外来物品用具管理程序_个人物品管理程序

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1.目的：建立外来物品、用具管理程序，规范其申购、采购、验收、保管、领用、发放、使用等各项工作的管理。

2.范围：适用于公司通过外购、赠与、交换等方式获得的外来物品、用具的管理。3.职责：

3.1公司各部门负责对本部门使用的外来物品、用具进行申购，参与验收，并按规定领用和使用；

3.2办公室行政助理负责办公用品的采购，人力资源助理负责组织验收、保管、发放；物流部采购员负责办公用品以外的物品、用具的采购，仓库管理员负责组织验收、保管和发放；

3.3 财务部负责外来物品、用具分类的界定，负责相关财务工作；

3.4使用部门负责人、财务部负责人、公司级负责人及总经理负责相关工作的监督、管理。4.内容： 4.1定义：

4.1.1外来物品、用具统指除物料、试剂以外的所有需从公司外部获得的物品和用具；外来物品、用具根据财务界定，有如下分类：

4.1.1.1固定资产，指预期使用寿命不少于1年，且单位价值达到财务部制定的固定资产标准的；

4.1.1.2易耗品，指预期使用寿命少于1年，不作为固定资产核算的，但不包括劳保用品；易耗品根据单位价值分为低值易耗品和高值易耗品，单位价值低于财务部制定的高值易耗品标准的的为低值易耗品，反之为高值易耗品；

4.1.1.3耐用品，指预期使用寿命1年以上，但价值低于财务部制定的固定资产标准的； 4.1.1.4劳动保护用品，见《劳动保护用品定额及领取管理程序》中的定义。4.1.2公司外来物品及用具的分类一律以财务部的具体界定为准。

4.1.3公司外来物品及用具的管理一律遵循本文件，除非另有具体文件规定。（具体文件目录见附件1，下同）4.2申购：

4.2.1 有具体文件规定的按具体文件的规定办理，其他一律按本程序的规定办理： 4.2.2各申购部门指定专人在每月25日之前（办公用品为每季度最后一个月的25日前）根据实际需求，结合库存情况，在ERP系统中填写本部门下月（办公用品为下季度）的普通采购“需求计划”；“需求计划”上应准确列明申购物品、用具的编码、名称、规格/-------

未经批准 不准修改

型号（必要时需将详细质量要求以书面形式递交采购部门）、数量、需求日期、供应商（如需指定时）等，并注明用途；未列入ERP系统采购存货档案的物品、用具，由申购部门通知物流部仓库管理员按照公司相关规定编码并规范品名后加入采购存货档案。非标、定制、非常用物品、用具等应提前至少一个月申购；需要进口的物品、用具应提前至少两个月申购。“需求计划”由申购部门负责人、公司级分管负责人审核，总经理批准后生效；

4.2.3未按4.2.1的规定按期申购，但实际工作需要立即申购的、物品、用具由申购部门在ERP系统中填写临时采购“需求计划”，在备注栏中说明临时申购的原因，然后按4.2.1的程序办理。4.3采购：

4.3.1 按《采购管理程序》规定的流程办理。4.3.2 采购规范

4.3.2.1有具体文件规定的按具体文件的规定办理，其他一律按本程序的规定办理； 4.3.2.2采购时应尽量从有资质的稳定的供应商处购买，本着质优价廉，票证齐全的原则，按要求的到货时间将物品采购到位。对于需要签订合同/协议的采购，（比如一次性购买金额超过500元的；需要款到发货的；规格/型号，质量要求等较复杂的；非标、定制物品的；对方要求签订合同的等）应按公司的相关规定与供应商签订合同后才可购买。4.3.3采购到货后，由采购部门采购人员按照《采购管理程序》的规定在ERP系统中填写到货单，完毕采购手续，并通知采购部门验收人员组织验收。4.4 赠与和交换

4.4.1 赠与获得的物品、用具，属办公用品的应交至办公室人力资源助理，其他交至物流部采购员，由其在ERP系统中填写“到货单”，标明为赠与，然后按4.6的规定组织验收；

4.4.2 用公司已有物品、用具交换其他物品、用具的，必须由申请交换部门提交书面申请，经部门负责人、财务部负责人、公司级负责人审核，总经理批准后方可实施交换；属办公用品的由办公室人力资源助理实施，其他由物流部采购员实施，相关部门给予必要的协助。

已有物品、用具在用于交换前必须完成必要的台账、清单修改，并履行完相应的财务手续；交换所得物品、用具到货后应在ERP系统中填写“到货单”，标明为交换，列明用于交换的原物品、用具，然后按4.6的规定组织验收。

