物资采购管理办法_公司物资采购管理办法

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江苏苏南装备集团

物资采购管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为发挥集团物资统一采购优势，明确各部门职责，规范物资采购流程，降低采购成本，减少库存资金占用，优化库存结构，特制定本办法。

第二条 本办法中的物资包括公司生产经营所需外购的各种原辅材料、备品备件、检验检测试剂及劳保办公用品等（物资分类见表1），接待等小额办公用品暂由各单位自己采购。

第三条 物资采购计划分为定期采购计划和应急采购计划。设备大中修、技改项目的物资采购计划单列。

第四条 本办法适用于江苏苏南装备集团下属公司及关联公司。

第二章 部门职责

第五条 常熟市新常钢贸易公司（以下简称贸易公司）是集团物资采购业务的归口公司，集团物资采购业务由它负责办理。

第六条 贸易公司综合部是物资采购计划的主管部门，负责汇总集团各单位提交的经过分管副总批准过的物资需求计划，根据物资消耗及库存量，编制物资采购计划，对采购执行过程进行比价或招标，跟踪物资采购计划执行情况并进行使用效果评价，负责根据合同、入库单及验收单进行采购物资付款，协助处理物资质量异议；负责检查核实集团所有处于储存状态的物资，并了解掌握各类物资使用情况。

第七条 贸易公司原料一部、原料二部是公司物资采购计划的执行部门，负责根据公司批准的物资采购计划编制物资采购执行计划，部署物资采购工作，询价并落实资源，进行采购谈判、选择采购方式，签订采购合同，及时组织采购物资进厂；对物资的采购成本、采购质量及采购进度负责、第八条 生产安全部负责根据公司生产安排，填报炉料及生产用原辅材料的需求计划；设备部负责填报公司设备、备件、外协加工和设备使用油料物资的需求计划，品质部、质量部和技术部负责填报检测试剂、计量仪器仪表的需求计划，总库物料组负责填报公司其余物资需求计划。第九条 总库负责进厂物资的验收入库、保管发放工作，品质部或质量部负责进厂物资的质量检验、验收工作。贸易公司负责集团内部入库手续费。

第十条 审计法务中心负责对物资采购过程进行监察审计。

第十一条 公司各物资需用单位按计划领用采购到货物资，对有质量异议的物资及时上报各公司品质部或质量部。

第三章 申报编制流程

第十二条 各物资需用单位根据生产经营计划或工作需要填写《物资需求计划》（见表2），由本单位主管部门审核，分管副总批准，加盖本单位公章后报贸易公司综合部，计划一式二份（其中一份留存备案）。

第十三条 定期需求计划按年度、月度申报，应急需求计划及时申报。年度需求计划在公司生产经营计划下达1个月之内申报；每月10日前申报下月物资需求计划。

设备大中修、技改项目的物资需求计划单列，于每月15日前申报。

第十四条 为确保物资需求计划申报通道畅通，各公司应将本单位计划编制、审核人员名单及联系电话报贸易公司综合部备案。计划员应熟悉本单位（或所管业务范围内的）生产基本情况，清楚本单位（或所管业务范围内的）常用材料、备件的正常消耗水平；有较强的工作协调能力和全局意识，工作认真负责；坚持原则，能自觉遵守公司物资计划管理规定，严格按制度办事，具有主观能动性，及时反映并积极参与解决物资计划工作中出现的各种问题，主动反馈物资使用中的各种基本数据和管理（数量、质量、价格等）信息。

为保证格式规范、数据一致，物资需求计划必须按贸易公司综合部规定的要求编制、报送。

第十五条 对一些有特殊要求的原料等物资，相关部门要将详细的技术要求单独列出，作为贸易公司综合部和物资供应商签定技术协议的依据。

第十六条 设备、非标准件等需按设计要求采购的物资，其图纸、技术附件等资料应随《物资需求计划》一并上报。图纸、技术附件等资料中应详尽包括技术要求、设计参数等要求，并由需用单位与采购员对接、核实。

需用单位要将核实确认的图纸、技术附件等资料的原件报送贸易公司综合部 2 备案，复印一份供原料二部采购用。

第十七条 贸易公司综合部检查各单位《物料需求计划》资料的规范性（格式）和完整性（签字、盖章及落款日期），分类汇总物资需求计划，结合物资库存情况、采购周期，综合正常消耗（定、限额）水平、合理储备、保供缓急、物资调配使用及替代品等诸多因素，确定合理采购量，编制《物资采购计划》（见表3），报部长审核，经公司分管副总审批后，下达执行。

