上市公司合同管理办法_上市公司合同管理流程

2020-02-27 其他范文下载本文

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公司合同管理办法

第一章总则

第一条根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步推进国有企业贯彻落实“三重一大”决策制度的意见》，为加强中冶美利纸业股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）合同管理工作，规范合同审批的决策程序，防范市场风险与法律风险，提高公司经济效益，减少因合同签订、履行过程中不规范行为导致的纠纷，根据《中华人民共和国合同法》等国家相关法律法规，结合《公司章程》及公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司、子公司,下属参股公司亦可参照执行。

第三条本办法所称的“合同”是指公司对外签订的所有建设工程合同、招（投）标合同、物资设备采购供应合同、销售合同、租赁合同、仓储合同、运输合同、技术合同等各类合同、协议，除对外担保合同和劳动合同公司另有规定外，均适用本办法。

第四条本办法所称“合同文件”指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷处理相关的法律性文件。

第五条本办法所称“重大合同”是指:(一)法律关系复杂的合同;(二)其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同;(三)合同标的金额超过人民币 1000 万元的。

第六条本办法所称“一般合同”是指除本办法规定的重大合同以外的合同。

第七条公司下属各分公司、分厂、部室及车间均不得以自己名义对外签订合同。

第八条利用传真、电子邮件等其他方式订立合同的,应当有书面确认文件。第九条凡国家或公司有标准或示范文本的,应当优先适用,并应按照标准文本或示范文本的要求填写。

第十条如无国家或公司标准示范合同文本,合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担,语言应严谨、简练、准确,条款齐全,权利义务清楚。

第十一条合同有效期限原则上不超过一年。特殊情况下,如需签订有效期限超过一年的长期合同,需按本办法要求完成相关审批手续。

第十二条合同正式文本应当打印或印刷制成。合同文本应使用中文,或至少应当制作中文文本。

第二章公司合同管理机构

第十三条公司证券与法律事务部是公司合同审查管理机构，负责修订和完善公司合同管理的规章制度，并制订公司自用合同的格式文本；负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供业务部门参考；会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见；参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；负责公司合同资料的归档等相关管理工作。

公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作，有条件的，应指定专人负责具体工作。

第十四条公司财务与资产管理部等相关部门依据各自不同的职责对合同进行审核监督。

第三章公司合同审批权限的划分

第十五条为加强合同风险管理，有效执行合同，对第三条所指的公司合同，按以下规定审批执行：

（一）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）在300 万元以下的，由分管业务副总经理决定，报总经理（或经总经理书面授权后由分管业务副总）审批后实施。

（二）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）在300 万元以上 3000 万元以下的，由总经理办公会议决定后，报董事长批准实施，同时报董事会备案。

（三）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）在3000 万元以上，且不超过公司最近一期经审计的净资产 20%以内的（含 20%），由董事会批准后实施。

（四）公司签订的合同标的金额（除涉及关联交易的）高于公司最近一期经审计净资产 20%的，需报经董事会批准后，呈报公司股东大会审议批准方可实施。

第十六条公司签订的合同涉及关联交易时，按公司关联交易管理办法规定执行。

第四章合同的签订

第十七条签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需经过审查程序审查后，方可批准签订。

第十八条公司实行法定代表人授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。授权分为长期授权和临时授权，授权委托书必须明确委托范围、权限和期限,禁止使用“全权代理”一类的文字。

第十九条合同签订前，经办人应对合同另一方当事人的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品、服务质量、价格等背景资料进行了解和调查，并审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

第二十条合同签订前,业务部门经办人应首先将合同草案、与合同相关资料及《合同（协议）审批表》（附件１，以下简称“审批表”）提请业务部门负责人审核;业务部门负责人应在审批表上出具审核意见,并对该意见负责。第二十一条合同通过业务部门负责人审核后,业务部门经办人应将合同草案、与合同有关资料及审批表按先后程序提交财务与资产部、招标办及证券与法律事务部审核，并根据审核结果出具对该合同的审核意见。合同审核通过后送分管领导、总经理或董事长审批。

分管领导或总经理对审核意见负责。

第二十二条合同审核意见应为无保留意见。审核部门对合同条款持有保留意见的,业务部门应重新制定合同。

相关人员审核合同草案时,可根据需要,要求经办人提供与合同有关的补充证明材料,经办人应予以配合。

第二十三条审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、基本可行”等模糊性语言,一旦使用,视为未对合同审核。

