第三章 公文文体的写作_公文文体的写作
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第三章 公文文体的写作
（二）第一节 报告与请示
【学习要求】 ■ 了解报告、请示的概念、特点和种类；
■ 掌握报告、请示的一般结构方式及不同种类报告、请示的写作方法； ■ 区别报告与请示的不同之处
■ 写出事项明确、具体，格式规范，合乎要求的 报告、请示。
一、报告
（一）报告的概念与范例
报告，《国家行政机关公文处理办法办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。【范例】
【评析】
这是一篇规范的情况报告。正文的开头陈述火灾损失情况，接着对事故发生的原因进行了全面深入的分析，最后提出了应对的策略与方法。全文过渡自然，结构严谨，逻辑性强。
（二）报告的基本知识
1．报告的特点
单向性
陈述性
事后性
2．报告的种类
1）工作报告：凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。它又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。
2）呈报性报告。是指向上级机关汇报工作、反映情况的报告。3）答复性报告。答复上级机关询问的报告，称为答复报告。
（三）报告的结构与写法
报告一般由标题、主送机关、正文、和落款四部分组成。
1．标题
报告标题的两种写法：一是发文机关+事由 和+文种，如《××市商业局关于××百货 大楼发生重大火灾事故的情况报告》；
二是只有事由+文种，如《关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告》。2．主送机关
即发文机关的直属上级机关。
3．正文
（1）缘由：交代报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨。
（2）事项：写明主要情况、措施与结果、成效与存在问题、教训、意见、打算。
（3）结尾：用惯用结语，如“特此报告”、“以上报告，如有不当，请指正”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位执行”等。
各种报告正文的写法：
1、工作报告。工作报告的正文一般由基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法等部分构成。
2、呈报性报告。其正文一般由情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等部分构成，并依次撰写。
3、答复性报告。其内容由答复依据和答复事项两部分构成。
（四）报告的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
①立意要新。
②内容要真实、具体。③重点突出。
④报告中不能夹带请示事项。
2．病例评析
【病例】
【评析】
这篇情况报告主要存在三个毛病：
第一，标题将请示和报告并用，混同了两个文种的区别，同时没有将文中陈述的内容在标题上反映出来，容易产生歧义。应改为“报告”文种报上级机关。第二，主送机关错误。《办法》规定除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“报告”。另外主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。如果涉及多个部门，可以抄送的形式完成。第三，语言啰嗦，过多地列出了参加救灾的部门和领导，而对清理现场的事实陈述不清。第二段提出救灾善后存在的问题，但缺乏过渡语言，显得生硬、唐突。
二、请示
（一）请示的概念与范例
请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文。《办法》规定，请示适用于“向上级机关请求指示、批准”。【范例】
【评析】
这是一份内容和结构都很完整的请求上级给予指示的请示，接受请示的上级机关是国务院法制办公室，发出请示的下级机关是陕西省人民政府法制办公室，请示的事项是有关《中华人民共和国陆生野生动物保护实施条例》在现实生活适用中的有关问题。在这份请示中，语言表达清楚而流畅。
（二）请示的基本知识
1．请示的特点
①行文方向的呈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求性质。②行文目的的期复性。请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题，要求做出明确批复。
③行文内容的单一性。请示要求一文一请示
④行文时间的先行性。请示必须在事前行文，上级作了批复之后才能付诸实施。
2．请示的种类
①求示的请示 ②求助的请示 ③求准的请示
（三）请示的结构与写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。
1．标题
①是完全式，即制发机关名称+事由+文种
②事由+文种，如《关于成立老干部办公室的请示》。
应特别注意：
