案卷制作归档程序_记录控制程序归档
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一、总 则
第一条 药品监督行政处罚文书，是实施行政处罚活动的真实记录，反映了药品监督行政机关执行药品监督管理法律法规等部门法律和《行政处罚法》等基础法律的基本职能，各级食品药品监督行政机关必须严格按照药品监督行政处罚文书立卷的要
求，做好立卷归档工作。
第二条 药品监督行政处罚文书，根据案件办理年度、适用程序，坚持一案一号的原则，单独立卷。一个案件从立案、结案到归档保管以及所有的法律文书和公文、函电，都使用收案时编定的案号。听证的案件另行编号。
第三条 药品监督行政处罚文书，必须用钢笔或碳素笔书写、签发，由经办案件的部门负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。
二、材料的收集
第四条 药品监督行政处罚立案以后，案件承办人员应立即着手收集本案有关的各种文书材料。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。第五条 卷内各种文书材料，一般只保存一份，重份的文书材料一律剔除。多余的处罚决定书，以备日后查考，可将其夹在已装订好的卷内。
第六条 具有下列情况之一的来信，可以不立卷归档。（1）不属药品监督行政处罚范围，归口交办的人民来信；（2）答复来信来访人向有关部门投诉的信件或记录；（3）询问一般法律手续问题的来信来访；（4）没有参考价值的信封；（5）内容、地址不清的申诉信件；（6）确系精神病人的来信。上述各项由
相关业务部门处理。
三、材料的排列
第七条 行政处罚文书材料的排列顺序，总的要求是，内部程序性文书按照倒序进行排列，证据性文书按照行政处罚程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。
第八条 简易程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书；（4）现场检查笔录、检验报告书、调查笔录等证据材料（按时间顺序排列）；（5）行政处罚结案报告；（6）罚款上缴收据复印件；（7）备考表；
（8）卷底。
第九条 一般程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书（含没收物品凭证及清单）；（4）行政处罚结案报告；（5）举报登记表或案件移送书；（6）现场检查笔录、检验报告书等证据材料（按时间顺序排列）；（7）立案申请表；（8）调查笔录等证据材料（9）先行登记保存物品审批表；（10）先行登记保存物品通知书；（11）先行登记保存物品清单；（12）查封扣押物品审批表；（13）查封扣押物品通知书；（14）查封扣押物品清单；（15）行政处理通知书（包括立案告知书）；（16）解除先行登记保存物品审批表、通知书；（17）解除查封扣押物品审批表、通知书；（18）案件调查终结报告；（19）重大案件集体讨论记录；（20）案件合议记录；（21）行政处罚事先告知书；（22）陈述申辩笔录（或者陈述申辩材料）；（23）案件复核表；(24)行政处罚审批表；（25）送达回证；（26）没收物品处理审批表；（27）没收物品处理清单；（28）延期缴纳罚没款审批表（延期缴纳罚没款申请书）；（29）行政处罚强制执行申请书（法院裁定书及相关执行文件）；（30）罚没款上缴收据复印件；（31）备考表；
（32）卷底。
第十条 行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书（含没收物品凭证及清单）；（4）行政处罚结案报告；（5）听证意见书；（6）听证笔录；（7）听证告知书；（8）听证申请书；（9）听证通知书；（10）听证人员组成审批表；（11）重大案件集体讨论记录、案件合议记录；（12）举报登记表或案件移送书；（13）现场检查笔录、检验报告书等证据材料；（14）先行登记保存物品审批表；（15）先行登记保存物品通知书；（16）先行登记保存物品清单；（17）查封扣押物品审批表；（18）查封扣押物品通知书（包括已经或可能危害人体健康的证据）；（19）查封扣押物品清单；（20）立案申请表；（21）行政处理通知书（包括立案告知书）；（22）调查笔录等证据材料；（23）解除先行登记保存物品通知书；（24）解除查封扣押物品通知书；(25)案件调查终结报告；（26）行政处罚事先告知书；（27）陈述申辩笔录；（28）案件复核表；（29）行政处罚审批表；（30）送达回证；（31）没收物品处理审批表；（32）没收物品处理清单；（33）延期缴纳罚没款审批表；（34）行政处罚强制执行申请书；（35）罚没款上缴收据复印件；（36）备考表；（37）卷底。
第十一条 本办法第八条、第九条、第十条的规定中没有列举的法律文书材料，可以根据实际情况，按形成的顺序排列。
第十二条 行政处罚案件文书材料为一卷装订，不分立正卷、副卷。但是，案件合议记录、重大案件集体讨论记录、行政处罚决定书审批表等内部形成的材料，未经局长批准不得向当事
人及其委托代理人提供。
四、立卷编目
第十三条 一个案件的文书材料经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。
第十四条 卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码，字迹要工整、清晰。
第十五条 卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写工整。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。
五、卷宗装订 第十六条 装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。药品包装等原始证据材料，加贴衬纸，展开平放，并有当事人签字。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干
净。
第十七条 一个案件的文书材料，每卷以二百张为限，超过时应按形成的顺序分册订卷。
第十八条 卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。
第十九条 卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用案件承办人员名章加盖骑
缝。
六、归 档
第二十条 案件结案以后应在一个季度内归档。凡立卷不符合规定要求的，应重新整理。提出保管期限意见后，向本机关档案管理部门移交，并办好交接手续。
第二十一条 归档的录音带、录像带、影片等声像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。第二十二条 归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，证物另行保管，待诉讼期满后，经领导批准可将不能附卷保存的证物销毁或处理。第二十三条 已归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。
第二十四条 本归档办法自2007年10月1日起实施。
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