中铁物资采购办法（版）_中铁物资采购办法

2020-02-28 其他范文下载本文

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物资采购供应业务监督办法

第一条为进一步加强物资采购供应业务的监督，规范采购行为，降低采购成本，规避经营风险，提高管理水平，依照股份公司、公司等相关规章制度，结合分局实际，制定本办法。

第二条分局成立由审计监察部、财务管理部、工会等部门参加的大宗物资采购监督工作领导小组，项目设立专职纪检监察员，对物资采购供应实施全程监督。

物资采购监督工作领导小组，由分局纪委书记担任组长，审计监察部主任担任副组长，负责开展工作。领导小组办公室设在审计监察部，负责日常综合协调等工作。

第三条物资采购供应业务重点监督环节主要包括：物资供应管理体制、业务运行机制、计划管理、供应商管理、采购模式及方式、采购价格管理、合同管理、过程控制和储备管理等9个环节。

第四条物资采购供应管理体制监督环节重点监督内容包括：

（一）归口管理。通过查询物资采购管理体制情况，检查项目是否设立一名行政副职分管物资供应工作，是否成立专职部门负责对物资计划、供应商、价格、过程控制和储备实施专业化管理。

（二）集中采购。通过查阅物资采购管理体制情况，检查是否实行采供分家，即单独设置一个部门统一负责生产经营和工程建设所需物资的对外采购，并且对分局要求集中采购物资品种有无擅自采购的行为。

（三）统一储备。通过查阅储备管理相关资料，检查材料储备是否合理，是否实行了材料的集中管控，是否存在物资积压现象，是否实现了储备信息共享、储备资源的统一管理和统一调度。

第五条业务运行机制监督环节重点监督内容包括：

（一）专业化分工流程操作运行机制。通过了解物资供应管理岗位设置和人员配备情况，检查是否实现了权力分置，即是否将价格确定权力、供应商选择的权力、申请货款支付的权力相互分离。是否实行采购合同签订与签订后的过程控制相互分离、相互监督制衡的管理模式。

（二）业务公开机制。通过查阅综合管理系统物资采购资料，检查是否存在未录、补录采购过程的现象，是否按照分局业务公开的要求，对物资采购的过程信息、结果信息（包括采购计划、供应商选择、供应商评价、价格确定等主要信息）进行公开。

第六条计划管理监督环节重点监督内容包括：

（一）需求计划。通过查阅需求计划的台账和相关报表，检查需求计划是否按规定提报和审批；是否存在违规制定或变相指定采购的现象；独家采购是否经分局分管领导审批，是否按要求公开，备查资料是否齐全；需求计划提报是否及时准确，计划变更是否按规定流程审批；是否对需求计划的准确性和及时性进行考核。

（二）采购计划。通过查阅计划管理台账和相关报表，检查采购计划的编制是否有依据；采购计划编制前是否经过平衡协调；采购计划是否按规定程序进行审批。

第七条供应商管理监督环节重点监督内容包括：

（一）合格供应商入库。通过查阅相关文件和供应商档案，检查是否符合合格供应商标准，对申请进入公司合格供应商库的供应商是否按照标准进行资格审查，是否按规定程序进行报批；对供应物资用于生产装置、涉及生产建设安全的供应商是否进行了现场考察。

（二）供应商选用。通过查阅供应商使用情况资料，检查是否存在超供应商许可供应产品目录采购现象；是否对供应商实行业绩引导订货，是否把供应商动态量化考核结果应用于询比价、招投标等采购过程。

（三）供应商考核。通过查阅供应商动态考核台账、考核记录，检查是否按规定对供应商的每笔业务从价格、质量、交货和服务四个方面进行量化考核，考核过程是否公开客观；是否从供货商的整体实力和日常考核业绩两个方面对供货商进行年度审核，对年度不合格的供应商是否及时解除服务关系。

第八条采购模式及方式监督环节重点监督内容包括：

（一）采购模式。通过了解采购物资的类别、特性和交货期要求检查是否按照总部集中采购物资目录的分工各行其责实施采购是否存在越权采购现象。

（二）协议采购。通过了解协议形成和执行情况检查协议采购的供应商和价格是否通过招标或联合谈判确定采购协议；是否由分管领导组织对采购合同进行集中评审；是否选择不少于 3 家供货商；是否存在变相独家采购和指定采购。