请示标题部分不能出现祈请类的词语，因为“请示”这个文种名称本身就是“请示指示”之意，像“××××关于请求解决××水库除险加固工程经费的请示”这样的拟题就是错误的，必须删去“请求”两字！
2．主送机关
请示必须写明主送机关，而且主送机关一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关。
需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
3．正文
一般由缘由、事项和要求三部分组成。
（1）请示的缘由：
开门见山直接如题，讲明需要请示的原因以及请示的根据，要写得简洁。同时，一份请示能否得到上级机关的同意或批准，关键在于请示的理由是否充足，是否言之有据，是否时间紧迫，因此，要用心写作，抓住实质。
常见的开头方式有：
原因目的根据式，其模式为“由于(鉴于)„„为了„„根据„„”；
原因目的式，其模式为“由于„„为了„„”
目的根据式，其模式为“为了„„根据„„”。
请示理由之后一般用
“为此，现就××问题请示如下” 或“特作如下请示”
或“为此，特请求„„”
或“特恳请„„”语句过渡，引出请示事项。
（2）请示事项：是请示正文的主体，是要求上级机关给予指示、审核批准的具体问题或所要求的具体事项。由于请示事项是上级机关给予答复和审批的直接依据，因此，请示什么事项，请求上级具体办什么和怎么办，都要写得具体明白，使上级机关明白，弄清要求，给予迅速批复。这部分要求层次分明，由主到次，环环相扣。
（3）请示要求：是请示正文的结尾，是向上级机关提出肯定性要求，语气要谦和。一般用“当否，请批复（指示）”、“特此请示，请批复（望批准）””、“以上请示(意见)如无不当，请予批转” 等请示用语。
4．单位名称和日期
请示单位和日期应写在请示用语之下，在右下方署上请示单位名称；另起一行，在单位下写年、月、日。
注意：
党的机关的请示可在落款处署发文机关名称、加盖公章并下置成文日期；行政机关的请示如非联合行文，则只盖公章而不署发文机关名称．下置成文日期。
（四）请示的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
1）一文一事
2）一个主送机关 3）逐级请示
4）请示用语要诚恳、谦恭
2．病例评析
【病例】
【评析】
这份请示主要存在六个毛病：一是标题写得过于粗暴，用了“务必”二字，使请示的语言过于傲慢。本是请示上级给予批准的事务，由于语言过于傲慢，可能使上级机关产生厌恶，所以拟制请示标题时应注意用语谦逊。二是向多个机关行文，搞“多头”请示。请示的主送机关一般只有一个，只向主送机关行文，其他相关的上级机关可以采取抄送形式。三是违背了请示一文一事的原则，在该请示中要求上级机关批准的两件事（列为全国文化城市和小型农田水利建设试点市），使请示过于繁杂，头绪不清。四是正文中对两件事的理由混在一起谈，没有逻辑关系，使人难以分清请示的缘由。五是结语犯了与标题同样的毛病，过于傲慢，强制在规定的时间内要求上级机关作出答复。六是在落款处没有写明请示的时间。
（五）请示与报告的区别
①行文目的要求不同 ②行文时限不同 ③内容含量不同
④性质和处理办法不同 ⑤结尾不同
写作训练： 以下这份材料表述欠通畅，但基本事实清楚。请加以提炼，代该校拟写一份请示
(要求：不标注眉首、版记各项目，其余格式正确。用完全式标题(三要素全)，时间为今年4月，具体日期自定，但不能用“××”代替。正文400字左右)南原职业中学就办在广平市市中区里，归市教育局管，是市属的一所重点职中。这几年他们的办学规模一年比一年大，目前他们的在校生人数已经达到了4000人，这是随着教育事业的发展形成的。可是全校目前只有100台电脑，根本不能满足教学的需要。他们打算再买60台，大约需要20万元。这不单是为了加强学生的素质教育，还是会计电算化、文秘等专业不可少的设备。同时还因为省教育厅有个规定，要求职台，与省里的要求差了一大截。这还只是问题的一方面。
他们学校图书馆现在的藏书一共才5万册，也没有达到上级的要求，按省上要求是每生平均至少15册书，一共要6万册，算起来也差了1万册。他们算了一下，按15块钱一本，就要15万元。上个月省教育厅来了个通知，今年6月份要到学校来检查。可是学校现在的经费很紧张，只好向市教育局请求拨款购买。不请市里拨款，那是没法子的。学校现在自己只能从现有经费中挤出5万元，其余的30万元，就只有请求市里增拨教育经费来解决了。
第二节 批复、决定与意见
一、批复
（一）批复的概念与范例
《办法》规定：“批复适用于答复下级机关的请示事项。” 【范例一】
【评析】
这是一篇指示性批复，不仅下发四川高院，而且作为“关于农村合作基金会从业人员犯罪如何定性”的司法解释具有普遍适用性。态度明确，表意清晰。
（二）批复的基本知识
1．批复的特点
1）针对性 2）被动性 3)单一性 4）权威性
2．批复的种类
根据批复的内容、性质不同，可将批复分为指示性批复和审批性批复两类。1）指示性批复。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。
2）审批性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。
