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外国语学院第十六届团委学生会
目 录
一、办公软件文档格式
………………………………………………3
（一）Word文档
（二）Excel表格
二、工作总结写作格式
………………………………………………3
三、工作计划写作格式
………………………………………………5 1.格式 ……………………………………………………………5 2.内容…………………………………………………………… 5 3.步骤…………………………………………………………… 5
四、策划书………………………………………………………………5
五、会议记录写作格式…………………………………………………6
六、通知的写作格式……………………………………………………7 1.标题 ……………………………………………………………7 2.称呼…………………………………………………………… 7 3.正文…………………………………………………………… 7 4.落款 ……………………………………………………………7 5.例文 ……………………………………………………………7
博学笃行
盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会
一、办公软件文档格式
（一）Word文档 1.标题
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一级标题：二号黑体（如有副标题，用三号楷体_GB2312），行距为固定值25磅，居中排版。二级标题：小二号黑体。三级标题：三号仿宋_GB2312加黑。文中小标题：三号楷体_GB2312。2.正文
正文字体大小采用4号仿宋_GB2312体字，行距为固定值25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。
标题下空1行，每自然段左空两个字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。所有标题独立成行，不加标点。3.附件
文件资料如有附件，在正文下空一行左空两个字用3号仿宋_GB2312字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。4.落款
凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用3号仿宋_GB2312字体字标识。5.页码
新形成的文件材料的页码标在页面底端（页脚）右侧。用4号半角Times New Roman体阿拉伯数码标识。
（二）Excel文档
博学笃行
盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会
1.表格名称
表头3号方正小标宋简体，对齐方式为垂直居中、水平居中，在Excel中可以选择字体大小为16磅。2.标题行
仿宋_GB2312体小四号字、加粗，在Excel中可以选择字体大小14磅，对齐方式为垂直居中、水平居中。表格分页时，标题行重复。3.表格中字体、字号等要求
仿宋_GB2312体小四号，在Excel中可以选择12磅，对齐方式为文字内容垂直居中。注意：
1、所有文件格式均存为兼容模式。Word：doc.Excel: xls.2、封面固定，封面无页眉页脚，且要单独保存
二、工作总结写作格式
（一）上交学生会的小型活动工作总结：
1、活动中的优点。
2、活动中存在的缺点。
3、改进活动的建议。
（二）大型活动或上交学校的活动总结：
1、标题
标题,即总结的名称。标明总结的单位,期限和性质。
2、正文
正文一般又分为三个部分:开头,主体和结尾。总结的开头要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注重简明扼要，文字不可过多。
3、主体博学笃行
盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会
这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特殊注重层次分明、条理清晰。
4、成绩和缺点
这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
5、经验和教训
做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。
三、工作计划写作格式
（一）格式
1．计划的名称。2．计划的具体要求。3．最后写订立计划的日期。
（二）内容
1．部门简介。2．部门活动。
3．部门建设（内部建设和对外交流）。
（三）步骤
1．认真学习团委老师、主席团有关决议。2．认真分析本部门的具体情况。
3．确定工作方针、工作任务、确定工作的具体步骤。4．确定预算克服的办法和措施。5.组织并分配力量，明确分工。博学笃行
盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会 6．全体成员讨论。
7．在实践中进一步修订、补充和完善计划。
四、策划书
(一)活动概况：
1．活动名称 2．活动背景 3．活动目的 4．活动形式 5．活动对象 6．举办单位
（二）活动策划
1、活动时间
2、活动地点
3、前期准备
4、活动流程
5、注意事项
6、应急方案
7、经费预算
8、附 件
五、会议记录写作格式
（一）格式
一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
博学笃行
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（二）基本要求
1．准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。2．详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。
3．忠实记录会议上的发言和有关动态。4．记录会议的结果。
（三）写作技巧
一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。
一快，即记得快。
二要，即择要而记。
三省，即在记录中正确使用省略法。
四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法
另外，会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。
六、通知的写作格式
通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。1．标题
写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”
2．称呼
写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)3．正文
另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写 清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。博学笃行
盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会
布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作
4、落款
分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。
5、例文：见附件。
外国语学院第十六届团委学生会
2013年10月13日
附件：关于召开迎新总结大会暨招新动员大会的通知
博学笃行
盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会
关于召开迎新总结大会暨招新动员大会的通知
为全面总结2013年迎新工作，表彰在迎新工作中涌现出来的优秀迎新志愿者；并动员2013级新生加入外国语学院第十六届团委学生会这个大家庭，为外院学生会不断注入新鲜血液，更好地为外院学生服务，学院决定召开2013年度迎新总结大会暨招新动员大会，现将具体事项通知如下：
1、大会时间：
2013年9月3日中午12:302、大会地点：
外语楼5013、大会内容：
对迎新期间的相关工作进行总结； 表彰优秀迎新志愿者；
动员2013级新生加入第十六届团委学生会这个大家庭，更好地为外院学生服务。
4、与会人员：
外国语学院第16届团委学生会全体成员，2013级各班辅导员与班委，迎新志愿者。
欢迎有意向加入外院团委学生会的新生到场参观！
外国语学院第十六届团委学生会
2013年9月2日
博学笃行
盛德日新
