秘书考试会议管理(学生资料)_秘书考试复习资料

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会议管理（中级）复习要点 第一节

会议的涵义

是指有组织有领导地商议事情的集会。会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。工作人员等）会议组织、会议主题等。

第二节

会议组织工作基本程序

会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。

一、会前工作

充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容：

（一）拟订会议计划

（二）制定会议预案 会议预案中应明确下列内容：

1、会议名称

2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想 3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。

（1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。

（2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。

（3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。（4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；

（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人员。这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

5．会议工作班子及其职责分工。在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3）组织组，负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。4）宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。（5）后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫组，负责重要会议的安全与保密工作。

6、编制会议预算方案

会议的经费预算主要包括以下内容：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支

7．选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数。内容、会场容量等情况综合考虑。8．会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。

（三）准备会议文件

规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。文件材料不宜过多过长，通常应事先印发到与会者手中，重要文件还要登记和回收。会议文件的发出方法：P23  提前发出（内容重要的，可派专人递送或用传真、特快专递送达）；  签到时发出（尽可能在与会者签到时分发）；

 会中发出（所发文件或资料，若需要收退的，应在文件的右上角写上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）；  现场发出

会议文件资料准备、发放 P32 ①准备要求：提前准备、完整齐备、留有备份。

②发放方法：使用文件袋，编号登记，附清退目录，适时适量，专人发放。

（四）发送会议通知

会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点、开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带的材料和其他要求等内容。

发送会议通知注意事项

①发送的三种方式：传达（口头、电话、告示）、发送（书面，直接送达）、邮寄（普通邮件、电子邮件）。

②会议通知送达应落实（明确发送对象，回复确认，邮寄检查认真)

一些重要的会议通知，有时因组织渠道不畅、传递方式不当，或其他因素的干扰，使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复电子邮件确认等方式检查通知发送是否落实。

如果是书面会议通知，则地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要漏装、错装或漏寄，通知的信封应醒目标出“会议通知”字样。

③会议通知的组成：通知文本、附件材料（议程、日程、入场券、座次表、交通路线等）、会议回执。

④会议通知的几种格式

（五）布置会场

大多数企业、单位都有自己的内部会议室，这就减少了租用外部场地和设施的费用。内部会议室多适合内部会议和活动。会场的整体格局要根据会议的性质和形式，努力创造出和谐的会议气氛。

1、大中型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用大小方形、半圆形的形式，以突出主持人和发言人。

2、大中型会场可采用方拱形、半月形、椭圆形、回子形、T字形和圆形等形式。这些形式可以使人员坐得比较紧凑，便于辩论与发言。注意：①提前安排落实（布置、检查）； ②调配使用得当；

③按照会议议程调整到位。

（六）排列座次

座次包括主席台座次和其他与会者座次。

主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列

主席台的座次安排：

（1）按职务的高低和选举的结果安排。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。（2）会议主持人的座位。为了工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）应事先将主席台座次的编排编制成表，经审核后张贴或在证件上标明（4）放置姓名台签

（七）编组

编组的方法有按地区编组、按专业编组、按职务职称层次编组等。

（八）制发名册和证件

（九）编制会议手册

（十）会前检查

相关知识：

1、会议接站、报到、签到和引领工作 ①统一指挥、提前安排； ②接站标识明显，人员安排到位； ③签到登记、资料准备齐全； ④引领礼仪规范。

2、会议议程与日程

①会议议程是会议议题的细化，会议内容的具体体现，会议内容的系统化（用序号列出）。②会议议程是管理性文件，帮助管理和控制会议进程。③会议日程是会议议程在时间上的具体的安排和分配。

3、会议议程的制定方法 ①按规定要求、习惯顺序安排； ②同类性质问题集中安排； ③重要和保密性强的问题安排在后。

4、会议日程表的设计（时间、地点、人员的安排）①要点和式样（P6—8)②时间安排要适时高效；

③日程安排与会议议程吻合；④主管领导审核后实施。

5、会议议题的作用

（1）准确具体地体现会议目标，为会议目标服务；

（2）引导和制约会议的发言

6、会议议题的审核

P9（1）“一支笔”原则（2）唯一性原则（3）计划原则（4）可行原则

7、选择会议地点（综合考虑各种因素选择，考虑全面、有备无患）①交通便利（远近适当，距离上司和与会者工作地点较近）；

②大小适宜（与会议规模符合）；

③设施齐备（设备、设施以及停车能够满足会议需要）； ④环境良好（适合会议气氛和相应要求）；

⑤经济适用（能够满足统筹节约需要）。

8、布置会场和安排座次 主席台的座次安排

 按职务的高低和选举的结果安排  会议主持人的座位

 应事先将主席台座次的编排编制成表，经审核后张贴或在证件上标明  放置姓名台签 场内其他人员的座次安排

 会场座位布局摆放的形式：P18-19

大小方型、半圆型、方拱型、半月型、椭圆型、圆形、长方形、T字型等

 小型会场内座位的安排  中大型会场内座位的安排

横排法、竖排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会者顺利入座。（2）在一些表彰、总结类型的会议上，应将被表彰、受奖励对象或其他代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。（3）如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人与主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之，为下座。