（三）批复的结构与写法
1．标题
①单介词结构
×× ××关于×× ××的批复
如《国务院关于同意福建省撤销宁德地区设立地级宁德市的批复》。
②双介词结构
××××关于××××给×× ××的批复(上级机关）（答复事项）（下级机关）
如《民政部关于同意四川省设立峨眉市给人民政府的批复》
注意：如果批复是否定下级机关请示内容的，其标题不要标出“不同意”之类的否定性字眼
2、主送机关
批复的主送机关就是请示的发文机关。
3．正文
一般由批复引语、批复内容和结束语三部分组成。1）批复引语
这是批复的必备首部，用以交代批复的根据，即对来文（请示）进行引述。《办法》规定，引述时应先引请示的标题，后引请示的发文字号，有时还引述请示的成文日期。
如：你省《关于调整盐城市部分行政区划的请示》(苏政发[2003]5号)收悉。现批复如下：
2）批复内容
正文的主体部分主要针对下级机关所提出的问题和要求给予明确答复或具体指示。
批复意见的写作要坚持“两个依据、一个针对”的原则，即依据党和国家的方针、政策和有关规定批复，依据实事求是、与时俱进的原则批复，针对请示事项批复。
批准性批复应明确态度，有三种情况：
※ 批复是批准下级机关请示内容，应首先用“同意”表明态度，必要时作指示。
※ 批复是部分肯定下级机关请示内容的应首先用“原则同意”表明态度，再说明理由。
※ 批复是否定下级机关请示内容，应首先用“不同意”表明态度，必要时再说明理由。
3）结语。
一般用“此复”、“特此批复”、“专此批复”等习惯用语作结，也可略去不写，即就请示事项答复完毕就告结束。
（四）批复的写作注意事项与病例评析
写作注意事项：
1．有请必复。一请一复
收到下级的请示必须用批复作复，批复事项必须针对请示事项。2．鲜明表态。明确指示
批复中必须对来文请示事项明确表态，不能模棱两可、含糊其辞：批复中所作指示，可以是宏观的、原则性的，但仍须旨意明确．不能有歧义。
3．及时批复。切忌拖延
批答下级机关的请示事项，是上级机关的职责所在，必须及时批复以免贻误工作。上海、重庆等市党委和政府规定：上级机关收到下级机关的请示后应在十五天以内给予答复。
【病例】
【评析】
这篇批复主要存在以下问题：
第一，违反一文一批的原则。县政府在积存了某乡四件请示之后，才合在一起给了这样一个批复，这样做有多种弊端：一是延误时间，耽误下级工作；二是多种事项集于一篇公文之中，内容杂乱；三是一份公文涉及多方面工作，给下级落实工作带来困难。因为这些工作在下级机关是由不同单位和不同负责人分管的，由哪个负责人承担批复的落实工作，不好确定。正确的做法是，下级报来一份请示，就及时回复一份批复。
第二，标题不合要求。本批复的标题只有文种名称，没有发文机关和主要内容，不够认真严肃，也影响工作效率。第三，态度含混，观点不明。如第一条中“原则上批准你乡建立联合贸易公司”的说法，是非完全性同意的措辞，但没有说明对请示中的哪些方面有保留，而且，后面的文字，似乎并没有什么不同意的地方。再如，第二条中“最好不执行，因为这个办法违反上级有关文件精神”这句话，有两处问题。“最好不执行”不是完全性否定，对方仍然是可以执行的。根据下文，这里应该采用完全否定的说法。“违反上级有关文件精神”，是哪个上级机关的什么文件？不说清楚，下级就搞不明白自己错在哪里，执行中就缺少自觉性。
二、决定
（一）决定的概念与范例 根据《办法》规定，决定是“适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”的公文。
【范例】
【评析】
这篇决定是表彰性决定。正文主体首先概括性地叙述这些企业的突出表现，并融合了简要的分析评价；接着，写出了表彰决定；最后，对被表彰对象和其他企业发出了希望、号召。整篇例文层次清晰，主题明确，语言简洁凝练。
（二）决定的基本知识
1．决定的特点
1）制约性。主要表现在领导性、指挥性和强制性上。2）明确性。主要表现在内容上。3）说理性。
4）重要性。决定的内容应该是较为重要的事项和对重大行动的布置或安排，因而往往经会议讨论通过而产生。有的决定如同法规，对工作具有战略性的指导意义。
这是决定区别于其他文种的关键，而工作中较为具体的日常事务则可以用通知、通报等文种行文。
2．决定的种类 1）奖惩性决定
用于表彰作出重大成绩、贡献的单位或个人．或者用于惩处、批评发生重大失误、严重错误的单位或个人。
如《国务院关于2005年度国家科学技术奖励的决定》 《长春市人民政府关于重奖有突出贡献科技人员的决定》
《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》。
2)事项性决定
用于对重要的具体事项作出安排，如调整行政区划、设置重要机构、召开重要会议、安排人事事务等等。
如《国务院关于成立能源领导小组的决定》。需要强调的是，具有重要性的具体事项才可以使用决定。这种决定也称知照性决定。
3)审批性决定（公布性决定）
用于批准或修改有关法律、法规、公约等法规规章性公文。
如《全国人大常务委员会关于批准(禁止或限制使用某些可被认为具有过分伤害力或滥杀滥伤作用的常规武器公约)的决定》、《国务院关于修改(中华人民共和国个人所得税法实施条例)的决定》。
