董事长秘书职责_董事长秘书工作职责

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董事长秘书职责

一、办公室内务

1、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐

1）每天准时上班；

2）开窗通风；

3）清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次；

4）清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草；

5）为董事长备好茶水；次日将杯中冷掉的茶水倒掉；

6）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等；

7）及时清理办公、生活垃圾，更换垃圾袋；

8）每天拖地一次，每周监督吸尘一次。

2、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范

1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理；

2）外来红头文件：索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录；

3）内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内；

4）外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理；

5）内部通知、公司各部门（单位）递交报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理；

6）重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

7）每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记、记录。

8）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

1、笑脸相迎，茶水相待；

2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片；

3、及时向董事长请示；

4、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）；

5、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请；

三、会务服务

1、董事会

1）会议议程的拟定；

2）确定与会人员；

3）会议通知起草和发送；

4）会议文件的准备；

5）会议场所的确认及会场布置；

6）会议签到及记录；

7）与会人员的接待工作。

2、工作会

1）检查会场环境是否干净整洁；

2）检查会议通知是否到位；

3）检查会议文件准备是否齐备；

4）会议人员的接待；

5）会议期间的服务。

四、文字工作

1、起草董事长参加活动的讲话发言稿。

2、起草董事长署名发表的有关文稿。

3、协助董事长起草工作计划及报告。

五、商旅工作

1、掌握董事长的会谈、会务安排，为董事长接见访客做好预约工作。

2、安排董事长的商务旅行，做好车辆、酒店、机票等预定工作。

3、出差结束后，做好出差总结报告及费用报销工作。

人事事务

1．协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括发放招聘启事、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员的情况等；

2．办理人事录用、解聘、缴纳社保和劳动年检等相关手续；

3．协助相关部门计算员工薪资、福利，参与薪酬与福利调查；

4．建立并管理员工信息资料及各类人事资料；

5．执行各项公司规章制度，处理员工奖惩事宜；

6.协助总经理完成对员工的年度考核；

7.协助修订员工手册；

8.改进、完善并监督执行公司考核体系和规范；

9.向员工解释各种相关制度性问题；

10.根据公司业务发展情况和市场水平，制定合理薪酬调整实施办法；