9、会议信息的发布

10、安排会议礼仪服务

P18-1911、检查会议视听设备

二、会中工作

（一）基本工作程序

1、签到

2、接待

3、会议记录

4、编写会议简报

5、会间调度

6、组织选举工作

7、安排会间生活

（二）相关知识

1、会议记录：

①记录准备：笔、纸，录音设施，文件资料，座次表。

②记录内容：会议概况，与会人员，会议过程，签名（主持人、记录人）。

2、会议中的信息沟通

①信息收集：全面收集，掌握一手资料，注重分析提炼，注重实效、反馈。

②对外宣传：处理好媒体关系，内外有别（保密），综合考虑原则（对象、时效、费用），随时收集反馈报道（供领导参考），准备及提供宣传资料。信息传递的方式：

口头、影像、电子系统传递、专人传递

3、会议值班与保密工作

会议值班工作内容：①收集、传递会议信息；②控制、保证会议安全；③及时联络、请示；④安排应急、维修；⑤保证信息畅通；⑥协调交通、后勤服务。会议保密工作：

①重要人员安全保卫；②重要文件保密；③会场驻地保卫；④会议设施用品保卫； ⑤私人贵重物品保卫。

4、接待新闻媒体 P46 基本原则：实事求是、注意保密、信息要审定、全面周到、传递的方式和信息要选择、为领导提供及时的信息、为媒体沟通会提供必须的信息资料

工作内容：A、新闻稿件经审阅后向媒体发送

B、邀请记者驻会随访，发布消息

C、结束时召开记者报告会，回答提问

三、会后工作

（一）基本工作程序

 清理会议文件、离会与送别、撰写会议纪要、会议工作总结

（二）相关知识

1、收集整理会议文件资料

①小型会议：统一收集，个别收集。

②大型会议：统一制发清退目录，与会者和工作人员分别收退。

2、会议资料归档

①收集文件：确定范围，选择渠道，运用不同方法收集； ②整理区分,立卷归档（会议过程中的整套材料）；

③工作要求：责任落实，严格登记，注意保密、严格制度。需要收集的会议文件资料：P69 1）会前准备并分发的文件 2）会议期间的文件 3）会后产生的文件

会议文件立卷的基本原则：

“一会一案”

会议文件立卷的方法：编制案卷目录、以文件的特征立卷 会议文件立卷的工作程序

见P72-74 会议文件立卷的要求：每份文件应保存3份，即一份原稿、两份印稿

3、会议记要

种类：办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要 内容：①会议情况简述

②对会议主要精神的阐发 拟写要求：实事求是、内容集中、条理清楚 注意事项：

⑴绝密级会议纪要只印发与会领导

⑵一般级会议纪要可印发与会人员

⑶有的保密性强的可以发决办通知

决办通知与会议纪要均需标明秘级、进行编号

4、整理会议室

①整理物品、用具；②清理会议文件、遗留物品用品； ③恢复备用状态。

5、安排返程

①安排原则：及早、合理安排；②提前登记订票；③充分尊重意愿；④先难后易地解决；⑤安排提醒送站。

6、会议经费结算

①收款方法：提前通知，确定交款时间，准备票据，特殊情况协商处理。

②付款方式。（P82 表）

会议工作的要求

准备要充分；组织要严密；服务要周到；安全要保证。

7、宴请活动准备

①邀请准备：列出宾客名单，确定宴请规格；

②确定宴请时间，场所；

③制发请柬：制作和发出正式请柬；

④定餐：定好菜单、菜品（根据宴请规格，主宾情况，了解和考虑特殊习惯、要求）。宴请的桌次、座次排定：①事先安排好桌次与座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高远低；

③安排座次：主人上座，主宾在右，（主宾夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人员与客人交叉安排，译员在主宾右侧。

宴请程序和礼仪

①宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

②宴请礼仪：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夹菜，勿打断谈话，交谈询问话题适宜。