投资银行部档案管理办法_部门档案管理办法

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投资银行总部档案管理办法

第一章 总则 第一条 为加强证券承销业务管理，建立健全各条线业务档案，根据监管要求和公司制度相关规定、结合部门的运作情况，特制定本办法。第二条 投资银行总部档案是指部门在日常各项工作中形成，并具有参考价值，分类集中保管的文件材料。第三条 档案管理工作的基本原则：统一管理，分类集中；维护档案的完整与安全；服务于本部门各项工作的查阅和使用。第四条 本办法为档案管理的最低要求，应根据实际情况建立健全档案管理工作。第五条 档案的保存期应当按照相关规定保存五至十年。监管机关对档案保管有更长保存年限规定的，从其规定。第二章 归档范围 第六条 部门档案分为文书档案、业务档案两大类。第七条 文书档案的归档范围：

1、来文：公司转发或下发的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等；有关部门颁发的文件、材料和公函；公司内部各平行部门的业务情况交流、工作简报、工作总结等；

2、发文：向公司或证券监管机构的报告、请示、重要公函等； 1

3、会议材料：部门办公会议、业务会议的会议纪录、会议纪要以及其他会议资料；

4、其他需要立卷归档的材料等； 第八条 业务档案的归档范围：

1、公司对外签订的协议书、合同等；

2、尽职调查工作底稿、立项文件、内核文件、申报材料及反馈意见、发行上市文件、对外协议等证券发行承销项目文件；

3、其他重要文件。第三章 归档办法与档案要求 第九条 投资银行总部综合管理部安排专人负责档案保管。第十条 文书档案需在年度结束后一个月内进行整理归档；业务档案需要在项目每一阶段工作完成后及时整理工作底稿，并于项目结束后一个月内对工作底稿进行统一移交归档。第十一条 档案应保管于指定的固定场所，档案保管场所须符合档案保管的物理条件，具有防灾防火措施。第十二条 档案材料既包括纸质文件，也可以包括光盘、移动硬盘、音像制品等非纸质文件。重要文件、协议、有签字盖章的文件，以及客户提供的说明函、承诺函、原始记录等实证文件必须是纸质文件。第十三条 业务档案应当以项目为单位设置，并建立完整的项目档案目录。第十四条 相关经办人应及时主动向档案管理员提交各类档案2 资料，档案管理员在审核后明确资料完整性，如有缺漏可向经办人提出补充需求。第十五条 投资银行总部更换档案管理人员必须办理详细移交手续。一经正式移交，责任由接任的档案管理人员承担。第四章 档案借阅程序 第十六条 投资银行总部临时借阅已归档文件必须经部门相关负责人同意后办理登记借阅手续。资料借阅时间一般不应超过一周。管理员应定时对资料借阅情况进行清查，及时收回有关档案资料。第十七条 公司相关部门、监管机构等需查阅有关文件时，各部门应予以积极配合并办理相关登记借阅手续。第五章 附 则

第十八条 本规则由投资银行总部负责解释和修订。第十九条 本规则自公布之日起施行。

档案登记簿

档案管理员 借阅人签字 负责人签字 归还时间 签字 归档人签字 序号 文件名称 借阅时间 4