第十八条 每年12月20日前下达次年年度《物资采购计划》；每月25日前下达次月月度《物资采购计划》和设备大中修、技改项目的物资采购计划。

第十九条 生产经营中紧缺零星急用的物资需求（主要指针对抢险、抢修、抢产等所需的物资），可申报应急物资需求计划。应急需求必须附注应急理由，各级审核人员（主管领导）必须认真严格把关，确保应急需求真实，努力避免不必要的应急处理（包括采购、物流）成本的增加。

贸易公司综合部在应急需求计划接收后的1个工作日内下达应急物资采购计划，报部长审核后，下达执行。

第二十条 对于无计划经过特别授权直接进入采购的特级物资需求，应加强信息沟通。由使用单位先通知贸易公司副总经理办理特级采购，使用单位及时补办相关手续；否则按无计划采购和非计划使用严肃处理。

第二十一条 各物资需用单位必须严格控制应急通道，慎重填报应急需求计划。如有弄虚作假情形，一经查实，从严处理。

各单位领用应急采购物资必须承担该批物资总成本10%的加价成本。第二十二条 采购周期长和应急需求的物资，各物资需要单位可在《物资需求计划》下达前提前以电话或其他方式向贸易公司综合部通报采购信息，便于贸易公司做好采购准备。

部分市场波动幅度大、须实施战略采购的物资，贸易公司应及时将市场信息以书面形式反馈给物资需要单位，以便物资需要单位提前增加或优化《物资需求计划》。

第四章 计划的例外管理

第二十三条 物资需求计划的追加、变更与撤销确因公司当期生产经营情况变化，物资需用单位可对物资需求计划进行追加、变更或撤销。

物资需用单位根据当期生产经营情况变化调整本单位物资需求，详细说明追加、变更或撤销的理由，经审核确认后，在《物资需求变化》送达贸易公司综合部后的10日内（每月20日前）送达追加、变更、撤销计划。

贸易公司综合部根据追加、变更或撤销计划，调整《物资采购计划》。凡通过追加、变更或撤销计划申报的物资需求，一律不准再申报应急需求计划。

第二十四条 《物资采购计划的》的综合管理

采购计划应在要求交货时间前执行完毕。采购计划无法正常执行的，原料一部、原料二部要及时反馈信息，加强与综合部和物资使用单位的沟通、协作。

第二十五条 《物资采购计划》的督促

未按要求时间完成采购的物资，需用单位不能再报《物资需求计划》，只能提报催货通知。

物资需用单位编制《催货通知单》一式三份，经本单位主管领导审批后，一份送贸易公司综合部，一份留本单位存档备查，一份交人事企管中心备案。《催货通知单》作为考核贸易公司计划完成率的依据之一。

第二十六条 《物资采购计划》执行过程中的例外处理

在《物资采购计划》执行过程中，物资需用单位需紧急撤销物资需求的，应及时申报；贸易公司综合部应及时撤销采购，并尽力化解损失，但不可避免的损失应由需用单位承担。

第五章 采购业务管理

第二十七条 贸易公司综合部编制完《物资采购计划》后，将该计划按物资种类分配给原料一部、原料二部执行采购业务，同时注明采购方式：比价采购、招标采购（金额超过50万元以上的物资），原料一部、原料二部具体部署物资采购工作，执行公司采购限价，落实货源，签订采购合同，组织采购物资进厂。

第二十八条 贸易公司综合部按照采购控制管理程序进行合格供方评审，编制合格供方名录，作为公司采购业务办理的合格供方，新增加的供方，必须经过评审，加入合格供方目录后，方可进行物资采购，贸易公司综合部每年对合格供 4 方进行评审，调整合格供方名录。

第二十九条 原料二部发生的比价采购业务，填写比价采购审批单（见表4），采购员要提供三家以上的供方报价，经过充分议价、比价和竞争性谈判，综合评定选择一家推荐为供方（采购业务无法进行比价的一定要注明原因，经过征求相关部门意见），综合部审核评价方案结果，再结合网上报价、相关行情数据，签署是否采购意见，再报公司分管副总审批，采购金额超过10万元以上的业务要报总裁批示；招标采购业务安装公司招标管理制度执行，由综合部招标办负责。

第三十条 所有采购业务必须和供方签订采购合同，明确采购价格、数量、验收标准、方式、交货期和付款方式，特殊物资采购要签订技术协议或采购合同会审单。

第三十一条 原料一部的废钢采购业务，按照公司废钢收购操作规程执行。

第六章 物资检验、验收入库

第三十二条 所有采购进厂物资由贸易公司采购执行人或贸易公司综合部派专人到总库物料组办理物资入库手续，验收物资的品种和数量。

第三十三条 品质部或质量部负责重量和质量验收，检验员根据合同规定要求和相关检测规范对物资检验，填写“进货检验单”（包括相关化验单据）。合格品按规定签署合格意见后才能办理入库，不合格品按第1、2条办理。

