如何解决集中采购中的7大难题_采购问题及解决方案

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向万科学习【如何解决集中采购中的7大难题】请借鉴

2014-07-1715万精英同在〉房地产经理人联盟

甲指乙供协议目录

通过各种形式的采购确定符合建筑效果、确保工程质量、满足工程进度、同时具有价格竞争优势、合作良好的材料、设备、部品、工程分包方面的资源供方，提升工程建设效益。

万科集团

采购管理过程要解决7方面的问题

（1）采购方式的选择？

（2）确定采购标的建筑效果、技术性能特性等方面的问题？（3）标的工程施工要求、采购标的的界面？（4）标的单位、数量及其计量、造价结算方 式？（5）资源供方搜寻、筛选、考察，确定投标入围单位？（6）选择、确定中标单位的标准、程序？（7）采购过程的组织？

1.采购方式的选择

A、招标（邀请招标、公开招标）

万科规定凡采购金额大于10万以上，且具有足够供方资源可供选择的标的，必须进行网上公开招标。（考虑工作量，保证入围单位质量，一般均采用邀请招标，3家以上，4-5家最为适宜）B、非招标方式 1）10万以下小额采购（需进行比价）

2）10万以上（a、能保证效果的供应资源不足，b、国有垄断——自来水、电力等）——免招标程序

【采购配套文件】

工程物资采购方式作业指引

1.目的规范采购方式。2.适用范围

用于工程的材料、设备及其相关的施工安装服务等的采购管理工作。3.术语和定义

3.1实时限价材料：由工程建设方指定材料品牌、品质、供应商，并要求工程总承包方限价采购的材料。

3.2战略合作采购：为保证品质、控制成本、提高效率而进行的采购，一般每种产品或服务确定1－2家长期战略合作伙伴，签署长期战略合作采购协议，协议期一般为1－2年，协议内规定相关产品和服务的范围及单价，还包括合同范本，在协议期内公司与战略合作采购的长期合作伙伴按照协议内的合同范本及单价签署采购合同。

3.3招投标采购：公司为保证品质、控制成本、通过招投标的方式进行的采购。3.4直接委托/议标采购：因市场垄断、行政专营项目等原因未能进行招投标的十万元以上的采购，其适用范围详见《工程物资免招标采购作业指引》。3.5小额采购：采购金额小于十万元（含十万元）的采购，有两家以上供方的应采用比价的方式，单一供应商可采用谈判方式。4.职责 4.1材料采供部

4.1.1负责按照《工程物资战略合作采购操作指引》选择采购长期合作伙伴，并签署战略合作采购协议。4.1.2负责所有的招投标采购。

4.1.3负责在满足《工程物资免招标采购作业指引》要求条件下办理的议标/直接委托采购。

4.1.4负责采购金额在十万元以下（含十万元）的小额采购。4.2成本控制部 4.4.1负责对实时限价材料进行核价。5.工作程序

5.1判断需要采购的产品与服务是否在战略合作采购的范围，如果在，则直接签署战略合作采购合同，如果战略合作采购的产品无法满足设计或营销的需要，则需在取得公司总经理书面审批同意后报材料采供部，方可自行招投标采购。5.2需要采购的产品与服务不在战略合作采购范围内，则判断采购金额是否大于五十万元，如果不大于五十万元，可通过小额采购方式进行；如果大于五十万元，原则上进行招投标采购。

5.3对于大于五十万元的采购，如果产品与服务属于行政专营、市场垄断或满足要求的供应商数量不足等原因无法满足招投标采购的，则按照《工程物资免招标采购作业指引》进行议标/直接委托采购。

5.4对于不适合甲方采购的材料、设备，采用实时限价方式进行，操作如下： 5.4.1 施工总包合同中明确的指定品牌、供应商但由乙方采购的材料或设备。5.4.2 施工过程中建设单位认为有必要强调材料的品质，并对价格、供应商加以限制的材料或设备。6.支持性文件

6.1.《工程集物资中采购作业指引》 6.2.《工程物资招标采购作业指引》 6.3.《工程物资免招标采购作业指引》 7.相关记录

免招标采购作业指引

1.目的明确免招标采购的操作方法，确保符合公司相关规定及采购工作的透明。2.适用范围

合同金额大于五十万元，而无法进行招投标的工程和材料采购。3.术语和定义

3.1.免招标采购：包括直接委托采购和议标采购两类。

3.2.直接委托采购：行政专营项目的采购、如供电、供水、供气、有线电视、电信工程等

3.3.议标采购：金额大于五十万元的采购，因以下原因无法进行招投标。a）产品性能要求突出或品质要求极高，市场中满足要求的的供应商不足三家，不能满足招标条件。

b）战略合作采购协议期满前一个月，供方提交续约申请，材料采供部组织完成履约评估，供方履约合格，经材料采供部对相应产品的市场价格、市场竞争、替代产品进行分析后，认为适宜续约的。4.职责