(4)部署性决定
用于部署事关全局、涉及重大方针政策和战略决策的重要工作。这类决定具有极强的指挥性，受文机关必须严格贯彻执行。
如《国务院关于非公有资本进入文化产业的若干决定》、《国务院关于大力发展职业教育的决定》。
（三）决定的格式与写法
决定一般由标题、题注、主送机关、正文和落款组成。1．标题
1）完全式：发文机关+事由+文种
如《广东省人民政府关于表彰我省人民满意的公务员和人民满意的公务员集体的决定》。
根据行文的需要可以在文种前加上“若干”等说明性的文字，如《国务院关于非公有资本进入文化产业的若干决定》。
2）省略式：事由+文种，省略发文机关。
如《关于表彰我省第二届优秀民营企业和优秀民营企业家的决定》、《关于加快安居工程建设的决定》。
2．题注
凡是会议通过的决定，应在标题下用题注的形式标明该决定由何时何会议通过，并用圆括号括起来。文末不再标注成文日期。
例如：
全国人民代表大会常务委员会关于加强社会治安综合治理的决定(1991年3月2日第七届全国人民代表大会常务委员会第十八次会议通过）
3．主送机关
决定通常应写明主送机关，但普发性决定无主送机关。
4．正文
一般包含作出决定的根据或缘由，主体部分应分条列项地写明决定的具体事项决定的事项、处理的问题或部署的重大行动，结尾通常是提出希望或号召，若主体部分已言尽其意。可不作专门的结尾。
(1)事项性决定、部署性决定的正文开头通常为行文的依据，如“根据××会议研究(××文件精神，或者×××领导同志的批示)”等。也可以行文目的、原因作为开头。
如《国务院关于非公有资本进入文化产业的若干决定》的开头为：“为大力发展社会主义先进文化，充分调动全社会参与文化建设的积极性„„现就有关问题作出如下决定：”
(2)奖惩性决定的正文开头为情况概述，即概述奖惩对象的事迹、情况。
如《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》的开头为：
“2000年全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，全国各族人民在党中央、国务院的领导下，积极投身改革开放和社会主义现代化建设的伟大实践，各行各业、各条战线涌现出一大批品德高尚、业绩卓著、贡献突出的先进模范人物，”然后对所述情况进行分析评价：“他们是亿万劳动群众的杰出代表和建设社会主义物质文明、政治文明、精神文明的时代先锋。”表明对其表彰或批评的理由。接着写明具体的奖惩决定，此为决定事项部分。最后发出号召或提出希望，要求以表彰对象为学习榜样。或者希望以惩戒对象为前车之鉴。
5．落款
一般用正式公文版式制作的决定，其发文机关的印章和成文日期就落在正文结束之后。有的决定在标题下面注明成文日期，如果是会议通过的决定，须在括号内写明这一决定是在什么时间、什么会议通过的。
（四）决定的写作注意事项和病例评析
1．写作注意事项
1）要符合政策规定，同时结合实际。2）决定事项要明确。3）语言要决断。
2．病例评析
【病例】
【评析】 这篇决定存在以下问题：
① 缺少对张××错误事实的评价。缺少这部分，就会使决定事项的提出显得突兀，从而缺乏说服力。也使“概述事实”部分的意义得不到更加集中鲜明的显示。
② 材料的取舍不当。给予张××开除学籍的处分是鉴于他没有从原来所犯的错误中吸取教训，又犯下了新的错误，因而不应把张××犯的旧错误作为重点叙述，只需略写，大方面说清就行，而重点、详写其新犯的错误。
③ 落款的年、月、日不能用阿拉伯数字，应该采用汉字小写。
④ 语言文字也有一些问题。如“累犯学校纪律”一句中，“累犯”应改为“屡犯”。为避免“屡犯”和“纪律”搭配不当，可修改为“屡次违反学校纪律”。而“经校务会议讨论通过，决定给予„„”也欠准确，应修改为“经校务会议研究决定，给予„„”。另外，标题的拟写也应更简洁一些，可改为《关于取消张××学籍的决定》。
三、意见
（一）意见的概念与范例
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。
【范例】
【评析】
这是一篇行政单位的指导性意见。这篇意见的第一自然段用简洁的语言介绍了意见制定的背景、依据、目的，并用“提出以下意见”规范的过渡用语引起下文。正文主体部分从“指导思想和奋斗目标”、“主要任务”、“工作保障”三个方面分开来叙述。此意见条理清晰，内容完备，格式正确，是一篇规范的例文。
（二）意见的基本知识
1．特点
（1）行文方向的多向性
意见的最大特点，就是行文方向灵活，使用方
便，具有可操作性。根据有关规定，意见可以用于上 行文、下行文、平行文。作为上行文，应按请示性公 文的程序和要求办理。作为下行文，意见注重原则性 和灵活性的结合。文中对贯彻执行有明确要求的，下 级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照 执行。作为平行文，提出的意见只供对方参考。
第二节 批复、决定与意见
2．意见的种类
1）实施性意见。主要指上级领导机关用来提出规定性、部署性工作的意见。
2）指导性意见。职能部门对某项工作提出见解和处理办法，经上级政府转发后便成为指导工作开展的意见。