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未经批准 不准修改

4.5分类的界定

4.5.1由财务部负责根据单位价值及预期使用年限对外来物品、用具进行分类界定，界定结果由财务部在ERP系统相应的“入库单”中注明； 4.5.2分类只能由财务部进行更改，其他任何部门不得更改；

4.5.3外购物品、用具的单位价值以发票金额为准，赠与或交换等方式获得的物品、用具的单位价值由相关部门协助财务部按照市场标准进行合理的估价，财务部负责人批准； 4.5.4预期使用年限由相关部门协助财务部确定，财务部负责人批准。4.6验收、贮存： 4.6.2 验收

4.5.2.1有具体文件规定的按具体文件的规定办理，其他一律按本程序的规定办理： 4.5.2.2采购到货的物品、用具由采购部门验收人员组织验收工作，原则上申购部门应派员参加；赠与或交换所得的物品、用具，属办公用品的由办公室人力资源助理，其他由物流部仓库管理员组织验收工作，原则上物品、用具接收部门应派员参加。

涉及到生产和质量控制的，还应有质量保证部QA参与验收。

4.5.2.3 验收合格的物品、用具，属办公用品的由办公室人力资源助理负责，其他由物流仓库管理员负责在ERP系统里填写“入库单”办理入库手续；如有不合格的物品应录入ERP系统中的“到货拒收单”，注明拒收原因，并提出处理办法（包括换货、退货后重新购买、退货后不再重新购买、报损并重新购买、报损不再重新购买等，并注明处理时限），经申购部门负责人、物流部部长（办公用品由办公室主任）、财务部负责人审核，总经理批准后，打印成纸质，外购的交原采购人员办理，赠与、交换获得的交原接收人办理，并指定必要的人员协办；办理人员需跟踪处理进度将处理进度登记在纸质“到货拒收单”上，处理结果经总经理审核批准后方可关闭。4.5.3 贮存

4.5.3.1贮存中应按照种类或用途分类存放，标识清晰，专人维护、保管，并按要求的贮存条件进行贮存；具体文件中有规定的应按照具体文件的规定办理。

4.5.3.2 办公用品由人力资源助理负责，其他由仓库管理员负责按公司的相关规定定期进行盘存，生成库存报表报各相关部门，作为申购及其审核的依据。4.6发放、领用：

4.6.1有具体文件规定的按具体文件的规定办理，其他一律按本程序的规定办理： 4.6.2领用部门（即原申购部门）在ERP系统里填写“领料单”，标明对应的出库类别、------

未经批准 不准修改

需求计划单号，经领用部门负责人、物流部部长（办公用品由办公室主任审核）审核后到仓库（办公用品至办公室）领用相关物品；仓库管理员（办公用品由办公室人力资源助理负责）根据“物品申请单”发放领用物品，同时在ERP系统的“需求计划”中关闭对应的请购项，并根据“物品领料单”在ERP系统中填写“出库单”，办理出库手续； 4.6.3领用人认为物品不符合要求或有损坏，可暂不领取，并填写纸质“领料拒收单”，仓库管理员（办公用品由办公室人力资源助理）签字确认后，由物流部部长（办公用品由办公室主任）安排必要的调查审核；涉及到生产、质量控制的物品的调查审核应有领用部门和质量保证部人员的全程参与；调查结果应填写入“领料拒收单”，由相关调查人员签字后生效；

4.6.3.1调查认为可以继续使用的，领用人重新办理领料手续进行领料；

4.6.3.2调查认为确有问题的，应在“领料拒收单”上写明存在问题，并提出处理建议，然后参照4.5.2.3的相关规定办理；同时，调查人员必须查找出问题产生的真实原因，并按照GMP及公司相关规章制度的要求提出必要的整改建议，填写入“领料拒收单”，经物流部部长（办公用品由办公室主任），质量保证部部长审核，质量负责人批准后按照公司规定的程序实施整改。4.7使用

4.7.1使用部门应爱惜所领用的物品、用具，节约使用，杜绝浪费以及人为损坏。具体文件中有规定的应按照具体文件的规定办理，但必须同时符合4.6.2和4.6.3的规定;4.7.2使用部门应根据财务部界定的分类，按照公司财务规定对所领用的物品、用具的使用进行管理；

4.7.3物品、用具的调拨、损坏、维修、报废等均需履行必要的财务手续，符合财务规定。

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未经批准 不准修改