论档案服务“四位一体”建设的功能和措施_四位一体功能建设

论档案服务“四位一体”建设的功能和措施由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“四位一体功能建设”。

作为实践活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，具有来源广泛性、形成条件性、载体多样性、记录原始性的特点，档案是整个经济、政治、文化、社会“四位一体”发展的基础，它产生和服务于“四位一体”建设，论档案服务“四位一体”建设的功能和措施。

当前，我县经济社会发展受到国内外宏观环境影响，同时也受到了内部因素的制约，主要表现在要素资源制约破解、柯桥人口集聚、经济结构优化、企业解困、民营企业监管、新型城镇发展、社会稳定维护、机关行风效能建设等，要破解这些难题，就要从最根本的抓起，从最容易的抓起，从最关键的抓起。那么，抓什么才是解决这些问题最根本、最容易、最关键的呢？那就是档案。档案是整个经济社会发展无形的纲领，一个没有档案资源整合的社会好比一台没有组装过的机器，精密度最高的零部件没有得到整体协调和配合使用，机器就会出现故障，得不到正常运转。我国行政管理体制决定各社会管理部门承担相应职能，履行规定义务，由此产生了各种门类、各个领域的业务档案，被各职能部门单独保管。如何使独立行使职能的各个部门实现整体联动，相互制衡，这就需要档案。通过档案资源整合，使职能部门实体独立，资源共享，从而推动我县经济社会健康快速发展。

基础问题是要解决人们历来对档案的认识误区。

档案，在许多人眼里，无非就是几张“过气”的纸，没有多少价值，也产生不了经济效益。档案工作，也被理解为一项不起眼的工作，可有可无的工作，养养老享享清福的工作。正是因为档案的“千疮百孔”，使这个社会信息资源缺乏，许多真实、有效的第一手材料得不到全面、及时地掌握，这种失误不但给今天的我们制造了难题，而且给明天的子孙们留下了遗憾。所以，档案是经济社会发展的基础和归宿，档案工作需得到社会各界的关心、支持。

利用档案破解难题，服务经济社会和谐发展的思路：利用县数字档案馆丰富的馆藏资源和成熟的网上档案管理模式，对各类档案资源进行整合，构建社会诚信监管网。各个职能部门和有关企事业单位即时产生的业务材料即时归档，转化为规定格式的电子数字档案，与绍兴县数字档案馆数据对接。建立两个体系：由县发改局、县经贸局、县统计局、县审计局、县财政局、县工商局、民营企业等单位档案资源构成的经济运行监管体系；建立由县卫生局、县教育局、县社保局、县民政局、县国土局、县建管局、县公安局等单位档案资源构成的社会和谐诚信体系。对不同对象授予不同权限，严格做好保密措施，实现档案资源的安全共享。

下面从三个方面对档案服务“四位一体”建设进行阐述。

一、档案服务“四位一体”建设的功能分析

1、档案来源的广泛性突显服务的权威性。

档案来源于各种领域、各个部门、各个阶段、各个项目，它无时无刻、何时何地都在产生。从档案来源的不同，可分为文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等，由此可见档案来源面广、量大。我县之前开展的政务信息报送和政府信息公开也只是文书档案里的一块内容。根据《档案法》规定，县机关各部门、镇（街道）、企事业等单位档案按规定移交县综合档案馆，我县档案馆已保存有277个立档单位的自成立起形成的各类档案。同时《档案法》还规定，县档案局作为全县档案行政管理职能部门，履行对全县机关、企事业单位的档案指导、监督职责，进行执法检查，有违反《档案法》规定予以行政处分。县档案局（馆）的档案资源优势和档案管理职能突显了档案服务的权威性。

2、档案形成的条件性决定服务的专业性。

档案来源于日常工作和生活，但并不是所有材料都被作为档案保存，档案形成有三个条件：①已经处理完毕，②具有保存价值，③经过系统整理。档案形成的过程决定了材料的唯一性、系统性、全面性，电子档案的形成需把纸质档案按规定格式进行输入转换为数字档案，具有格式固定、内容具体的特点，方便查阅、统计。纸质档案的形成需把各种门类的档案按不同方法进行整理，系统编目，制作查询工具，具有真实原始、分门别类的特点。目前，县档案馆采取网上查档与上门查档相结合，电子档案和纸质档案相结合的方式提供利用，使两者优势互补，档案管理成熟的利用体制决定了服务的专业性。

