保安大队办公室工作作业指导书_保安岗位作业指导书
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保安大队办公室工作作业指导书
1.0目的和适用范围 1.1目的规范保安大队日常管理工作，保证各项工作任务的顺利完成。1.2适用范围
适用于保安大队日常管理工作。2.0职责、权限 2.1办公室
在总公司相关部门业务指导和保安大队长、副大队长领导下进行工作: 2.1.1在总公司相关部门的指导下，组织、协调所属分队的工作，为保安大队长、副大队长决策提供依据。
2.1.2负责会议的筹备和组织，检查监督各分队对会议决议的贯彻落实； 组织、督促各部门抓好员工的培训，负责员工的思想教育工作。
2.1.3负责文件资料的收发、承办和管理工作；负责办公用品及办公设备的检验、使用、保管和维护。
2.1.4负责经营承包核算、劳动考勤、工资报领、发放和员工劳动纪律的监督检查及内部考核情况汇总工作。
2.1.5负责宣传物业管理政策、法规及小区各项管理规定，做好接待和信访工作。
2.1.6负责保安人员的首次面试工作。2.1.7负责大队各项后勤保障工作。
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2.2办公室主任
在保安大队长、副大队长领导下进行工作：
2.2.1负责协调所属单位的工作，及时了解掌握情况，为大队长决策提供依据。
2.2.2负责各类文件、资料的起草、控制及文稿的审核，做好月工作总结，并负责本单位人员调整、物料消耗及核算报表的审核。
2.2.3负责筹备、组织大队日常工作会议，并对会议决议的落实情况进行监督。
2.2.4负责各分队的内务卫生、工作纪律、工作秩序及内部考核情况检查汇总。
2.2.5负责对外宣传、接待、信访和征询业主意见工作。
2.2.6负责保安人员的首次面试工作。负责督促各分队进行业务培训，适时做好大队人员的思想教育工作。
2.2.7做好保安执勤、生活保障及机动车的管理工作。2.3文秘、劳资员
2.3.1负责文件、资料的收发、打印，并协助主任起草一般性文件。2.3.2负责文件及内业资料的整理及保管工作。2.3.3负责办公室设备的日常保养及维护工作。2.3.4负责大队办公用品的申报、领用和发放工作。
2.3.5负责保安大队全体人员的劳动考勤、工资报领和发放工作。2.4兼职核算员职责见《经济核算作业指导书》。3.0支持性文件
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3.1总公司各职能部门相关文件。4.0日常工作管理 4.1员工劳动纪律管理
4.1.1员工考勤统计，参照总公司《员工劳动纪律管理作业指导书》中相关条款执行。
4.1.2每月25日将各分队上报的在岗、离岗人员出勤情况进行审核统计，26日前上报人力资源部。
4.1.3每周负责检查所属员工，贯彻、落实、执行劳动纪律、工作纪律情况，将检查情况记入《保安工作周检表》，并视情节严重填写《不合格/纠正、预防措施报告》。对开具的《不合格/纠正、预防措施报告》进行跟踪检查。
4.2员工招聘、录用、离职管理
4.2.1重负责应聘人员的初试工作，了解、询问及检查应聘人员的基本情况和有效证件。待初步面试合格后，方可带往人力资源部进行最终审批，并按籍贯合理分配到各分队。
4.2.2注重队员业绩考评，深入基层，了解掌握骨干的思想动态及工作情况，积极提出升降级、调配和使用意见，报人力资源部备案。
4.3培训、教育、考核管理
4.3.1负责员工培训、教育、考核工作的制定、组织、落实，并在每年12月20日将年度培训计划上报人力资源部备案，每月安排员工进行各类培训。
4.3.2组织检查大队、分队培训计划的落实。4.3.3建立《培训台帐》，详细登记培训内容。
4.3.4组织培训结束后的考核，并将考核成绩与月考核挂钩。
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4.4文件、资料整理
4.4.1每年度将文件资料统一收集整理、归纳、存放、移交。4.4.2文件资料的借阅须经办公室主任同意批准，并办理借阅手续。4.4.3凡需传阅的文件须经大队长批准同意，办理相关手续。组织传阅并组织会签意见的汇总落实工作。
4.4.4大队文件的起草、打印、文字的审核及文件资料、记录表格的收集、归纳、整理工作要严格执行《文件和资料控制程序》。
4.4.5每周检查一次公文、资料及记录表格的管理，发现问题及时提出纠正措施，并跟踪检查整改情况。
4.4.6保安大队执勤记录等原始资料，在年度工作结束后统一进行集中收集、归纳、整理、检查，并保存。
4.4.7各类原始资料保存期限为三年。保存期满报请总公司批准统一销毁。5.0核算统计管理
5.1按照小区划分的区域、单位、成本项目的分类，建立成本核算明细帐，将各项成本按时、准确登帐。
5.2兼职核算员每月25日将各分队上报计划汇总后经办公室主任、大队长逐级审核后，上报总公司相关部门。