（三）招标采购。通过查阅招标文件、招标方案等相关资料，检查招标程序和评委组成是否符合招标管理规定；招投标采购的评标过程是否规范，中标结果是否公平公正，备查资料是否齐全。

（四）询比价及其他采购方式。通过查阅询价记录、询价书等相关资料，检查询比价程序是否规范，询比价资料是否齐全，询价书内容是否正规、完整，供应商的报价书内容和密封是否符合要求，有无相应的技术协议，询比价结果是否客观公正，技术和商务谈判过程、评审过程是否有详细记录；是否按购要求实施采购。第九条采购价格管理监督环节重点监督内容包括：通过查询价格的确定过程和相关资料，检查是否定期开展供应市场分析研究以及物资采购价格的分析比对工作；是否存在忽视性价比最优和总成本最低、片面追求采购价格最低等不理性采购行为。

第十条合同管理监督环节重点监督内容包括：

（一）审批与签订。通过查阅物资采购合同、招标询比价结果等，检查是否按规定审批和签订合同，有无越级、越权审批、签订的现象，合同中标人与实际签约人是否一致；合同签署、变更是否符合公司、分局有关规定要求。

（二）合同履行。通过查阅采购合同、到货验收记录、合同履行跟踪报告等相关资料，检查是否跟踪监督合同履行过程，异常情况有无书面报告和解决方案，是否认真分析、检查合同进度情况，发现问题是否及时采取应对措施，是否按合同约定追究违约供应商的责任，变更合同的审批手续是否规范，有无签订合同变更协议。

第十一条过程控制监督环节重点监督内容包括：

（一）质量管理。通过查阅相关材料，检查是否按照公司、分局要求分解落实采购质量目标及责任，是否制定有关物资供应质量管理的规章制度，质量控制运行情况是否有效；是否设立质量管理部门或岗位；是否制定物资检验办法、必检物资目录和入库检验程序，检验记录是否完整；是否严格执行月度质量零报告制度。

（二）进度控制。通过查阅物资采购计划和合同等相关资料，检查是否对重要设备和关键材料制定采购进度控制计划；是否建立重要合同执行过程中的巡视、点检和催交催运制度，过程控制的备查资料是否齐全。

（三）货款结算。通过查阅合同、付款计划、付款凭据等相关资料，检查是否依据合同约定支付预付款和货款，审批手续是否符合有关规定，供应商质量保证金的支付是否符合规定。

第十二条储备管理监督环节重点监督内容包括：通过查阅综合管理系统物资部分和相关报表，核对在库物资数量、金额，检查是否将库存资金占用责任主体调整为物资需求计划提报和审核部门，对计划提报和审核部门是否有考核；是否建立积压物资责任追究制度并执行；是否按规定开展库存动态分析，对积压物资形成的原因和责任是否分析清楚，是否追究相关人员的责任。

第十二条物资采购供应业务监督职责分工如下：

（一）机电物资部作为日常工作监督主体，负责物资采购供应业务的日常监督检查，及时向审计监察部及纪检监察员通报重要情况和提供相关资料。

（二）各项目根据“谁主管、谁负责”的原则，按照职责分工对相关业务环节实施日常监督。

（三）审计监察部负责对物资采购供应业务重点环节实施监督。

第十三条对监督检查中发现的问题要分析原因、分清责任，提出整改意见。一般问题责成自行整改，严重违纪的由纪检监察部门立案查处。

第十四条发现有下列问题之一的，按照公司、分局相关制度规定严肃处理：

（一）在物资采购过程中泄露商业秘密，给分局造成经济损失的。

（二）物资需求计划编报不准、审核不严，造成物资大量积压的。

（三）在供应商准入、选择等方面弄虚作假严重违规的。

（四）疏于采购过程控制，造成质量安全事故或重大经济损失的。

（五）违规办理货款支付手续造成重大经济损失的。

（六）继续与列入“黑名单”的供应商发生业务往来的。