3）建议性意见。请求上级机关批转执行的意见，称为建议性意见。
4）征求性意见。用来向兄弟地区、友邻单位、合作伙伴或不相隶属机关提出看法、主张或征求意见的意见。
第二节 批复、决定与意见
（三）意见的结构与写法 意见一般由标题、主送机关、正文和落款几个部分组成。
1．标题
1）完全式：发文机关＋事由＋文种
如范例的标题《广东省人民政府关于加强我省气象事业发展的意见》 2）“主事由＋文种”
比如《关于进一步加强就业再就业工作的实施意见》。
2、主送机关
作为下行意见，应根据自己的职权范围明确写明主送机关名称，便于下级机关贯彻执行。
高级机关下行的普发性意见也可缺省此项格式。
3．正文
意见的正文一般由发文缘由、主体和结语三个部分组成。1）发文缘由。在这一部分中可以有选择地写出发布意见的背景，交待提出意见的依据，以及阐述所布置工作的意义等。文字可长可短，视情况而定，最后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见” 等过渡性语句转入下文。
2）主体。主体部分一般写明对问题的见解或处理办法，包括目标、任务、步骤、措施等。为了使表达有条理性，可采用小标题的形式。
3）结语。某些内容多、篇幅长的意见会有个结尾段落，一般用简练的文字说明对意见的执行要求或提出号召、希望。如果没有必要，这一项也可省略。
4．落款
直接下发的意见，在文末盖上发文单位印章，写明日期即可。
（四）意见的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
• 意见的撰写要以有关政策为依据，切不可与相关文件的精神违背；
• 意见的内容要实事求是、切实可行，应当根据实际的需要有的放矢地制定可行性政策；
灵活执行。
2．病例评析 • 意见的执行单位也要结合本单位的实际，在不违背原则的前提下因地制宜地
【病例】
【评析】
这篇意见主要存在的问题是发文缘由部分过于繁琐，而需要介绍的发文目的、依据、意义几乎没有明确点出。本应作为重点介绍的正文部分，只写了提纲，没有具体写出解决课业负担过重的办法步骤，有本末倒置之嫌。第三节 通知与通报 【学习要求】 ■ 了解通知与通报的概念、特点、种类和适用范 围；
■ 区别通报与通知的不同之处；
■ 掌握通知与通报的一般结构方式及不同种类通
知和通报的写作方法； ■ 能写出事项明确、具体，格式规范，合乎要
求的通知和通报。第三节 通知与通报
一、通知
（一）通知的概念与范例
通知是将某种规定、情况、事项告知有关单位和人员的文书，它是最常用的行政公文。《办法》明确规定：“通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。” 第三节 通知与通报 【范例一】
【评析】
这是一篇发布性的通知。正文先说发布决定，然后对主送机关提出有关要求，语言简洁明了，表意准确清楚。第三节 通知与通报 【范例二】
第三节 通知与通报 【评析】
这是一篇批转性通知，省劳动保障厅等部门制定了有关“十一五”规划的文件，省政府同意、认可了这一规划，现将之批转给下属各机关执行，省政府的批转意见，使该报告具有了行政约束力。第三节 通知与通报
（二）通知的基本知识
1．通知的特点
1）使用范围的广泛性 2）文体功用的晓谕性 3）知照事项的时间性 4）文种功能的指导性
2．通知的种类
根据通知的内容性质和作用，一般可以将通知分为以下 几类：
1）发布性通知
2）批示性通知（批转、转发性通知）3）事项性通知 4）知照性通知 5）会议通知 6）任免通知
第三节 通知与通报
（三）通知的结构与写法
1．标题
通知标题有完全式和省略式写法。完全式一般由发文 机关、事由和文种三部分组成。省略式标题有如下三种 情况：
1）省略发文单位;2）省略事由;3）省略发文机关和事由。
第三节 通知与通报
2．正文
通知的正文包括缘由、事项、要求三部分。
1）发布性通知正文的写法。2）批示性通知正文的写法。3）事项性通知正文的写法。4）知照性通知正文的写法。5）会议通知正文的写法。6）任免通知正文的写法。
第三节 通知与通报
（四）通知的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
1）语言简练，立意鲜明。
2）开门见山，不要转弯抹角。3）行文要及时。
2．病例评析
第三节 通知与通报 【病例】
第三节 通知与通报 【评析】
仔细分析这份会议通知，至少有三个毛病：一是内容不够明确。会议的名称、议题都清楚，但不够具体明白，不知道会议研究的具体问题，也不知道与会人员需做什么准备。二是参加会议人员不够具体明确。省直单位包括的范围很广，包括党、政、工、群、公、检、法等，需要哪些单位参加写得不够清楚。一般要写清楚有关单位，还要附上单位名单。还有，省直单位负责同志有几个，只来一个或都来，也没有写清楚。三是报到时间不明确。“八月十五日前来报到”，是指八月十五日之前还是八月十五日这一天报到呢？可见，很简短的通知，也要按要求将有关问题写得具体、清楚。第三节 通知与通报
二、通报
（一）通报的概念与范例