5.3遇到超计划指标等特殊情况，经大队长批准后,以书面形式上报总公司相关职能部门。
5.4各分队及大队报销的各项费用，由核算员、主任、大队长审核，由总经理审批后，方可到财务部报销。
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5.5大队每月的成本支出，严格与总公司下达的经济指标进行对照，每月按时上报用工人数，核算工资额度，按月进行人工成本、物料消耗等各项成本的核算，确保各项支出定额控制。
5.6根据工作需求随时向大队长提出人员调整建议，做到合理调配用工，降低人工成本。
5.7依据总公司规定，每半年进行一次办公、生产设备盘点。5.8指导、监督、检查各分队固定车位费及临时停车费收取工作。6.0信访、接待管理 6.1接待管理
6.1.1按照总公司部署，协助相关单位做好各类接待、迎检、参观工作。6.1.2根据贵宾文化背景、风土人情和访问意图，按领导意图，制定迎检的保卫工作，提前检查迎检路线的警力部署情况。
6.1.3做好在检查过程中发生的突发事件和应急救护准备工作。6.1.4检查着装，警容风纪，教育迎检人员举止得体、大方，礼貌周到，不怯场、不失礼。
6.2信访管理
6.2.1热情接待业主来访工作，并做好来电来访及回访记录。
6.2.2掌握办事处置原则，耐心做好解释工作，如遇重大问题，报请总公司相关部门协调解决。
6.2.3每季度组织各分队向业主发放《物业公司业主征询意见表》，及时 掌握的意见及建议。做好信息统计工作。
7.0后勤保障管理
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7.1机动车、摩托车管理
7.1.1加强自用机动车辆的管理。
7.1.2用车人须到保安大队办公室办理申请用车手续,讲明用途和去处；办公室核定后开具派车单，并通知司机做好出车前的准备工作；用车人持派车单凭证用车；待用车结束返回时，向大队办公室报告，司机将派车单凭证收存。
7.1.3派车单使用内容包括：起始时间、地点、批准人和使用人签字（一式两份），并加盖保安大队公章。
7.1.4每月组织机动车检查评比工作。包括：各种证件、车辆外观、车况使用、保养状态。
7.1.5办公室保管面包车钥匙，机动车上不得在外停放。7.1.6服从总公司办公室临时调整使用安排。7.1.7燃油的申报和领用
a.分队摩托车按100升/月的定额申报燃油。b.大队面包车按150升/月的定额申报燃油。
c.使用燃油必须本着“节能增效、控制成本”的原则，一次领取不得超过50升。
d.办公室每月25日将当月行驶公里数和油耗进行统计核算。7.2就餐卡办理程序和管理办法
7.2.1办公室组织保安分队内勤每月末按核定后的在编保安员人数办理 就餐卡。
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7.2.2队员离职后，将就餐卡交回保安分队，由内勤负责到食堂核实剩余款额，余额交分队保管待新队员到后再续卡。超额部分由离职队员自行弥补，并将饭卡交回食堂保存，分队内勤做好登记并报办公室备案。
7.2.3办公室负责对各分队就餐费用报销情况进行统一管理。核对就餐人员、工作天数，经办公室主任核准后，上报人力资源部、办公室、总经理进行审批后，进行报销。
7.3保安装备申请、发放、保管管理办法
7.3.1对各分队配发的装备进行申报、发放及保管的管理，并根据配发使用年限，提出更新过期装备申请。
7.3.2办公室内勤对新到装备按类进行清点，数量、质量确定无误后在《物品设备台帐》上进行登记。并通知分队及时领取，办理相关领取手续。
7.3.3对各分队建立的物品设备台帐、装备的使用、保管及清洁情况进行季检，季检情况记入《保安工作周检表》。
7.3.4监督保安分队对离职队员装备押金的退费手续。
7.3.5办公室为生活设施主管部门，负责对配发的电视机、VCD、热水器、饮水锅炉的使用管理情况每周进行检查，发现问题报总公司办公室进行维修，并对人为损坏、丢失的情况进行调查处理。
7.4办公设备用品用具、低值易耗品管理
7.4.1组织保安分队对保安员办公用品、用具使用情况进行日检，对离职队员按《对讲机管理作业指导书》相关条款核定后办理，并对损坏报废的办公设备及时提出修理和更换的申报工作。
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7.4.2办公室负责对保安分队配发的办公用品、用具使用管理情况进行检查、核定，修理、更换，负责办公设备、低值易耗品计划、更换的申报工作。
7.5宿舍管理
7.5.1根据人员需要提出用房申请，组织协调内部宿舍的调整和维修。7.5.2 定期对宿舍进行消杀灭菌工作。
7.5.3每周对宿舍卫生、物品摆放情况进行检查，检查情况记入《保安周检表》。
7.6防暑、防冻工作
7.7.1做好暑期防暑降温及冬季防冻及慰问伤病员工作。8.0记录表格 见相关作业指导书
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