公文写作管理规范范本_公文写作格式要求范本

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公文写作管理规范

一、目 的为使公司的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，特制定本规范。

二、适用范围

全体员工。

三、职责权限

1.总经办负责公司公文处理和指导各部门公文处理工作。2.公文起草部门需按照此办法进行相关行文和呈报。3.行政部负责公司公文的最终归档、管理及销毁工作。

四、内容

1.公文种类及适用范围

公司公文（包括传真、电子邮件）是公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作、维持本公司正常运转不可缺少的重要工具。公司公文一经发出，对公司而言即具有相应的法律效力。这种效力表现为要受到公文内容的约束。种类主要包括：通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。1.1 通知 1.1.1 定义

是发布规章制度，批转所属部门的公文；转发上级和不相隶属部门的公文；传达要求所属部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免和聘用人员使用的公文。各部门提交的通知按公司统一制定的模版详见《通知模版》。1.1.2 种类

可细分为发布性通知、知照性通知、告知性通知、颁发性通知、转发性通知、指示性通知、批示性通知、批转性通知、事项性通知、任免性通知、紧急性通知等。1.1.3 适用范围

通知一般属于下行文。只有需要同级单位元或不相隶属单位知道或参与的事项时使用的通知才属平行文。1.2 通报 1.2.1 定义

是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况所使用的公文。1.2.2 种类

1.5 批复 1.5.1 定义

是用于批准所属部门请示重要事项的公文。如不同意则使用“复函”。1.5.2 种类

批复包括指示性批复、决定性批复、解答性批复、表态性批复、规定性批复、资助性批复、法律性批复、转发性批复等。1.5.3 适用范围

属于下行文，是专门用来答复下级部门的请示。批复的主送、行文对象就是发出请示的下级部门。有时也抄送给少数有关部门。以批复的形式答复的请示事项，一般是比较重要但涉及面不是很广的事项。如事项意义重大，涉及面广，可采用通知等其它文种形式进行。1.6 意见 1.6.1 定义

适用于对重要问题提出见解和处理方法。1.6.2 种类

意见可分为直发性意见、请批性意见、指导性意见、建设性意见、计划性意见等。1.6.3 适用范围

可用于上行文、下行文和平行文，既有报请性又有指挥性。其作为上行文，类似于请示，可向上级汇报提出对某个重要问题的见解和处理意见，但其适用范围没请示广泛，只限于对重要问题提出见解和处理办法。意见作为下行文，类似于指示，可对下级部门布置工作，明确处理问题的办法。指示只提出原则和要求，具有方向性，而意见提出具体的处理办法，具有可操作性。

意见的适用主要有三种情况： a.对重要事项提出指导性的见解； b.对一个阶段的工作提出原则性要求；

c.对带有全局性的问题提出处理办法和政策性措施。1.7 函 1.7.1 定义

是不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时使用的文种。答复所属部门一般审批事项的请示可以用“复函”。1.7.2 种类

a.按性质分，分为公函和便函； b.按发文的目的分，分为发函和复函；

c.按内容分，分为申请函、审批函、答复函、询问函、告知函、商洽函、催办函等。1.7.3 适用范围

3.5 报送上级的檔、送同级部门的函件、下发所属部门的重要性文件、转发文件、专题会议纪要等应以公司的发文代字行文。

3.6 总经办办公会应发相应文头名称的会议纪要。

3.7 公司领导主持的专题会议以公司名义发专题会议纪要；公司领导讲话以工作情况通报形式印发，或以公司新闻形式在“XXX”发布。3.8 一般会议通知不编正式文号。

3.9 因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的部门。向下级部门的重要行文，可同时抄送直接上级部门。3.10 同级部门、合作伙伴可以联合行文。公司和下属部门不得联合行文。联合行文用主办部门的发文字号，发文部门主办部门在前，联合行文部门均要加盖公章。3.11 凡对政府及其它上级部门行文，原则由公司报送，所属部门不得越级直接报送，且不能将下属部门的请示以转报形式报总经办。

3.12 凡主送总经办的请示、报告，一律用正式檔送交总经办秘书组按公文运转规定处理。除领导直接交办或特殊交办的事项外，不能将报送的檔直接送公司领导个人或其它职能部门。3.13 请示、报告要分开，请示问题应一文一事，不要一文数事，更不要把请示的问题夹在报告、纪要、简报等其它文种中。请示的公文应一文一事；一般只写一个主送部门，对如需同时送其它部门，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或主管部门审批的同时，可抄送有关部门。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。

3.14 向上级部门行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。4.公文格式

公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

4.1 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的檔可标明“秘密”。

4.2 紧急档应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

4.3 发文部门标识应由发文部门全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。4.4 发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办部门发文字号。4.5 上报的请示，必须有部门领导人确认。

4.6 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中除法规性檔使用书名号外，一般不用0标点符号。

4.7 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

4.8 除会议纪要、通知外，其它公文须加盖印章。联合上报公文，可由主办部门加盖印章；联合下发公文，联合发文部门都加盖印章。

5.3 翻印

上级部门标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经董办批准，可以翻印，翻印件同正式檔一样管理。翻印时，要注明翻印部门、时间、份数和印发范围。6.公文归档

6.1 公文办毕后，应及时将公文定稿、正本和有关材料进行整理归档。个人不得保存应当归档的公文。6.2 联合办理的公文，原件由主办部门整理归档，其它部门保存复制件或其它形式的公文副本。6.3 在XXX上发布的公文，由发布部门先行归档保管，再在规定的时间转交行政部进行统一管理。6.4 具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质档。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质档一并归档。

6.5 公文复制作为正式檔使用时，应加盖公司公章鲜章并由复制部门第一负责人签字确认，视同正式文件妥善保管。7.公文管理

7.1 没有存查价值和不归档的公文，经过签定和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记。7.2 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。7.3 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别登记造册，并经总经理批准，可以销毁。

7.4 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

7.5 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政部。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

五、附则

1.如有员工未经许可擅自将公司相关公文泄露给第三方，按违反公司保密协议相关规定处理； 2.行文不按此办法执行的，总经办秘书组可不做檔呈送处理，由此导致的工作延误由公文起草部门自行负责；

3.本办法由行政部负责解释，本办法自颁布之日起生效。

六、附件

1.《会议纪要模版》 2.《通知模版》 3.《请示模版》