通报是指有关单位进行表扬、批评，传达重要精神或情况时所用的公文。《办法》规定，通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况”。第三节 通知与通报 【范例一】 第三节 通知与通报 【评析】
这是一篇表彰性通报，在叙述事迹过程中，对全市在2005年度计划生育工作取得的成绩给予肯定，然后过渡到对作出贡献的单位和人员给予表彰，接着提出希望。第二段则发出号召，要求全市在新的一年继续做好计划生育工作。全篇通报简单明白，重点突出，逻辑性强，具有感染力。第三节 通知与通报 【范例二】
第三节 通知与通报 【评析】
这是一篇批评性通报，正文的第一部分详细真实、简明扼要地将某县主要领导扰乱教学秩序的不良行为公布出来。第二部分分析原因，点明危害，写得清楚明白，实事求是。第三部分提出希望，要求各级部门要从中吸取教训，引以为戒，杜绝此类事件的发生。全文重点突出，层次分明，表意清晰。第三节 通知与通报
（二）通报的基本知识
1．通报的特点
1）目的的晓谕性 2）内容的真实性
3）表达方法的多样性
第三节 通知与通报
2．通报的种类
1）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。
2）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。
3）情况通报。多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以供工作参考。
第三节 通知与通报
3．通报与通知的区别
1）内容范围不同 2）目的要求不同 3）表现方法不同
第三节 通知与通报
（三）通报的结构与写法
通报由标题、正文和落款三部分组成。
1．标题
通报的标题通常有两种构成形式。
• 一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；
情况的通报》。
第三节 通知与通报
2．正文 • 另外一种是由事由和文种构成，如范例三《关于建筑施工安全专项整治督查 通报的正文通常由开头、主体和结尾等部分组 成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提 出通报的希望和要求。
1）表彰性通报
表彰性通报正文的写法大致包括四个部分:叙述事迹、对事迹的评议、表彰决定、希望和要求，如范例一。
第三节 通知与通报
2）批评性通报
批评性通报将典型的不良行为、倾向或重大事故公布 出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育，其写法与表 彰性通报大致相同。
– 概述错误事实真相；
– 分析原因和教训，一般是对错误进行分析，指出错误的原因，点明
危害；
3）情况通报
情况通报的正文主要包括两项内容：一是通报有关情 况，只对有关事实作客观叙述；二是分析并作出结论。
第三节 通知与通报
（四）通报的写作注意事项与病例评析
1．注意事项
1）注意时效性 2）注意指导性 3）注意真实性
4）文字要朴实、结构要平实
2．病例评析
第三节 通知与通报 【病例】
第三节 通知与通报 【评析】
这篇表彰通报的主要毛病有以下几个方面：一是标题不规范。标题应由事由和文种组成。二是表彰事项不具体。文中只写“市政府决定对×××化工厂通报表彰”，具体奖什么未写明。三是未写明×××化工厂是哪年实现安全生产年的，影响了本文的严肃性和真实性。四是正文内容残缺。应补写上号召和要求。五是标点不当。“事故”后的句号应改为逗号，以免割断其内在紧密联系。
另外，发文机关应写全称并标明印章，成文时间要用汉字小写。为此，可改写为： 第三节 通知与通报 – 提出处理决定； – 提出希望要求。第四节 公告与通告 【学习要求】
■ 了解公告与通告的概念、用途；
■ 明确通告的特点和类型；
■ 熟悉公告与通告的区别；
■ 能掌握公告与通告的一般结构形式和写作方法，并写出合乎要求、明确规范的公告与通告。
第四节 公告与通告
一、公告
（一）公告的概念与范例
公告是一种由级别较高的机关在较广的范围内发布重要事项的公文。根据《办法》规定，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。
第四节 公告与通告 【范例】
第四节 公告与通告 【评析】
这是中华人民共和国商务部的一则公告。公告正文由缘由和事项两部分组成。前言部分具体交待了公告背景、发布公告的依据，然后是过渡句。公告事项分三条列出，内容清楚明白，层次井然有序，操作性强，便于公众了解及遵照执行。
第四节 公告与通告
（二）公告的基本知识
1．范围的广泛性。2．内容的重要性。
3．发文机关的限定性。4．传播的新闻性。
（三）公告的结构与写法
公告的写法一般由标题、正文和落款三部分构成。
1．标题
公告的标题通常有以下几种写法：
第四节 公告与通告
1）发文机关、事由、文种三要素齐全，如《中共中央、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》。
2）由发文机关和文种二要素组成，省去事由，此形式常用，如《中华人民共和国财政部公告》。
3）只标出文种“公告”二字，如《公告》。有的公告在标题下方有编号，一般的写法是“第×号”，并用圆括号括住。
