接待员工作交接_接待员工作说明书

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接待员工作交接明细

接待员主要工作分三部分：会议接待、接待用餐、总裁办公室绿植维护与日常服务。

会议接待的一般流程

一、会前准备阶段

1、接到上级会议接待通知后，与会议负责人取得联系，了解与会人员的相关资

料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行；

2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规模适时选择会议场地，并

对会场的各项设施进行认真检查；

3、重要会议的召开，应提前做好必要的准备工作，并测试电脑、投影仪、话筒、音箱等设备是否能正常使用（根据会议要求确定是否准备白板、激光笔及翻页笔等）；

4、会场招待的水果及饮品要在前一天准备好，并按照与会人员数量及会议规模进行合理购买；

5、参照与会人员的名单制作桌牌，注意文字大小适当，清楚易识，纸张裁剪规格；

6、烧水、泡茶。

二、会议落实阶段

1、会场布置具体如下：①负责制作LED欢迎屏，“热烈欢迎XXX莅临指导”，要求简洁明了；②会议话筒及音箱开启（话筒更换新电池）；③会场应庄重、整洁、舒适、合理调节温度，并检测灯光可视度；④场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉。⑤会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位；⑥每个座位的桌面上应配备公司公用信签纸一张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小瓶矿泉水一瓶及桌牌一个，将洗净的水果放置在果盘中，将果盘和纸巾盒摆放妥当（水果盘内配备一张湿巾），并准备茶水待客（总裁有专用水杯）；⑦检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。

三、会议实施阶段

1、楼下引领领导进入会场；

2、领导就座，上茶水（开会时茶水需在20分钟左右加一次水，如遇特殊情况需特殊处理）；

3、保持会议秩序，禁止无关人员随意入场；

4、开会期间应时刻关注会议室的温度，随时调节，以保证会议在舒适环境下顺利进行。

四、会议结束阶段

1、引领领导退席，送其离开（总裁走前联系张爽准备车）；

2、在会议结束后应立即将会议室收拾好。①将所有桌牌整理好收入柜子；②将杯子以及水果盘刷洗干净收入柜子；③将会议文件及会议议程收起，如有干净且没用过的纸单独收好，以便下次再用；④确保投影仪、LED屏以及空调关闭；⑤将会议室椅子摆放整齐；⑥将水果收下后，如有没吃完的水果依旧完好，应立即收入冰箱以备下次使用。接待用餐基本流程

1、准确掌握信息。①对来宾的人数、级别、时间、餐饮禁忌等做好确认，及时报告，及时通知餐饮方，对用餐标准、菜品安排都要及时沟通联系；②提前一天对菜单进行审核、修改，并在订餐前向领导发送菜单审定，要求符合宾主双方的口味；

2、做好餐前准备。①提前到用餐地点检查落实情况，人数多、规模大的重要接待要提前制作和发放桌次安排表；②现场检查。提前到达现场检查餐饮准备和房间情况，检查座位、餐具摆放、室温控制、卫生间等准备情况；③领导提前到场的，需安排茶水服务；④开餐前半小时需准备凉菜、酒水等。

3、做好就餐过程服务。①开餐后，在随时掌控用餐进度，做好跟进服务。进餐过程中领导对餐饮及接待工作中的有关要求及时处理和应变落实；②一般情况下开餐40分钟上主食；③在整个就餐中应与主方领导保持视线畅通，以便随时传达信息。

4、送行。①用餐过程中提前了解领导车辆停靠地点，待主食结束后通知领导司机在外等候；②到餐厅门外送别客人，同时巡视是否有客人遗留物品等；③要清楚领导坐车位置，以便给领导开车门。总裁办公室绿植维护与日常服务

1、办公室及花厅绿枝每星期浇一次水，定期修剪，喷水；

2、发现干枯绿植，及时购置新品；

3、总裁到来前30分钟，将香罐点燃，并将茶水泡好，准备些总裁喜爱的水果及干果等。