4.1.材料采供部

4.1.1.负责直接委托采购。4.1.2.负责议标采购。4.2.分管副总/总经理

4.2.1.负责批准所有直接委托/议标采购。5.工作程序

5.1.议标/直接委托采购的计划

5.1.1.材料采供部在编制公司工程采购计划时，对《工程物资采供控制表》已确定采用议标/直接委托采购方式的，应注明。5.2.直接委托采购审批

5.2.1.对于直接委托采购，由主办部门填写《工程物资采供合同（协议）审批表》，报公司分管副总/总经理批准,并在《工程物资采供合同（协议）审批表》中注明“直接委托”的采购方式。5.3.议标采购审批

5.3.1.所有属于本指引3.3条款要求范围的工程物资议标采购，供方必须来源于《工程物资合格供方名单》、《工程物资试用供方名单》，对于非《工程物资合格供方名单》、《工程物资试用供方名单》的工程供方，材料采供部应按照《工程物资供方资质审查作业指引》的要求对工程供方进行资质审查，不得与属于《工程物资不合格供方名单》的工程供方签约。

5.3.2.本作业指引中属3.3的议标采购，由材料采供部填写《工程物资免招标审批表》，报分管副总/总经理批准，并办理合同。6.支持性文件 7.相关记录

2.确定采购标的建筑效果、技术性能特性等方面的问题？ A、建筑效果——色彩、质感、形式、建筑功能（譬如铝合金门窗开启、空调配置）——设计管理部职责

万科在进行采购之前，会要求设计管理部提出明确的建筑效果要求，或提供样板；在设计管理部未能提出明确建筑效果，可提出由采购管理部提供一至两家配合单位（供应商），提供样品并与设计管理部共同研究探讨确定建筑效果；如确实需要，如铝合金门窗，可要求配合单位试制样品，供设计管理部确认。B、技术性能特性

技术性能特性——材质、材质的力学性能、化学性能、材质的加工处理等方面的属性。——采购管理部职责 【采购配套文件】

样板施工及样品制作审批作业指引

流程要素

流程目标：确保材料部品型号外观及施工质量满足公司要求。确保材料样品按照设计要求及时完成制作，审批封样过程严谨、高效。

1.目的 确保材料部品型号外观及施工质量满足公司要求。

确保材料样板/样品按照设计要求及时完成制作，审批封样过程严谨、高效。2.适用范围

涉及土建施工类、室内装修类、景观工程类、绿化工程类影响设计效果的所有材料部品（详见7.材料样品（样板）及审批权限分类表）。3.职责

3.1.材料采供部/工程管理部

3.1.1.按照《样板施工及样品制作审批流程表》要求制作样品。3.1.2.负责批准样品制作完成时间。3.1.3.选择样板/样品制作单位。3.1.4.负责样板/样品及时完成和整改。

3.1.5.负责办理样板/样品加工制作费的立项、结算和支付流程。3.2.设计管理部

3.2.1.填写《样板施工及样品制作审批流程表》。3.2.2.明确设计要求，提供图纸或照片。

3.2.3.组织设计管理部门对完成样板/样品审批封样。3.3.设计管理部经理 3.3.1.负责批准审批意见。3.3.2.负责批准封样意见。3.4.分管设计副总

3.5.1.负责批准须由总经理层审批的材料部品封样意见。4.工作程序

4.1.编制《样板施工及样品制作审批流程表》。

4.1.1.设计管理部在编制《样板施工及样品制作审批流程表》时，应以文字描述样板/样品技术要求，附图纸或照片。

4.1.2.材料采供部/工程管理部在材料采供部/工程管理部意见栏，填写完成时间。

4.1.3.材料采供部/工程管理部选定样板/样品制作单位。

4.1.4.样板/样品完成后，设计管理部组织设计人员对样板/样品评审并填写审批意见。4.2.封样

4.2.1.首次评审，满足设计要求的，由设计管理部经理审批封样意见。4.2.2.封样意见审批流转完成的《样板施工及样品制作审批流程表》交材料采供部/工程管理部存档，作为封样依据。

4.2.3.首次评审，不满足设计要求的，由设计管理部经理审批整改意见。4.2.4.首次评审，不满足设计要求的，由材料采供部/工程管理部在材料采供部/工程管理部意见栏中审批整改完成时间。

4.2.5.二次评审，满足设计要求的，由设计管理部经理审批封样意见。4.2.6.需经总经理层审批的，由设计管理部主办人填写审批意见一栏中是否需请总经理层审批，并交总经理层审批意见流转。5.样板/样品加工制作费

5.1.样板/样品加工制作费指代加工单位因加工样板/样品而发生的加工、制作、运输等所有费用。

5.2.材料采供部/工程管理部在委托合作单位加工样板/样品前，填写《零星工程委托单》。

5.3.材料采供部/工程管理部在样板/样品审批结束后填写《零星工程竣工验收单》及《工程结算审批表》。按照样板/样品制作难度可以支付制作单位申请费用的100％-150％。6.量产材料设备封样

6.1.如设计管理部要求采用量产材料设备，可由材料采供部或项目经理部直接填写《材料设备封样清单》。按照《材料样品（样板）及审批权限分类表》的审批权限要求，请设计管理部填写封样意见。