第四节 公告与通告
2．正文
公告的正文一般包括缘由、事项和结语三方面 的内容。
1）缘由。简要写明发布公告的原因、目的或根据。2）事项。这部分是公告的主体，有的公告内容较少，事项单一，便大多采用篇段合一的方法，直接写明
告知人们的事项。
3）公告的结语。另起行，常用习惯语“特此公告”、“现 予公告”等，有的公告也会省略结语部分。
第四节 公告与通告 3．落款
在正文的右下方署上发文机关和日期。如果机关 名称已在标题中出现，在报纸上刊登时则常省略不 写，有的公告也可将发文日期写在标题的下方、正文 的上方。
（四）公告的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
1）使用要明确。2）语气要庄重。3）文字要简明。
2．病例评析
第四节 公告与通告 【病例】
【评析】
这份公文主要存在以下几个问题：一是错用文种。这是关于交通行驶方面的告知信息，应采用通告，而不是公告。二是表述不周密。禁止车辆通行的具体时间没有写出，让人无法执行。三是缺少落款。应在正文右下方注明发文单位和时间。
第四节 公告与通告
二、通告
（一）通告的概念与范例 通告是在一定范围内公布有关人民群众或组织应当遵守或者周知的事项时所用的下行公文。《办法》规定：通告“适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项”。
第四节 公告与通告 【范例】
第四节 公告与通告 【评析】
这是一篇知照性通告。正文先写发文目的，然后，以文种承启语导出八项通告事项，文尾是落款。整篇通告结构完整，条理清晰，语言规范明确。
第四节 公告与通告
（二）通告的基本知识
1．通告的特点
1）内容的具体性和业务性。2）受文对象的有限性。3）发文机关的广泛性。4）发文方式的独特性。
2．通告的种类
1）知照性通告。2）规定性通告。
第四节 公告与通告
3．通告与公告的区别
1）内容的重要程度不同。2）发布范围有所不同。3）发文机关的级别不同。4）发布的形式不同。
（三）通告的结构与写法
通告由标题、正文和落款三部分组成。
第四节 公告与通告
1．标题
通告的标题有以下三种形式：
1）完全式标题，由发文机关、事由、文种三者共同构成。如《山西省人民政府关于收缴非法爆炸物品的通告》。
2）省略式标题，可以由发文机关、文种组成或者由事由和文种组成。前者如《中华人民共和国公安部通告》、《××市房地产管理局通告》等，后者如《关于严厉打击违法运输烟草专卖品行为的联合通告》。3）只有文种“通告”两字，省去发文单位和事由。
第四节 公告与通告
2．正文
通告的正文一般采用公文通用结构模式撰写，共 分三大部分。
1）通告缘由。2）通告事项。3）通告结语。
3．落款
通告的落款应写明成文日期，并加盖发文机关名 称的公章。
第四节 公告与通告
（四）通告的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
1）发文目的要明确。
2）内容要符合政策规定。3）语言要通俗简洁。
2．病例评析
第四节 公告与通告 【病例】
第四节 公告与通告 【评析】
这篇通告存在以下问题：一是标题不确切。这篇通告的内容涉及到有关犬类管理的种种要求，其标题的事由概括不确切，应改为“关于加强市区犬类管理的通告”。二是结构不清晰。此文采用了篇段合一的结构，层次不清晰，应将缘由和事项分段，将事项的各点内容分段叙述。同时，为避免逻辑混乱，条理不清，应将第六项的内容列入第一项之中。三是表述不妥当。第五项表达的意思是捕杀发现狂犬、野犬的人，很显然是错误的，故应将“者”字删去。第五节 函与会议纪要 【学习要求】 ■ 了解函与会议纪要的概念、特点；
■ 掌握函与会议纪要的种类和结构写法；
■ 能根据实际需要写出规范的函与会议纪要。
第五节 函与会议纪要
一、函
（一）函的概念与范例
函是指机关单位之间公务往来信件式的文书。《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”
第五节 函与会议纪要 【范例】
第五节 函与会议纪要 【评析】
这是一篇发给平行机关的商洽函。函的开头用简洁的语言表明了发函的原因和依据，正文就“建立全面的交流协作关系”提出了建议事宜。结尾部分以“特此函达”规范性的词语结束全文。格式规范，条理清楚。
第五节 函与会议纪要
（二）函的基本知识
1．函的特点
1）使用的广泛性。2）功能的多用性。3）短小精悍。
2．函的种类
函的分类方法有多种。
1）按性质分，可以分为公函和便函。
2）按发文目的分，函可分为去函和复函两种。
3）从内容和用途上，还可以分为商洽函、问答函、请
批函。
第五节 函与会议纪要
（三）函的结构与写法
1．标题
函的标题一般有两种形式。一种是由“发文机关 名称＋事由＋文种”构成。另一种是由“事由＋文 种”构成。2．正文
函的正文一般由开头、主体和结语等部分组成。
1）开头。主要说明发函的缘由。一般要概括出发函的目 的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如 下：”等过渡语转入下文。
第五节 函与会议纪要
