外贸出口业务流程_外贸出口业务操作流程

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外贸出口业务流程

1.对外洽谈阶段（询盘—发盘—还盘—接受）。

1.1.洽谈时要弄清楚：产品的名称、材质、质量等级、规格型号、锌层或涂层的厚度，颜色、数量、卷重、内径、表面条件、用途，产品是否有特殊包装要求、交货期的要求、付款方式、产品的运输方式、运输条款以及客户以往和目前的供应商和产品使用情况等内容

1.2对于贸易材，除了与卖方洽谈好以上内容，同时需要与供应商按以上的内容条款一一锁定（另外，在交货期方面应该要为自己留10-15天的时间）。

1.3 所有的报价在收到询盘48个小时内发出（休假和周末不算）。

2签订合同。

2.1签订合同。贸易双方就报价达成意向后，需要书面确认。我方需要经过合同评审（参照《合同评审程序》，一般是特殊产品、外汇、贸易模式才经过合同评审，常规的合同不需要合同评审），合同会签后，合同一式两份由双方盖章生效，双方各保存一份。

2.2 在签订合同的同时，根据合同制作《客户订单需求表》，内容包括产品的名称、材质、规格型号、锌层或涂层的厚度，颜色、期望数量、期望卷重、内径、表面条件要求、用途，性能要求，期望船期，产品的运输方式和其他特殊要求等等，以及客户前期的供应商情况。

2.3 合同内容登记例会资料的《订单统计表》内。内容包括，签约日期，合同数量，具体规格，需求单状况，最迟交货，收证状况，出厂单价等。

2011级市场营销20116624辛浩明履约阶段。

3.1正本合同留底，复印一份制作跟单表。同时制作《电子跟单表》一份（内容包括客户名称，合同号，合同日期，产品名称，数量，金额，最后船期，信用证收证状况（或了L/C号码），船信息，出货状况，实际出货数量，提单日期，目的港，信用证交单的快递号码，信用证外交单的快递号码，备注。），《电子跟单表》每周给客户更新一次。

3.2 按合同要求严格跟催信用证或定金，要求客户必须得到我司确认信用证申请件后，方可开出正本信用证。（信用证中，业务员审核订单信息部分，其他由单证员负责审核）信用证收到后，补充跟单表信息。信用证分为光票信用证和跟单信用证两类，但最常用的还是跟单信用证，即附有指定单据的信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件，是银行信用。远期和即期信用证的选择，不一定即期的就好，要根据具体情况而定：如果做即期又对开证行信用或不符点担心则最好要求客户安排保兑，就成了“双保险”；做远期的话，银行都提供贴现的融资业务，不过要收取贴现率，目前一个月约是信用证金额的0.5%，如L/C 90Days则为1.5%，这个要在定合同的时候与客户协商好，需由客户承担。另外，要对正本信用证进行一一核对，看是否按信用证申请件的要求开出的信用证，如有不一样或者有新增加内容（容易产生不符点的），要尽快要求客户更改信用证。T/T付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至贵司指定的外汇银行账号内，有前、后T/T之分，“前、后”是相对于（排产或）船期来讲的开形式发票，要求按合同约定的时间内付定金。

3.3 下生产需求单，需求单主要核对如下内容：货物数量、货物品质、规格，技术要求、允许公差、包装（一般按厂家出口标准耐航包装）、出船期、用途等应按信用证（合同）的要求核实。其他需要参考《客户订单需求表》。如果定单比较紧急，可在收到信用证之前，先下预需求单，以备资源。

3.4.定期审单：每周三下午1：00开始把近期刚收到的信用证，需求单连同跟单表都审查一遍。主要审查的内容是跟单表信息填写是否完整，信用证基本

内容是否和合同相符，是否有一些特殊条款（如果有，要列出来写在跟单表上）；需求单是否与合同，信用证相符合。并将客户对于运输服务的要求填写在跟单表上，便于物流员定到合适的船。