3、档案载体的多样性呈现服务的灵活性。

档案存在的形态不仅仅是传统的纸质档案，还有新型的声像档案、光盘档案以及随着网络信息化而产生的电子档案。通过文字表述、图片描述、声像叙述等多种形式丰富、生动、具体地记录实践活动。县档案馆的职能是收集全县范围内反映政治、经济、文化、社会发展的各类材料，囊括的范围非常广，建有照片档案、声像档案、实物档案、纸质档案、电子档案供社会利用，网上档案资源的开通使不同对象按照不同权限，分享到不同密级的档案信息，呈现了服务的灵活性。

4、档案记录的原始性体现服务的真实性。

虚假的信息会导致错误的决策，偏面的认识也会误导正确的理解，档案记录的原始性是任何编研材料、调研文章等不能具有的，它区别于其它资料，具有法律效力。档案这种原始记录的凭证、依据作用，使获得的信息可靠、有效，体现了服务的真实性。

档案服务的权威性、专业性、灵活性和真实性是被历史证明了的，能为破解难题建立一张真实、全面、及时、有效的基础数据网，为领导决策提供依据，掌握第一手资料。倘若全县经济社会发展是一棵大树的话，那档案就是这棵树的根，倘若其它行政措施是一种形的话，那档案就是质。

二、当前档案工作基本现状和存在问题剖析

随着信息时代的来临、经济社会的发展和法制社会的健全，“档案”这个历来为封建皇朝服务，建国后也主要为党政机关服务的工具，焕发出了新的生机，比以往任何时期都显得重要。人民当家作主势必要求档案为最广大人民服务，由此改变档案为少数人掌握和服务的历史，得到最广泛的应用，惠及最普通老百姓。但在市场经济条件下运行的档案工作，割掉了计划经济的尾巴，又缺少了必要的保障措施，正使档案工作处于“进退两难”的半瘫痪状态。

⑴传统档案观念根深蒂固，档案工作发展受阻。

档案不直接产生经济效益，有些人就认为，档案工作有与没有一个样，做与不做一个样，无非就是几张纸头理理，往往档案部门在资金争取、人员配备等方面都会比较困难。目前，全县19个镇（街道）档案室配备专职档案员的只有2个，其余17个均为文书兼职，且年龄在45周岁以上的有14人，只有3人在45周岁以下。在机关单位中有种传统理念是：档案工作是退居二线、即将退休人员的过渡工作。试想，作为社会资源的主要产生部门——各级行政机关单位的档案工作如何能通过一人多岗的兼职形式来满足社会对档案的需求？又如何能在退休前的“相对照顾”中实现档案现代化管理、档案创业创新？然而，我县的重点民营企业至少配备有1名以上的专职档案员来管理企业内部形成的档案，如宝业集团有专职档案员5人，光宇集团有专职档案员4人，精功集团有专职档案员5人，工作汇报《论档案服务“四位一体”建设的功能和措施》。企业单位尚知舍得花钱，配备人员要管好档案来服务企业发展，我们有些机关单位为何还用陈旧观念来看待档案？要知道，机关单位产生的大部分档案是县档案馆长期保存并作为后人研究历史的依据，是绍兴县经济社会发展过程的真实记录，是全县老百姓个人权益的证明，没有做好行政机关单位的档案工作，威及的不仅仅是全县经济社会发展的历史，还威及到老百姓的切身利益，影响执政基础。

⑵档案功能被弱化，档案资源分散保存成隐患。

当前，利用档案获得经济效益和解决矛盾的比比皆是，由于档案丢失造成的经济损失和信访问题的也是数不胜数，特别是村两委三年一次的换届中，藏匿和销毁档案成为某些落选人员的泄愤工具，给村事务管理带来了许多麻烦。最近，我县又发生了某职能部门批复的单位成立文件的“集体丢失”事件，造成了不可弥补的损失。