2）主体。这是函的核心内容，主要说明致函事项。函的事 项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
3）结语。函的结语一般比较固定，致函一般用“专此函
告”、“敬请函复”等作结语；复函多用“此复”、“特此函复” 等为结语。结语应根据内容、要求来拟写。
3．署名
正文结束后，加盖单位公章，写上成文日期。
第五节 函与会议纪要
（四）函的写作注意事项与病例评析
1.写作注意事项
1）简洁明了，直叙其事。2）注意语气、尊重对方。2．病例评析
第五节 函与会议纪要 【病例】
第五节 函与会议纪要 【评析】
此函有以下几处毛病：一是标题错误。函的标题一般有两种写法，即“发文机关＋事由＋文种”和“事由＋文种”。此文的标题只有发文机关和文种两部分，缺少事由，这是不规范的。另外，文种使用也不恰当，行文对象是顶头上司，不是不相隶属单位，应使用请示文种。二是语气不恰当。本文是用于请求批准的，语气要恳切。诸如文中“如若不批，耽误了工作，请贵单位负责”之类的话语，命令的语气十分严重，这在函的撰写中属于大忌。第五节 函与会议纪要
二、会议纪要
（一）会议纪要的概念与范例
会议纪要是指介绍会议概况、会议精神和会议成果时所写的文书。《办法》规定：“会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项。” 第五节 函与会议纪要 【范例一】
第五节 函与会议纪要 【评析】
这是一篇行政机关的会议纪要。这篇会议纪要在开头部分就格式清晰地写明了会议时间、地点、与会人员等基本情况。正文部分文字简明、扼要，结构完整，格式正确。第五节 函与会议纪要 【范例二】
第五节 函与会议纪要 【评析】
这篇会议纪要在第一个自然段讲明了会议时间、地点、人物。虽没有采用范例一的格式，但同样清晰、明了。内容上由于会议的重点是听取省计划生育工作的情况汇报，所以正文侧重摘录了计划生育工作的成绩和部署。此文内容清晰、格式正确，是一篇规范的例文。
第五节 函与会议纪要
（二）会议纪要的基本知识
1．会议纪要的特点
1）内容的真实性 2）表达的选择性 3）作用的指导性
2．会议纪要的种类
1）根据会议性质不同，会议纪要可以分为办公会议纪 要和其他会议纪要。
2）根据写法的不同，会议纪要可分为条项式、综合式
和摘要式三种类型。
第五节 函与会议纪要
（三）结构与写法
会议纪要的写法因会议内容与类型的不同而有所区别。就总体而言，会议纪要一般由标题、正文和日期三个部分组成。1．标题 会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
1）单标题。由“会议名称＋文种”或“事由＋文种”组 成。前者如《局长办公会议纪要》、《广州市教育工作会议纪要》等；后者如《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》等。
第五节 函与会议纪要
2）双标题。由“正标题＋副标题”构成。正标题标示会议主旨，副标题标示会议名称和文种，如《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要》。
2．正文
会议纪要的正文大多由导言、主体和结语三部分组成。
1）导言
正文的开头部分首先就是导言，主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期、会址、参加人员、主持人和会议议程等。
具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。
第五节 函与会议纪要
2）主体
主体是会议纪要的核心。会议的主要精神、会议议定 的事项、会议上达成的共识、会议上各种主要观点及争鸣 情况等等，都在这一部分予以表达。其写法有三种：
– 条文式； – 综述式； – 摘要式。
3）结语
一般性会议纪要可不写结语，重要的工作会议和讨论 会、座谈会纪要的结语，多数写些对会议的评价，强调会 议所讨论工作的意义，提出希望、号召、要求等。
第五节 函与会议纪要
3．日期
日期可写在正文之后，也可写在标题之下。会 议纪要可以不加盖印章。
（四）会议纪要的写作注意事项与病例评析
1．写作注意事项
1）概括要真实。2）重点要突出。3）条理要清楚。
2．病例评析
第五节 函与会议纪要 【病例】
第五节 函与会议纪要 【评析】
这是一篇基层公司的会议纪要。这篇纪要主要存在两处问题：一是第一自然段导言部分写得不全面。导言要求概述会议基本情况，包括会议名称、会期、会址、参加人员、主持人和会议议程等。这篇纪要只写了会议日期，其他相关情况都没有说明，这是极不规范的。二是条理不清晰。篇中“关于船舶杂支费管理办法”一项，不仅包括杂支费管理办法，还有“对黄山3轮李晓清等人在船赌博的处理意见的说明”。很明显，对赌博的处理说明放在这里很不恰当，显得条理混乱。
第五节 函与会议纪要 【学习要求】
■ 了解意见与函的概念、特点，熟悉意见与函的不同类型；
■ 掌握意见与函的结构写法；
■ 能写出明确规范、合乎要求的意见与函。
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