6.2.易混淆材料设备封样。《材料样品（样板）及审批权限分类表》备注栏以★号标注材料设备。必须做到型号与实物/照片齐备。且须要求供应商送样核对无误后方可准备批量供货。批量供货前，须填写送样标签。7.材料样品（样板）及审批权限分类表 3.标的工程施工要求、采购标的的界面？ A、工程施工要求

施工工艺，施工过程控制，施工管理等方面的要求。B、采购标的的界面 1）标段划分

2）采用分包、甲供、甲定乙供（譬如石材招标）3）工作界面的处理：总包单位对分包单位、供应 商如何管理；各自的工作边界；水电费的处理；给与分包 单位、供应商的工作面；工期要求等 解决（2）、（3）以后应整理完成的工作成果

1）对外的在招标文件中使用的——技术要求、技术标编制要求 2）对内的——技术标评审要点及其权值 【相关配套文件】

技术标书编制要求

技术标书应包含但不限于以下内容：

一、产品加工制作

1、加工制作工艺流程、主要加工设备清单：对工艺进行详细介绍。

2、防腐处理措施。

3、产品质量执行标准和承诺技术指标。

4、为配合入住后或施工过程中损坏维修，对型材、五金配件等材料做出的备料安排。

二、现场施工组织设计 1.编制说明及编制依据： 1.1.编制依据 1.2.编制说明 2.工程概况及特点： 2.1.总述 2.2.现场概况

2.3.本次投标的施工目标 2.4.招标工程概况 2.5.本工程的重点及难点 3.项目组织管理机构

3.1.项目经理（所有）及主要管理人员简介 3.2.以上人员相应资质的复印件 3.3.管理机构职责划分 4.现场安排

4.1.明确是否需要需方提供加工、仓库、住宿场地。5.施工进度计划及劳动力安排 5.1.施工段划分及施工程序 5.2.总工期及进度计划安排 5.3.工期保证措施 5.4.劳动力计划 6.施工机械设备

7.工程施工方案及技术措施要求（包括主要采用新技术、新工艺的说明）8.质量目标及保证措施： 8.1.防渗漏及防水措施 8.2.防止质量通病的措施 9.安全文明目标及保证措施 10.施工措施

10.1.相关单位协调配合措施

10.2.雨季、冬季施工及台风、炎热等气候条件下施工措施 10.3.成品、半成品保护措施 11.遇需方工期紧急应对措施

三、跨地区服务措施

1、产品供货安装前后的配合服务说明，包括：提供样品、选型配合、补货、施工指导、验收、保修等的配合服务及费用情况。

2、总部、各地区针对战略采购服务组织机构的设置情况。

3、协议及合同要求外，投标单位还可承诺的服务配合内容（该内容会作为评定标的依据之一）。

四、样窗

投标单位根据招标单位提供的图纸制作样窗。说明：

一、以上内容须制成明标一份，统一用A4纸简单装订。

另外，请投标单位，单独就铝合金门窗年经营业绩汇总列表，示范表格见下表。

4.标的单位、数量及其计量、造价结算方式？

在万科，此部分工作内容，会形成一个招标文件的一个分项文件——经济标编制要求

很显然的一个事情，经济标编制要求的编写是在技术要求及技术标编制要求完成的基础上进行，只有明确了采用了怎样的产品，工作界面，工作范围，经济标编制要求才有的放矢。另外，经济标评审标准（一般情况下）

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5）资源供方搜寻、筛选、考察，确定投标入围单位？ 1）资源供方的搜寻：

门户开放原则——公司内部任何部门、任何人员都可以向采购管理部推荐适合在公司项目中合作的工程单位、分包单位、供应商。2）筛选——资质预审文件预审合格，进入考察程序 3）考察

在万科中，对供应商、分包单位有如下分级： A、试用供方（考察通过）

B、合格供应商（在项目中有过合作，并经工程管理部考核合格）C、优秀供应商（在项目中有过合作，并经工程管理部考核优秀）D、战略供应商

6）选择、确定中标单位的标准、程序

A、选择确定中标单位的标准 万科书面的准则：综合评分最高者 万科实际操作的结果：经评审的合理最低价 为何呢？ 1）标书评审表

2）实际操作上，只允许邀请最低价、次低价进行询标

3）为了保证万科在合作单位中的形象、以及其上市公司符合审计的要求 4）其产品定位，而非精品定位 B、程序

1）采购管理部根据收集、整理投标文件

2）将技术标分发给项目经理部、工程管理部、设计管理部；经济标发送给成本管理部。

3）采购管理部、项目经理部、工程管理部、设计管理部对技术标进行评审并打分；成本管理部作经济标分析。4）选择单位进行约谈。5）汇总、会签标书评审表

6）填写定标意见，请招投标领导小组会签。7）发布中标通知书 7）采购过程的组织？ A、项目采购策划阶段

1）项目经理部（工程管理部）编制项目节点控制计划 2）采购管理部根据项目采购控制表 B、采购管理作业程序指引 2）采购工作流程表

3）对外程序中的招标文件由采购管理部编写

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