绍兴县档案馆是我县唯一的综合性档案馆，保管、利用、开发全县各单位产生的档案资源，但是这些档案的产生和接收至少存在十年以上的时间差，也就是说，各单位产生、形成的档案在本单位至少保存十年以上，才接收进县档案馆，其中还不包括数量众多的业务档案。这种传统的档案多头管理模型造成了档案信息的阻塞和档案资源的浪费，非但不能使档案功能得到有效发挥，还不排除在档案分散保管的十余年时间里，在材料收集、鉴定、整理的档案形成和保管过程中出现的问题。

（3）缺少必要的保障措施，档案行政监管力不从心。

档案工作的基础作用十分明显，而档案部门又之所以会是“无钱无权无人罩”的弱势部门，主要还是有四个方面的原因：

1、档案本身的效益滞后性和不确定性。档案效益的发挥不会在形成之时，而是要在特定条件下才会显现，带有一种条件性、不确定性，有些档案看似无用，今后可能会是唯一的依据，有些看似有用也并非一定会用到。

2、档案优势随着市场经济来临而荡然无存时，档案工作的坐失良机，逐渐与社会发展不相一致。无论是建国前还是建国后相当长一段时期里，“保密”二字始终是档案人心上紧扣的一根弦，在抗日战争和解放战争时期，档案好比是我党的咽喉，被敌人窃取了档案意味着目标的暴露，新中国成立后，在国外破坏分子和国内阶级斗争双重压力下，必须把档案放在首要地位，巩固我党政权。从70年代前案卷封面上印着的“要保持高度警惕，防止阶级斗争”也足以说明这一点。改革开放市场经济的来临，是我国经济体制上的一次“大地震”，震醒了全国人民的创业激情，震醒了机关政府的职能转变，工作重心转移到发展经济上来，而档案工作还是延续着以往的传统管理模型，面向机关单位，管理文书档案，使馆藏档案结构单一，大量丰富生动的业务档案散失馆外，逐渐使馆藏资源适应不了社会发展的需求，档案利用深居闺楼，不向大众开放，逐渐使档案淡出人们的视线，从而使档案失去了以往的优势，与经济社会发展不相一致。

3、档案本身的保密开放两把双刃箭，导致它既不能堂而皇之地走向大众，又不能固步自封地原地踏步，有别与其它工作能大胆阔斧、立竿见影，这也是束缚档案工作改革的一个主要问题。

4、档案责任的不可追诉性也致使档案与现实存在一定的差距，根据《档案法》规定，对篡改、藏匿、销毁档案的要追求相关责任等，这些是在材料变成档案后，所能采取的措施，但对在档案形成之前，也就是某些重要材料没有整理成为档案，该如何追诉责任？就如1977年我县海塘围垦遭强台风袭击，30多名围垦人员牺牲，我们只有在马鞍镇档案里找到部分牺牲人员的依据，而其余牺牲人员因无法在档案中找到，而无查考依据。又如我县某镇1964年-1984年20年婚姻档案，在接收进县档案馆前就已经缺失，这些发生在二三十年前的事情，该由谁来承担责任呢？又有谁能说得清楚这个档案是在经办人手中丢失的，还是在保管人手中丢失的呢？

由于综上原因，在很长一段时间里，档案与服务经济、服务社会产生一定的距离，使档案逐渐被社会理解成为“附带品”，在财力和体制上得不到必要的保障，使档案行政监管难度加大，正在迈向新一个恶性循环之中。

做好档案必须要有一定的财务支持：适用的档案库房、规范的档案装具、合格的档案案卷、必要的人员配备，这些基础性装备需要财力支持的，并且随着每年档案量的增加都会产生新的支出。做好档案还必须要有相配套的体制来督促，目前，我县档案工作没有列入对县机关部门的岗位责任制考核，也没有列入对镇（街道）的岗位责任制考核。档案管理状况根据各系统的要求大致可分两类：一类是把档案工作列入系统内部相关考核的县机关部门，如县卫生局、县交通局、县文广局把档案工作纳入年度岗位责任制考核的，局本级及下属单位档案管理规范有序，整体水平相对较高。另一类是档案工作没有与任何考核挂钩的县机关部门、镇（街道），仅凭自我约束放任管理，责任性强的做得好一点，责任性不强的做得不好也没有关系，特别是文书调动频繁的单位和新成立的单位，档案管理尤为紊乱。

