桐科药品管理系统计算机使用情况说明_常用急救药品使用说明
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《桐科药品经营质量管理系统》 2013新版GSP计算机系统使用情况说明
本药店使用的药品管理计算机系统为桐科药品管理软件（2013新GSP版），系统符合2013年新版GSP及相关的附录要求，系统功能齐全。
一、药品管理计算机系统功能模块如下 1.基础资料
机构信息、经营许可证GSP证书、营业执照、税务登记证、药师资格证书、供应商管理、药品管理、非药品管、理治疗项目、企业变更、会员管理、期初入库 2.机构人员
员工信息、员工健康档案、年度培训计划、药店培训记录、个人培训档案 3.文件管理
文件管理质量管理制度考核表 4.设施设备
设施设备台账、设施设备使用记录、设施设备养护记录、设施设备维修记录、计量器具台账、计量器具检定记录、计量器具校准记录 5.采购管理
首营企业、首营品种、采购记录、采购数量调整、进货管理、退货管理、采购记录查询、进货信息查询、退货信息查询、进货明细查询
6.收货验收
收货记录验收入库收货记录查询验收入库查询 7.陈列储存
库存查询、温湿度记录、空调使用记录、陈列检查登记、陈列检查记录、中药饮片清斗记录、中药饮片装斗复核记录 8.销售管理
药品销售、销售退药、项目计费、销售票据重打、销售记录查询、销售明细查询、收费员结算、销售日/月结算、销售相关业务、销售报表 9.售后管理
药品召回记录、不合格药品登记表、不合格药品报损审批表、不合格药品销毁记录、药品质量投诉记录、药品质量查询、记录质量信息收集分析记录 10.系统管理
操作人员维护、权限管理、国家基本药品目录、假劣药品数据库、毒麻精神兴奋药品目录、操作日志、系统数据备份
二、药品管理计算机系统质量管理方式简介
1、药店自身经营资质控制：系统必须管理药店自身经营资质，如：营业执照、GSP证书、税务登记证、经营范围，如果资质过期，系统自动锁定，不可以“经营”；通过药店自身经营范围控制，防止超范围经营；
2、供货单位资质数据库管理，通过管理各供货单位的经营范围、各种证件管理（GSP/GMP、法人委托书、法人委托书、质量认证证书等），控制
是否可以合法采购，控制只能在范围采购，防止超经营范围采购，控制有效期内才能采购；如果任何一项证件过期，系统自动锁定，禁止采购；
3、管理药品基本数据库，需要判断药品是否是含麻黄碱、国家特管药品等；
4、通过首营药品信息，控制该药品是否可以采购；当药品的批准文号有效期过期，需要药店索取新的该药品再生产批件；延长批准文号有效期后，才可以采购；
5、系统有药品有效期进行跟踪，对近效期的给予预警提示，超有效期的自动锁定及停销；
6、系统可以锁定单个品种，停止销售；
7、系统可控制国家有专门管理要求的药品超数量销售；
8、系统有各项企业资质到期、供货商资质到期的提醒功能，过期停止相关业务；
9、系统有近效期药品提示功能；
10、系统可以按日进行数据备份；
11、系统记录各种修改痕迹，且不可删除；
12、系统药品进货必须通过采购、收货、验收三环节；
13、处方药销售必须录入购买者信息，且必须审方、核对才可以销售；
三、系统功能模块介绍
1.机构信息：登记药店自身机构的相关信息，选择药店的经营范围；
药店自身经营范围：可以防止药店超范围经营；
2.经营许可证、GSP证书、营业执照、税务登记证、药师资格证登记，这些都是药店各项资质；如果资质过期，系统自动锁定；
3.操作人员及权限管理：维护相应的系统操作人员及相对应的操作权限；
4.供货商维护：维护药品供货商；同时上次供货商的各种资质文件；包含：药品生产或经营许可证、税务登记证、组织机构代码证、药品生产质量管理规范或药品经营质量管理规范认证证书、营业执照及其年检证明复印件、印章、随货同行单(票)样式、法人授权委托书、被委托人的身份证复印件、被委托人的上岗证复印件、质量保证协议、药品购销合同、开户户名、开户银行及账号；
5.首营企业：登记药品供货商的首营企业信息；内容包含：填报日期、供货单位名称、法定代表人、企业类型、企业地址、企业电话、邮政编码、许可证名称、许可证负责人、生产或经营许可证号信息、营业执照信息、税务信息、供货单位销售人员(委托人)信息（委托期限、身份证、电话）、质量认证证书有效期、质量保证协议有效期、供货单位质量保证体系情况、采购人员意见、质量管理部门审核意见、企业负责人审批意见等等；
6.药品信息维护:登记药店经营的药品信息，内容包含药品名称、剂型、规格、批准文号、批准文号有效期、生产厂家、储存条件、养护措施、是否重点养护品种、是否含麻黄碱、是否是特管药品、药品类别、价格、单位、条码号等等。
7.首营药品：对新采购经营的药品，药店需要做首营药品记录；登记内容有：首营供应商、填报日期、药品通用名、商品名、单位、规格、剂型、产商、产商地址、生产厂商销售人员、电话、是否是GMP认证车间生产品种、身份证号、委托期限、药品的适应证或者功能、质量等情况、批准文号、质量标准版号、批准文号有效期、存储条件、生产许可证号、营业执照号、GSP证书号、首营提供样品批号、包装情况、批发价格、零售价格、药品合法性证明文件、采购人员意见、质量管理部门审核意见、企业负责人审批意见等等；
8.初期入库：针对使用本系统前，药店已存在的库存，可以直接录入系统，形成初期库存。
9.采购记录：做采购记录，审核确定后生产采购记录；
