善档案安全应急处置预案，为档案安全工作创造必要的物质条件。

第三条贯彻“预防为主，防治结合”的原则，切实做好学院综合室档

案库房内外部环境、档案保管保护设备设施、档案信息和网络的安全管理以及档案防火、防盗、防潮湿、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等方面工作，及时消除安全隐患。

第四条学院档案安全工作，由一把手负总责，分管领导直接负责，相关岗位人员各负其责，实行档案安全责任制。

第五条加强对档案安全工作的监管，实行档案安全定期检查制度、档案安全隐患整改工作跟踪督办制度、重大档案安全事故逐级上报制度和责任追究制度。

第二章学院档案库房安全管理

第六条档案库房面积应满足收集、保管、利用档案的需要。保管、存放档案的库房，不得兼作办公或其他用房。

第七条档案库房必须按照消防安全规定，配备足够数量并符合档案安全保管要求的灭火器材，档案保管人员应经过消防安全知识培训。

第八条档案库房应加装防盗门、防盗窗等可靠的安全防护设施。应配备温湿度测量、记录仪器和空调、去湿机等温湿度调控设备。库房温湿度可控制面积应达到100%，温度应控制在14—24℃（±2℃），相对湿度应控制在45—60%（±5℃）。

第九条档案库房照明宜选用白炽灯，不宜采用自然光源。对外窗户应配有窗帘、窗板等遮阳物体。

第十条档案库房应加密封门或过渡门，防止污染气体进入库房。应配有防虫、鼠、霉菌等有害生物的药品。

第十一条档案库房实行专人管理制度。库房管理人员负责库房门锁、档案箱柜钥匙保管、库藏档案管理和库房日常管理，离开库房应关好门窗、电器开关和库房电源开关。

第十二条进出档案库房实行许可制度和登记制度。非库房管理人员因工作需要进出库房应经过批准，无关人员禁止进入库房。

第十三条档案库房实行定期保洁制度，保持内部及周边环境整洁、卫生。严禁存放易燃、易爆物品和堆放杂物，禁止在库房及办公用房内吸烟或将食物、生活用品等无关物品带入库房及办公用房。

第十四条每周至少应进行一次档案库房及周边环境安全情况检查，发现问题应及时采取相应措施并汇报。

第三章档案保管保护设备设施安全管理

第十五条档案装具应符合《档案装具》（DA/T6—92）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705—88）、《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）等标准、规范的要求，特殊载体档案应使用专门的档案装具。

第十六条档案保管保护设备设施应确定专人负责管理，做到责任到

人。

第十七条消防器材、消防系统应定期检查，过期、报废消防器材应及时更换。

第十八条档案保管保护设备设施应按照操作规范要求安全使用，并定期校验，及时请专业人员检修、保养。

第四章档案实体安全管理

第十九条属于归档范围的文件材料应及时、完整、齐全归档，做到无积存零散文件。

第二十条档案在任何情况下均应避免阳光直射。

第二十一条对出现破损、字迹褪变、霉变等情况的受损档案应及时进行抢救、处置结果应记录在案。

第二十二条应确定专人负责档案提供利用工作，坚持利用登记制度，加强对提供利用过程中档案安全情况的监督和管理，确保档案实体在提供利用过程中的安全。

第二十三条应特别注意做好梅雨季节档案防潮工作和汛期档案安全

工作，确保档案不受潮和安全度汛。

第二十四条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

1、归档电子文件应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存；

2、归档载体应作防写处理，且避免擦、划、触摸记录涂层；

3、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

4、存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

第五章档案信息安全管理

第二十五条应按照国家有关保密和档案工作保密的规定，保守国家秘密，严格控制不应公开的档案信息。

第二十六条应确定专人负责计算机系统的管理工作，并设置计算机操作系统用户口令。

第二十七条计算机系统应安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版

本，做好防病毒工作。

第二十八条禁止在计算机上运行与工作业务无关的软件。

第二十九条信息载体（如硬盘等）损坏，必须拆除后放入待鉴定室专门保存。

第三十条保存档案数据的计算机外送修理时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做好计算机修理情况登记。外请人员来单位修理时，无论档案数据删除与否，计算机工作人员均应在场监督，同时做好笔记。

第三十一条应采取有效措施，加强管理，保证档案数据库和档案数据安全。

1、所有数据都应至少复制二套（双备份），并按规定异地保存。存储数据的载体按优先顺序为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘和硬磁盘，禁止用软磁盘作为数据长期保存的载体；

2、对重要的数据应进行加密，设置访问权限；

3、修改已存储的数据，应建立修改台账。

第三十二条档案数据信息需与公共信息网络联接的，必须通过安全保密审查。

第三十三条应加强对档案信息网络传输的管理，确保网络和使用过程中的信息安全。

档案信息网应与一切外网实行物理隔离，不应公开的档案信息一律不得上外网。

在因特网上或采用其他联网方式提供档案目录查询、全文浏览服务的，应采取稳妥的身份认证、权限控制、数据备份等安全防护措施。

第三十四条具有永久保存价值文本和图形形式的电子文件，必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。

第三十五条磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

第三十六条应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第六章附则

第三十七条本规定自公布之日起施行。

本网讯档案安全重如泰山，吉利区档案局采取四条措施不断强化档案安全意识，确保档案安全万无一失。

领导重视，强化档案安全意识。档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。该局对此高度重视，始终把档案利用安全工作作为档案馆工作的大事来抓，牢固树立档案利用服从档案安全的意识，实行安全领导负责制，并建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案安全工作落到实位，切实保障了档案安全工作的顺利开展。

规范操作，强化档案信息系统安全管理。随着电子文件档案管理系统的逐步推广，该局也逐步将计算机运用于档案管理工作中，2008年购买了一套档案管理系统软件。在软件管理上，该局建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，并严格执行保管制度，落实专人负责，做到规范操作软件，有序利用档案；在软件的技术利用上，该局设立了信息系统的防火墙，还不断完善档案信息系统安全管理制度，这样从技术要求和管理措施两方面就有效地保证了档案信息的安全管理。

严防泄密，强化档案人员岗位职责意识。该局认真贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的各项方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，切实加强全区人民的档案意识。

同时，该局依照相关法规，加强了对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使档案管理更趋合理化、规范化、科学化。制定并实施了有效的措施：一是加强对档案的保管、保密力度，严格执行《借阅规则》，做好保密工作，所有档案由专人集中管理，任何个人不得擅自借阅，凡涉及保密的文件资料，认真做好保管工作；二是要求档案人员认真做好档案的收集整理、入库上架工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；三是做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用；四是严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。

落实制度，提高档案安全保管能力。为了搞好档案安全管理工作，该局在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度，并按照各项规章制度的要求认真落实整改。一是由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；二是安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。三是对已配备设施，如档案柜、防盗门窗、电源电线等经常进行完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实好档案管理安全责任制。(陈向利)