3.5筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。及时反馈生产安排表，更新《电子跟单表》，反馈客户。如有异常，需及时通知客户，预估到可能影响信用证交期的，需提前通知修改信用证。

3.6备好货后，导出清单（遇到有未入库的货，需与产线复核最终生产数量，以免遗漏），核对规格，锌层，颜色，和数量公差，发给物流员配柜，组织出货。对于贸易材或者委外加工的产品，具体货物要拿到供应商的MTC和经过品控部门确认合格以后才能组织出货。

3.7 租船订舱。提前一周通知物流员货物预计生产完毕时间，物流员根据跟单表信息提前做出货计划（询价，比价，确定出货时间，和订仓等事宜）。可以根据货物的多少和卷的重量来决定装船方式，一般用集装箱装（20尺柜）和散装两种。集装箱的装箱有场内和场外（其他工厂或码头）两种。拿到S/O以后，第一时间交给业务员（或业务助理）。业务员收到S/O后，必须在船开前2个工作日通知客户，发送shipping docs（IV，PL，Shipment Advise）给客户，以便让客户提前买保险。

具体的订舱流程如下： 外贸业务下计划（一般有月计划，提前30-40天下达；周计划，提前7天下达）——向两家以上货代公司寻价——对比运价确定船名（船舶资料）船期、柜量、截关时间、截重时间——装箱——货柜返场——报关——船舶离港——跟踪到港。

对于合同规定之外的装箱、运输要求，需经过公司和客户双重确认后，方可执行。

3.8 报关。截关前两天制作好发票，装箱单，合同，核销单和报关委托书一起报关。CIF条件的开始投保；反馈报关单，确认海关放行。

3.9 制作单据补料。要求与客户在船开前对好各种补料（主要是B/L, CO或Form E等文件），并同时准备好其他信用证项下单据，如有保险、熏蒸证明需提前做好。具体做单需要注意事项，参考跟单表。

3.10 银行交单。提单必须在on board 日期五个工作日内做好，CO或Form E 必须在on board 日期三个工作日内做好，其他的发票，装箱单，受益人证明，装船通知等信用证单证要求的单据做好后，必须通过业务员及业务主管审核（在跟单表上签字确认审核）后方可向银行交单。银行审核交单后，向银行索要交单的快递号码，以跟新电子跟单表信息。

3.11 把信用证外单据邮寄给客户（一般为质保书，产地证，还有装船单据复印件一份）。

3.12后面进行货物跟踪（到岸时间和客户提货情况），和向客户催缴货款。业务员记录每一单在执行过程中出现的问题（单证、运输等方面）并总结客户的特殊要求或交易习惯，更新《客户订单需求表》。

3.13对于有质量异议投诉的定单，要在客户反馈质量异议（包括口头反馈）两个工作日内书面提交品控部门。要求品控部门在3个工作日内有一定的反馈（即使一时得不出结论，也需要他们回复他们所需要的时间，需要营销部门支持，甚至是需要客户支持的地方）。

3.14把报关单和核销单每月汇总和整理一次交财务，要求办理出口退税。

3.15 可每季度根据区域、产品、客户等项目，提炼服务要求特点，为客户提供周到的服务。特殊定单处理流程

客户询盘→市场营销部提出《销售需求单》→计划调度部和品控部负责受理和答复→回复可行（不可行则发送经部门经理审核的说明文件）→拟制复盘材料→部门审核和盖业务章→发送传真（邮件）复盘材料→客户确认定货意向→拟订合同→内部会签→传真合同→客户确认盖章回传→公司盖章→合同生效执行→合同履约和跟踪执行情况。

4.1特殊定单是指：常规库存中不包括的品种和规格、成本变动大的品种和规格、有特殊品质要求或者交货期有特殊要求的产品。

4.2特殊定单的评审要严格把握品质、成本和交货期。

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辛浩明