文控员对于电子档案的管理_电子档案的安全与管理

文控员对于电子档案的管理由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“电子档案的安全与管理”。

电子档案的管理规定

一、建立电子档案的分大类管理

第一层：如01一阶文件；02二阶文件；03三阶文件；04受控表单；05外来文件等 第二层：在第一层的文件夹内建立各相关事业部，如五金事业部；转轴事业部；模切事业部。

第三层：在第二层的文件夹内建立各相关事业部内的部门文件夹，部门序号按文件受控号分类排序。

第四层：在第三层的各部门文件夹内分受控文件、作废文件及未生效文件；按文件编号分部门归类到相应的受控号分类排序存放到受控文件夹中。

二、对于电子档的收集

对于全公司各部门需文控中心进行分发的文件，向相关人员进行收集并存放到相应的文件夹内，特别是受控文件（含表单）。

三、电子档案的整理、检查

1.在日常管理工作中，对于受控文件夹中的文件根据实际情况，有作废的将电子档移到作废文件夹中；有新版文件的，将旧版文件移出到作废文件夹中，将新版受控文件电子档移到受控文件夹中；对于收集到的未发行受控的电子档文件移到未生效文件夹中，待书面文件受控后从未生产文件夹中移到受控文件夹中。

2.文控中心应定期检查电子档案与书面文件的符合性，可通过将体系文件的受控清单与书面文件及电子档案进行核对，确认无误将电子档文件夹标注出核对无误的日期。