资产采购控制管理系统_固定资产采购管理系统
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资产采购控制管理系统
构建一个控制政府采购过程及资产管理的操作系统，界面清晰，容易操作，以采购过程监督为主线的，基于局大院的可以推广全区使用的系统平台。
系统建设的目的：
一、规范政府采购活动
1、预算控制
做到由采购预算控制采购计划，由采购计划控制实际采购活动，实现无预算不得采购和采购单位上报的政府采购计划超过上报的政府采购预算，系统自动显示超预算预警信息，并不能录入采购计划。
2、采购过程控制
实现组织采购过程和实施采购各司其职，组织采购与实施采购岗位相互分离，实现不相容职务分离，达到组织和实施采购相互协调、相互制约的目的。
3、货物验收控制
由采购单位、采购实施部门、采购组织部门按照合同要求的各种要素共同验收货物（服务、工程），实现货物验收与组织采购、实施采购相互牵制，保证采购质量的目的。
二、采购过程管理控制
1、采购申请管理控制
采购单位按照事业发展或业务需要，提出货物（服务、工程）性能、规格、型号、数量等采购申请，要求采购组织部门组织相应政府采购。
2、采购组织部门的管理控制
政府采购组织部门按照单位提出的采购申请，组织符合条件的供应商或产品销售商与采购实施部门、采购单位以及采购实施单位随机抽取的专家商定具体采购价格、服务等要素，在达成一致后签订政府采购合同。
三、实物控制
单位通过政府采购购置的各类资产或服务，按照系统设计要求都将记录在使用科室或使用者个人名下；购置达到固定资产标准的，单位将与固定资产管理系统相衔接，使用单位统一的固定资产条形码进行实物控制管理。
四、财务管理控制
1、单位按照财务管理制度，将手续齐全并审核签字的报销凭证及附件（包括政府采购合同、验收单、发票等）提交财务部门，由财务部门审核确认后付款。
2、财务部门将审核通过并付款的政府采购进行记录，对达到固定资产标准的，进行固定资产明细核算，定期与单位进行核对，保证账实相符。控制措施
1、预算控制采购计划
通过计划财务处批复的年度政府采购预算控制政府采购计划（基本支出采购计划和项目支出采购计划）总额，真正落实无预算不得采购的政策规定。
2、采购计划控制实际采购
单位根据年度政府采购预算和本单位业务开展情况，制定季度政府采购计划，通过采购计划控制实际采购货物（服务、工程）范围和采购额等采购行为，避免采购的随意性。
3、采购组织实施控制采购过程
通过组织采购部门（人员）与实施采购部门（人员）相互分离的措施，控制采购主要环节，为优质采购创造条件。
通过采购实施部门（人员）的多元化组合（采购组织部门、采购执行部门、采购单位、专家共同组成），为采购执行过程公开、公平、公正提供合理保障。
4、付款监督采购
通过财务部门对报销单据审核，大额资金备案、大额资金三级稽核，监督单位政府采购资金支付的合规性，通过支付货款与开具发票单位名称的一致性控制，监督采购活动的合法性。
5、资产记录与实际采购相互牵制
采购单位在货物验收后，对采购活动形成的资产要按照单位资产管理制度进行记录（入库登记），通过资产的记录控制，明确资产由哪个部门领用、哪个职工使用，为细化资产管理提供基础保障。
系统构架达到的要求
系统平台构架总体要求是能够达到由上级批复的政府采购预算控制年度政府采购计划（正常和追加计划）；由政府采购计划管理控制政府采购申请；通过采购单位提出采购申请、填制详细采购货物性能（服务）等标准提交采购组织部门；采购实施部门实施的采购方式及说明；采购单位（包括专家组）货物验收情况报告；支付货款情况；资产记录情况报告（单位固定资产条形码）；政府采购执行情况报告；政府采购年度总结等。
专家库建设
专家库的建设要立足于气象部门事业发展，对各类产品（服务、工程）具有专业知识的人才。
政府采购实施部门的组成政府采购实施部门由政府采购组织部门人员、政府采购实施部门人员、随机抽取的专家和采购单位组成。
涉及的部门
上级主管部门（计划财务处）、国有资产管理中心政府采购部（政府采购组织部门）、采购单位、专家、财务核算中心。
统计分析功能
采购系统的统计功能按照以下要素进行统计查询，按照统计数据进行分析。
统计功能可以按照单位名称、采购预算、采购计划、实际采购金额、资金性质（中央资金、地方资金、自有资金）、采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价）、采购形式（集中采购、部门集中采购、分散采购）等进行统计，同时按照货物、服务、工程等要素产生统计数据。
固定资产统计按照单位名称、资产类别、购入时间、使用年限、处置或报废等要素产生统计数据；也可以按照固定资产类别（房屋建筑物、一般设备、专用设备、交通工具、其他设备等）进行。
未形成资产（低值易耗品）的统计按照服务类别（办公用品的类别）产生统计数据。未形成资产（服务）的统计按照服务类别（汽车保险、汽车加油、会议等）产生统计数据。未形成资产统计根据管理工作需要，可以延伸指标进行统计。资产采购控制管理平台流程图
资产采购控制管理操作系统说明
一、预算控制
（一）上报政府采购预算
单位根据事业发展规划或工作任务，计划在年度内购置的在政府采购品目内或虽然不属于政府采购范围但超过限额标准的各类货物、工程、服务的总量填报年度政府采购预算，并上报计划财务处审批。
（二）采购预算审批
计划财务处根据单位上报的政府采购预算，按照单位业务发展、预算经费总体情况等进行审核并批复。
（三）特殊采购业务处理
对业务急需或临时需要又未上报计划的采购，要在预算总额内，首先上报计划财务处采购申请，在计划财务处审批后，按照采购程序进行采购；同时采购单位在要求的时间内上报“政府采购追加计划”；计划财务处未审核批准或超过预算的，不得采购。
（四）采购预算编制要求
政府采购预算要有适当考虑不可预见情况，保证在单位有特殊需要时能够实现采购。