1、对于相关检验指标严重不合格的物资料，报分管领导批准后，通知贸易公司采购人员办理退货手续。

2、对部分指标不符合（例如品味略低、表面有一点缺陷等），可以折价让步接收使用，由贸易公司组合使用公司的品质部或质量部通知实际使用部门或技术部门现场决定是否可以折价让步接收，并让使用部门或技术部门签字确认，品质部同时制定降价处理方案，和供应商签订协议，抄送贸易公司综合部，综合部报财务部门实施，品质部或质量部负责跟踪使用情况。

第三十四条 送货单位要将由贸易公司和使用公司总库仓库管理员联签过的送货单一联保存好，作为记账和付款的依据。

第三十五条 仓库及时通知各物资需求单位到仓库来领取物资，同时办理物资出库手续，常规物资凭审批过的领料单到公司领取。第三十六条 为确保公司库存占用合理，努力节约物资装卸、仓储、运输成本，贸易公司综合部应研究解决物资均衡到货的问题，特别是大宗物资的到货。

第七章 财务付款

第三十七条 贸易公司综合部根据合同、检验单、入库单、送货单、发票填写物资付款审批单，经贸易公司副总审核，总经理审批后由财务付款，金额超过一万元以上的要总裁批准。

第三十八条 贸易公司综合部要根据物资采购的实际金额、进度提出采购物资应付款项的付款的时间计划、金额计划，经总经理或总裁批准后通知财务按付款计划执行。

第八章 质量异议处理

第三十九条 各车间、部门在物料使用过程中发现质量问题（包括寿命不长），及时填写“原物料异常反馈单”，上报技术部门，提供相关的使用记录，并提报大致的直接和间接损失。

第四十条 技术部门会同品质部（质量部）组织人员到现场进行实际情况了解、调查核实，技术部门分析判定质量异常的原因，品质部（质量部）制定初步的处理意见，并报分管领导审批。

第四十一条 品质部（质量部）出具“质量异常情况报告”，抄送给贸易公司综合部，贸易公司综合部，贸易公司综合部传真给供应商，通知供应商来处理，并做好记录。

第四十二条 品质部（质量部）和供应商确认质量异常问题的责任，计算具体的损失金额，确定理赔方案，报分管领导批准，并将方案抄送贸易公司综合部，综合部报财务部实施，品质部（质量部）负责跟踪实施。

第四十三条 质量异常如果损失金额超过5000元以上，分管领导审批后要报总经理批准后实施。

第九章 监督与考核

第四十四条 为确保物资采购入口统一，公司各物资需用单位不得自行对外 6 联系供应商或与供应商进行业务磋商。供应商如需了解其产品使用情况，应向贸易公司综合部提出书面申请；确有必要到使用单位现场了解的，由贸易公司综合部牵头，组织品质部（质量部）等相关部门参加，共同到使用单位调研，并做好记录。使用单位任何情况下私自接待供户，均属违反公司纪律，一经查实，严肃处理。

第四十五条 物资采购计划申报编制工作中形成的各种原始资料、凭证，必须建立台账和档案，遵照公司《记录管理标准》进行规范管理。

第四十六条 《物资采购计划》及经审批的供应采购合同作为物资进厂入库验收的重要凭证，凡无计划、无合同采购进厂的物资，仓库一律拒收。

第四十七条 总库是公司物资储运管理部门，应调查掌握公司各单位处于存储状态的物资情况，及时了解物资使用消耗情况。各单位应接受总库有关物资管理的咨询和检查，积极整理、汇总并报送物资相关统计分析资料。不得虚报物资消耗及需求、瞒报物资库存。贸易公司有义务向公司审计法务中心提供物资采购的具体执行情况（执行进度等）。

第四十八条 为保证物资采购计划的严肃性，维护公司利益，对下列情形应予考核。

1、因需求计划不实，造成积压超过领用量20%的，对物资需求单位进行考核；

2、因采购计划不周造成脱供或严重超储的，对贸易公司进行考核；

3、到货物资规格型号、技术条件、生产厂家或品牌、质量等与《物资采购计划》、经审批的供应采购合同不符或不能及时按要求时间交付的，对贸易公司原料一部、原料二部进行考核。

第十章 附则

第四十九条 审核批准的物资采购计划应按公司相关保密规定做好保密工作，凡因泄密给公司造成损失的，应给予责任人行政处分。

第五十条 在物资采购计划的申报、编制、执行过程中，给公司造成损失或不良影响的，由审计法务中心调查处理；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关。

第五十一条 本办法解释权属常熟市新常钢贸易公司和人事企管中心。第五十二条 本办法自下发日开始起执行。