第二十四条公司对外签订的合同，必须采用合同书形式，严禁口头协议和非正规书面形式。所有合同均应约定以加盖公司合同专用章为合同成立要件。

第二十五条公司合同原则上应由法定代表人亲自签署合同，如果需要非法定代表人签署合同，必须要有经法定代表人亲笔签名的书面委托书，非经法定代表人书面授权，任何人不得代表公司与任何单位、任何自然人签署合同。

第二十六条公司综合办公室是公司公章和合同专用章的管理机构，应当根据经证券与法律事务部最终审核意见，在合同文本上加盖合同专用章。

第五章合同的履行

第二十七条合同依法签订后，即具有法律约束力。履行部门必须严格履行合同赋予的权利和规定的义务，确保公司信誉。第二十八条对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出书面索赔要求。

当公司接到对方当事人的索赔要求后，履行部门应当立即通知公司证券与法律事务部，共同商定应对措施。

履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。

第二十九条履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。

第三十条合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理办法第四章关于合同签订程序办理。

第三十一条合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

第三十二条合同订立后,不得因业务部门经办人或法定代表人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中,业务部门经办人变更时,应办理交接手续。

第六章合同的变更、解除

第三十三条变更、解除合同的审批权限和程序,与合同订立的审批权限和程序相同。

第三十四条变更、解除合同应当采用书面形式。

第三十五条合同的变更、解除应注意以下事项:(一)主体变更、解除,应征得合同各方同意;(二)经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同,变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证;(三)合同中订有保密条款或附有保密协议的,合同解除后,其效力并不受影响。合同变更时,如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更,应变更保密款或保密协议;(四)联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除,法律有特别规定的,应依特别规定办理。

第三十六条变更、解除合同的协议在达成之前,根据实际情况,应采取继续履行、补救或中止履行等措施。

第七章合同纠纷的处理

第三十七条合同在履行过程中发生纠纷的,应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。

第三十八条处理合同纠纷的原则:(一)及时处理的原则;(二)双方协商解决的原则;(三)维护公司合法权益的原则。

第三十九条纠纷发生后,经办人应及时填报《诉讼案件传输单》（附件 3）向所在业务部门、财务与资产管理部和证券与法律事务部递交合同纠纷说明,同时应迅速收集下列有关证据(原件或复印件):(一)合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书,介绍信及其他有关资料等);(二)送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据;(三)货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目;(四)作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等;(五)证人证言;(六)其他证据材料。

第四十条经办人根据财务与资产管理部及证券与法律事务部的意见,提交公司分管领导审批。

第四十一条合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的,应订立书面协议,由双方签字并加盖公章或合同专用章。

第四十二条对经协商无法解决的纠纷,如属对方过错或违约,经公司同意,法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉,法务人员应积极参加仲裁或应诉,并应当在 3—5 日内提出参加仲裁或应诉意见,提交公司分管领导审批。

第四十三条纠纷处理完毕后,由证券与法律事务部负责向公司分管领导报告;重大合同的纠纷处理,应随时向总经理及董事会报告进展情况。

第四十四条处理合同纠纷,应特别注意下列问题:(一)证据可能丢失或以后难以取得的情况下,及时向法院申请采取证据保全措施;(二)发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使公司权利难以实现时,及时向法院申请采取财产保全措施;(三)做好每起合同纠纷实况记录,存档备查;(四)凡属公司责任的合同纠纷,应逐笔查明原因,分清责任,要求责任人员承担责任,并责令其提出补救措施。第四十五条双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书,仲裁裁决书及法院的调解书、判决书,在正式生效后,应复印若干份,交证券与法律事务部、业务部门收执,督促该文书的履行。

第四十六条对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的,业务部门经办人应及时通知法务人员。

第四十七条对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书,由法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行。

第八章合同档案的管理

第四十八条合同签订后，经办人应将合同文本和相关资料报公司证券与法律事务部备案。

第四十九条合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料及时移交公司证券与法律事务部。

第五十条按公司保密制度有关规定确定合同的密级并采取保密措施,密级标注于合同正本的封面。

第五十一条公司证券与法律事务部应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。

第九章责任与奖惩

第五十二条对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：

（一）在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；

（二）在合同签订、履行过程中，玩忽职守，导致公司遭受经济损失；

（三）其他故意违反本管理办法的行为。