二、政府采购计划控制单位根据计划财务处批准的政府采购预算，在政府采购预算限额内，按照支出性质制定分季度 “基本支出政府采购计划”和“项目支出政府采购计划”，并上报计划财务处；计划财务处根据单位上报的年度采购预算，对单位上报的季度采购计划进行审核，审核的内容包括：计划采购数量、计划采购金额、采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价）、组织形式（集中采购、部门集中采购、单位自行采购）、委托的采购机构（中央国家机关政府采购中心）等。
计划财务处审核中对不符合规定的采购计划退回或要求改正：
1、超过预算的采购计划予以退回；
2、应当采用公开招标（或邀请招标等）采购而采用其他不恰当方式采购的计划；
3、应当采用集中采购方式而采用分散采购的计划；
4、应当采用部门集中采购而采用分散采购方式采购计划；
5、其他不符合规定的采购计划。
三、实施采购控制
（一）采购申请
采购单位按照政府采购计划，提出货物、服务、工程的采购申请，报请政府采购组织部门。申请的主要内容包括：政府采购货物、工程、服务的名称、采购数量、规格、型号、技术参数、交货时间、售后服务及其他与货物、工程、服务有直接关系的要求等。
（二）组织供应商
1、政府采购组织部门在接到采购单位的“采购申请”后，根据采购货物、服务、工程的各项综合因素决定采用相应的组织形式和采购方式。
（1）、根据采购货物、服务、工程的性质等决定采用“集中采购、部门集中采购或单位自行采购”组织形式；
（2）、根据采购货物、服务、工程的采购金额等决定采用“公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源或询价”采购方式。
2、确定采购方式后，采购组织部门组织有资质的供应商并将其提供给采购实施部门。
（三）实施采购
1、成立政府采购实施小组（部门）。成立由采购单位、技术专家、采购组织部门和专业负责政府采购实施人员（部门）共同组成的采购实施小组（部门）。采购实施小组（部门）独立与政府采购组织部门。
2、采购实施小组（部门）依据采购货物、服务、工程的性质、采购组织部门决定或计划财务处审核批准方式，采用中央集中采购、部门集中采购组织形式，并采用相应协议供货、定点采购、询价、竞争性谈判、单一来源的采购方式。
3、公开招标 3.1 制作招标文件
依据计划财务处审核批准的公开招标方式，采购单位编制公开招标文件（重大或专业技术性要求高的项目，委托政府采购中介或有资质的机构编制招标文件），计划财务处、监察审计处进行审核并签署意见；
3.2 采购组织部门公布招标公告、发售标书
采购实施小组（部门）在指定媒体公布招标公告（委托政府采购中介机构招标的，由采购中介机构公布招标公告）；
3.3 组成评标委员会
采购实施小组（部门）、技术专家、采购单位、随机在采购专家库中抽取评审专家，组成评标委员会。由采购专家库抽取评审专家由监察审计处监督。
3.4 开标并公布开标结果
采购实施小组（部门）组织评标委员会开标，并将开标结果公布在指定媒体。评标委员会成员在评标结果签署意见并签字。
3.5 签订合同
采购单位与中标供应商签订政府采购合同。3.6 验收货物
采购单位、技术专家、采购实施小组（部门）按照合同规定验收货物。
3.7 付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等，根据审核无误的票据付款。
3.8 记录资产
采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。
3.9 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。3.10 档案管理
采购档案包括：采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。国资中心采购部将采购过程形成的相关文件整理并归档。
4、邀请招标 4.1 编制招标文件
依据计划财务处审核批准的邀请招标方式，采购单位编制邀请招标文件及资格预审文件，计划财务处、监察审计处进行审核并签署意见；
4.2 采购组织部门发出招标文件和招标邀请
采购组织部门在指定媒体公布招标公告和资格预审公告；
采购组织部门随机选取通过资格预审的不少于三家的供应商邀请其投标。
4.3 组成评标委员会
采购实施小组（部门）、技术专家、采购单位、随机在采购专家库中抽取评审专家，组成评标委员会。由采购专家库抽取评审专家由监察审计处监督。
4.4 开标并公布开标结果
采购实施小组（部门）组织评标委员会开标，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公布中标结果，并提交评标报告。评标委员会成员在评标结果签署意见并签字。
4.5 签订合同
采购单位与中标供应商签订政府采购合同。4.6 验收货物
采购单位、技术专家、采购实施小组（部门）按照合同规定验收货物。
4.7 付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等；根据审核无误的票据付款。4.8 记录资产
采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。
4.9 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。4.10 档案管理
采购档案包括：采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。国资中心将采购过程形成的相关文件整理并归档。
5、竞争性谈判 5.1.1 成立谈判小组
由采购单位、技术专家、采购组织部门共同组成谈判小组。
5..12 制作谈判文件