三、档案服务“四位一体”建设的主要措施

1、加强档案基础业务建设，把好“源头”关。

要充分发挥县档案局的行政监管力度，加强对全县各级各部门档案业务的监督、指导，培养一支责任性强、业务精通的档案员队伍，要进一步争取单位领导的重视和支持，把档案工作纳入相关考核之中，保障必要经费发展档案事业。要抓住机会，利用时机宣传档案工作，加快档案转型升级。

（1）要不断加强对档案员的档案业务培训。要提供多种形式的培训，提高档案员业务操作水平，指导开展好本单位的档案工作，把好档案形成第一关，把材料收集齐全、整理规范、符合要求。

（2）要不断加大对各单位的档案执法力度。要依法对各个领域的档案执法检查，规范执法行为，严肃执法纪律，严格执法程序，推动档案法制建设。

（3）要不断争取提高档案员待遇和地位。有作为才有地位，要不断努力工作，取得档案新业绩，换得全社会对档案工作的重新认识，落实特殊行业补贴享受政策，逐渐改变目前档案工作的弱势地位。

2、加快档案信息化建设步伐，把好“采集”关。

要加快档案形成周转速度，实现即时产生的档案资源的适时归档，要求业务人员在材料办理完毕后，在收集齐全的基础上进行初步整理，在规定期限内移交档案室，由档案室统一编码进行后续加工。要利用现代化技术手段，借助档案管理软件平台，使纸质档案与电子档案的同步形成，形式不同，内容相同。县档案局要加强与各部门的联系磋商，在电子档案的业务规范上达成共识，有利于提供内容详尽、及时有效的档案信息，提供技术支持，对电子档案业务规范进行指导，做好安全防护措施，严格权限控制，防止档案泄密。由此改变千百年来档案只能独家拥有的历史，避免材料滞后归档、档案滞后管理带来的困扰，充分发挥档案的监督、服务作用。

3、加大档案资源整合力度，把好“入口”关。

要采取措施整合全县机关和企事业单位产生的档案资源，把分散在全县各个单位的档案资源通过信息化手段，实现信息共享。要解决目前有些单位存在的危难情绪和忧患情绪，生怕资源共享后造成泄密，担心业务权威优势被削弱，恐怕一些不想人知的事情被曝光，无形增加许多思想负担，这是许多业务部门和企业单位共存的思想问题，其实正是有些部门个别人员的处事不公、办事拖拉造成社会负面影响，正是有些企业单位某些信息的不及时掌控、弄虚造假等造成企业监管滞后和税收流失。实现档案资源整合，对整个社会相当于形成了一张无形的监督网，促进政府部门提高办事效率，公正依法办事，建立和推广阳光政务，促进企业单位诚信纳税，加强企业内部管理，建立企业风险防范机制。当前，各个部门产生的许多民生档案如县国土局土地权证档案，县教育局的学历档案，县拆迁办的拆迁档案，县房管处的房产档案等，经济档案如县发改局的项目档案，县财税局的税收档案，县工商局的工商档案，银行系统的存贷款档案等，实现这些资源的整合，将会实现档案工作的成功转型，成为我县经济社会发展的“助推器”。

4、建立网上档案监管机制，把好“维护”关。

利用绍兴县数字档案馆网络载体，把收集进馆的电子档案分门别类，制作规定格式上传至网络系统，严格做好网上档案的防盗措施，依申请对不同对象授予不同权限，做好档案资源的保密和开放工作。建立定期资源报送制度，与相关考核办法挂钩，与档案执法检查结合，督促各单位及时按规定移交电子档案，贴近中心，贴近民生，当好经济社会和谐发展乐谱的“指挥官”。