点击“采购记录”出现如下页面。输入采购时间、预采购供应商、选择药品、采购数量等后，点击“添加”。如有其他药品重复上述步骤。
最后点击 “审核”：
在做采购记录过程中，如果不符合要求的供货商、药品、或者经营范围不符合，或者首营药品、首营企业信息未完成的、或者供货商任何一个资质过期的，都拒绝采购；保证采购的合法性与采购质量；
10.收货记录：通过提取采购记录，对比收货信息，同时登记收货信息：供货单位、发票号码、发票日期、运输车辆、温度控制状况、随货同行单情况、与采购记录是否相符、是否同意收货、运输时间等等；确定后，生产收货记录；同时可以下步进行验收入库；
11．验收入库：提取收货记录，根据验收实际情况，记录验收入库的详细信息：批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合格数量、产地、检验报告书编号、验收结果等；确定无误后，确定验收入库，同时生成验收记录以及相应的库存信息；拒收药品，走不合格药品审批流程；
12.药品销售:这里进行药品销售管理；销售时候，系统自动识别处方药、含麻黄碱药品、国家专门管理药品；根据不同药品，做出不同控制；同时系统通过颜色区分；
含麻黄碱药品：系统控制一次销售不能超过控制的最小包装单位； 处方药品，国家专门管理药品等在销售的时候，需要录入顾客的姓名，联系方式、处方来源，以及必须经过处方审核、调配，才能销售；
13.药品养护： 药店按照事先定义的养护日期，系统自动提示养护计划；药店可以按实际情况进行药品重点养护或者药品全部养护计划； 形成养护计划，完成养护记录。
系统生成养护记录的时候，各药品的养护措施、贮藏条件、货位等信息从药品信息里提取、养护时候的库存是当时的电脑库存数量；养护时候，如果发现问题药品，即可以进行上报锁定，药品该药品当时即不可以销售；
14.药品召回记录：添加或查询药品召回记录；内容包含：药品名称、生产厂商、批号、召回单位、召回原因、召回数量、召回人；
15.不合格药品管理模块：不合格药品不能随意销毁，要经过一些手续的办理后最终将它们销毁以免再流入市场造成危害。
15.1 可疑药品信息登记：可以药品正常来自销售时候，营业员上报、养护时候上报；已经日常发现的可疑药品上报；
发现的可疑药品，上报的时候，需要填写该药品的基本信息，批号，数量，有效期，可疑原因，上报人员等；
之后可疑药品需要通过审核人员审核，如果是不合格药品，那么提交审批；如果是正常的药品，打回正常状态，解除锁定，可以销售；
审批人，进行审核；之后进入不合格药品报损流程；
15.2 不合格药品报损审批流程：需要报损的不合格药品来着确定的可疑药品记录，之后通过报损审核、审批即可；不合格药品报损审批之后，进入不合格药品销毁流程；
15.3 不合格药品销毁记录：需要销毁的不合格药品来着审批通过的不合格药品记录；不合格药品销毁记录先需要销毁人进行信息登记，之后监督销毁，进行信息复核；销毁后，对应药品库存减少；
16.盘存管理：对药品库存进行清点。定期进行药品的盘点有助于控制药品的流失，减少库存差错。系统自动将理论库存导入实际库存中，减少重复录入工作，用户可以修改那些理论与实际不相符的库存即可。
第一步：单击菜单“销售管理→销售相关业务→盘存管理”进入盘存管理主界面。
第二步：单击“账盘”按钮出现在“确定账盘”对话框。单击“确定”按钮进行账盘操作，单击“取消”按钮则取消本次操作。
第三步：在药品名称框中输入药品或者助记码，单击“查询”按钮进行药品检索。
第四步：对需要订正的药品记录单击对应记录的“编辑”按钮，该行进入编辑状态。填写正确的库存数量。单击“更新”按钮，对实际数量进行调整，单击“取消”按钮该行放弃编辑状态，其他药品的实际数量修改重复本步骤。第五步：确定盘存数据订正结束后，单击“审核”按钮出现在“确定审核”对话框，单击“确定”按钮将订正后的数据修改库存中的药品库存数量，单击“取消”则取消 本 次操作。
显示不符药品按钮功能：表格显示订正后账面数据和实际数据不符的药品。
17.机构人员及档案管理：包含员工信息、健康档案、培训计划、培训记录等；
17.1员工信息：药店员工的姓名、身份证、部门、工作岗位、学历等信息；
17.2员工健康档案：可用来添加和查询人员健康档案记录； 17.3年度培训计划：可用来添加和查询药店培训计划 ； 17.4药店培训记录：可用来添加和查询药店培训记录；
17.5个人培训档案：可用来添加和查询员工个人教育培训档案； 18.设施设备管理：包含设备台账、记录用具台账、以及使用记录、养护检查记录、检定、校准记录信息；
19.库存查询：查询各药品当前药库库存； 20.温湿度记录：添加或查询温湿度记录； 21.空调使用记录：添加或查询药店空调使用记录； 22.中药饮片清斗记录：添加或查询中药饮片清斗记录； 23.中药饮片装斗复核记录：查询中药饮片装斗复核记录；
24.药品效期查询：查询进效期药品库存情况： 打开界面，输入进效期月数，之后，按“查询”按钮，即现在在当前月数内到期的药品列表。显示的内容有：药品的基本信息，药品的到期日期，当前的库存数量等。25.药品拆零销售记录：拆零药品的销售记录； 26.含麻黄碱销售记录：含麻黄碱药品销售记录查询；
27.处方药销售记录：处方药销售记录查询；
28.操作日志记录：用来查询日常业务操作记录，自动记录，且不可删除； 29.数据库备份：可以备份药店数据库；
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