学生资助档案管理办1_学生资助档案管理
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学生资助档案管理办法
第一章
总
则
第一条
为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，制定本办法。
第二条
本办法所指的学生资助档案是指在我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息（含文字、图表等）、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记录。第三条
学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条
学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，与资助其他工作同步布置、检查、验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。第二章
学生资助档案的构成与归档
第五条
学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。
（一）文件类：各级资助文件，重要资助会议、会谈记录，来信来访及调查记录，核查通知及回复，其他有保存价值的材料。
（二）上报审批信息类：贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。
（三）原始证明材料类：各类大专、中职学生的贫困、低保、申请等原始证明材料。
第六条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。
第七条
对应归档的文件（包括电子信息等）要及时归档整理完毕并立卷装盒。第三章
学生资助档案的整理
第八条 学生资助档案按下列规定归类整理：
（一）文件类档案按省、市、区、学校各级资助文件类别专题收集。
（二）上报审批类档案的归类整理按时间、资助类别分别整理归档。
（三）原始证明材料类档案按学年度、年级、班级等标准进行分类、排列装盒。第九条 学生资助档案应采取活页装订或线装订，并填写卷内目录，卷内目录中各个项目要填写清楚齐全。各种电子文件应当与纸质文件一并归档。第四章
学生资助档案的管理
第十条
学生资助档案工作实行分级负责制。
校学生资助中心档案为：省、市、区、学校资助文件、简报类档案，全校学生资助的计划、总结及各类统计报表、来信来访及调查记录、核查通知及回复，全校资助信息系统所形成的电子数据。
第十一条
资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定；学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。第十二条
学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。
第十三条
应建立学生资助统计制度，定期向校学生资助中心报送学生资助统计报表。第十四条
对在学生资助档案工作中有突出贡献的个人，学校给予表彰奖励。对不按要求建立和管理学生资助档案的个人。第五章
学生资助档案的利用
第十五条
学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。第十六条
受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助中心负责老师同意。
第十七条
外单位查阅我校学生资助档案，须经学校资助领导小组批准，并办理登记手续。第六章
学生资助档案的鉴定与销毁 第十八条
学生资助档案的鉴定工作。第十九条
不得擅自销毁学生资助档案。对保管期满的学生资助档案，负责老师应及时向校学生资助领导小组提交申请，获批后方可作相应处理。第七章
附
则
第二十条
本办法由学生工作处负责解释。第二十一条
本办法自发布之日起实施。
资助工作归档材料基本要求
附表一：学校资助中心归档材料基本要求 编号 项 目 明
细 保存年限 备 注 1 家庭经济困难学生系统 家庭经济困难学生汇总表及贫困证明复印件。永 久 按学年度生源地贷款 贷款回执、毕业生还款承诺书、财务对账单、生源地贷款确认表、生源地贷款收据发放表。永久 按学年度省市奖学金 国家奖学金初审表、奖助学金班级确认表、省市政府奖学金初审表、汇总表、评审报告、公示照片、资金发放信息复印件。永 久 按学年度 4 国家奖学金 国家奖学金申请表、学生个人申请材料、评审报告、资金发放信息复印件。永 久 按学年度 4 国家励志
奖学金 国家励志奖学金初审表、励志奖学金班级确认表、汇总表、评审报告、公示照片、资金发放信息复印件。永 久 按学年度国家助学金 国家助学金备案表、班级确认表、汇总表、评审报告、公示照片、资金发放信息复印件。永 久 按学年度 6 勤工助学 岗位协议书、工资发放信息复印件。短 期 按学年度 7 临时补助 带有批复的申请表及申请材料、资金发放信息复印件。永 久 按学年度资助育人 能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。永 久 按学年度 9 绿色通道 绿色通道登记审批表、汇总表。永 久 按学年度 10 总结及文件 年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要文件。永 久 按学年度
附表二：归档材料基本要求 编号 项 目 明
细 保存年限 备 注 1 家庭经济困难 学生信息系统 高等学校学生及家庭情况调查表、家庭经济困难学生认定申请表、其他证明材料。永 久 学生材料按汇总名册排序国家励志奖学金 国家励志奖学金申请表、班级确认表、公示照片。永 久国家助学金 国家助学金申请表、班级确认表、公示照片。永 久 按学年度 4 临时困难补助 申请表、批示结果（复印件）、汇总表。永 久 按学年度 5 资助育人 能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料。
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