人事档案管理规定7956301702_人事档案管理规定

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为有效利用人力资源，妥善保管员工档案，维护档案材料完整、易查，有效保守机密，特制订本制度。

一、人事档案责任部门：

行政部。

二、档案管理：

（一）保管制度

保管制度分为：材料归档、检查核对、转递、保密、统计制度。

归档资料有员工合同、与公司签订的协议、员工履历表、个人简历、求职信、体检表、身份证影印件、学历证明书、专业资格证书、本人大一寸彩色照片5张、培训记录、奖惩记录

1、归档：新资料及时归档。

程序：

鉴别资料是否符合归档要求——> 按资料属性、内容，确定其归档位置——>在目录上补登资料名称及有关内容——>将新资料归档。

2、检查核对：保证人事档案完整、安全。

范围：

A、材料自身检查（有无霉烂、虫蛀等）

B、环境检查（是否安全、有无错误存放等）

3、转递：由工作调动等原因引起的转移。

程序：

取出应转走的档案——>在档案底帐上注销——>填写《转递人事档案材料通知单》——>按发文要求包装、密封、传递——>在回执单上签字盖章。

4、保卫保密：保证档案安全、机密。

要点：

A、专人保管。

B、档案室要保持清洁，有必要的防火、防潮器材，严禁吸烟，不存放无关物品。

C、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

D、离开档案室要关门窗、锁门。

5、统计。

内容：

A、人事档案的数量。

B、人事档案材料收集补充情况。

C、档案整理情况。

D、档案保管情况。

E、利用情况。

F、档案室设备情况。

G、档案管理人员情况。

（二）档案利用制度

1、借阅档案须经行政主管或总经理批准后，方可借阅。审批表如下：

人事档案借阅审批表

借阅日期借阅人 部门 姓名 借阅档案姓名

借阅目的人事主管意见

2、借阅档案不得离开档案室。

3、外借档案：

A、外借单位出具单位介绍信或执行公务有效文件，须加盖公章。

B、行政主管审核批准。

4、借档后须登记。借档情况一览表如下：

借档情况一览表

借档日期 借档名称 借阅份数 借阅理由 还档日期