采购单位编制谈判文件（重大或专业技术性要求高的项目，委托政府采购中介或有资质的机构编制谈判文件），谈判文件要明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款、评定成交标的等。计划财务处、监察审计处进行审核并签署意见。5.2 确定邀请参加谈判的供应商名单
采购组织部门确定邀请参加谈判的供应商名单，并将参加谈判的供应商名单提供给谈判小组。
5.3 实施采购——谈判和确定供应商
谈判小组成员集中与单一供应商分别进行谈判，并在规定时间内进行最后报价。
5.4 实施采购——确定供应商
谈判小组成员在确定成交供应商报告上签署意见并签字。
5.5 实施采购——签订合同
采购单位与成交供应商签订政府采购合同。5.6 实施采购——验收货物
采购单位、技术专家、采购实施小组（部门）按照合同规定验收货物。
5.7 实施采购——付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等，根据审核无误的票据付款。
5.8 记录资产
采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。5.9 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。5.10 档案管理
采购档案包括：采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。国资中心将采购过程形成的相关文件整理并归档。
6、询价采购 6.1 制作询价文件
采购单位编制询价文件（重大或专业技术性要求高的项目，要有专家参与编制询价文件）。计划财务处、监察审计处进行审核并签署意见。
6.2 成立询价小组
由采购单位、技术专家、采购实施单位（部门）共同组成询价小组。
6.3 确定参加询价的供应商名单
采购组织部门通过资格预审，确定参加询价的供应商名单，并向其发出询价通知书，提供询价文件。
6.4 组织询价
询价小组组织询价。询价小组要求被询价供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购要求、质量和服务相等、报价最低确定成交供应商，并将结果通知所有未成交的供应商。询价小组成员在确定成交供应商报告上签署意见并签字。
6.5 签订合同
采购单位与成交供应商签订政府采购合同。6.6 验收货物
采购单位、技术专家、采购实施小组（部门）按照合同规定验收货物。
6.7 付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等，根据审核无误的票据付款。
6.8 记录资产
采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。
6.9 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。6.10 档案管理
采购档案包括：采购活动记录、采购预算、询价文件、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。国资中心将采购过程形成的相关文件整理并归档。
7、单一来源采购 7.1 制作单一来源文件
采购单位编制单一来源采购文件（重大或专业技术性要求高的项目，要有专家参与编制采购文件）。计划财务处、监察审计处进行审核并签署意见。
同时采购单位提供单一来源采购供应商及相关资料。7.2 成立单一来源采购小组
由采购单位、技术专家、采购实施小组（部门）共同组成单一来源采购小组。
7.3 确定单一来源采购供应商
采购组织部门通过审核，确定单一来源供应商。7.4 签订合同
采购单位与单一来源供应商签订政府采购合同。7.5 验收货物
采购单位、技术专家、采购实施小组（部门）按照合同规定验收货物。
7.6 付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等，根据审核无误的票据付款。
7.7 记录资产采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。
7.8 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。7.9 档案管理
采购档案包括：采购活动记录、采购预算、询价文件、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。国资中心将采购过程形成的相关文件整理并归档。
8、批量采购
8．1 填制批量采购表
采购单位根据季度政府采购计划，在月底前将下月计划采购的台式计算机、打印机、120万元以上网络设备填制批量采购表，并上报计划财务处。
8．2 审核并上报批量采购表
计划财务处根据采购预算和季度采购计划，审核单位上报的批量采购表；计划财务处将审核无误的批量采购表汇总并上报中国气象局。
8．3 签订合同采购单位与中标供应商签订政府采购合同。8.4 验收货物
采购单位、专家按照合同规定验收货物。8.5 付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等，根据审核无误的票据付款。
8.6 记录资产
采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。
8.7 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。8.8 档案管理
采购档案包括：采购活动记录、采购预算、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。国资中心将采购过程形成的相关文件整理并归档。
9、未上报采购计划的采购
单位因业务急需又未上报政府采购计划的采购。9.1 上报政府采购申请； 9.2 计划财务处审批：9.3 组织采购
根据采购货物、服务、工程的性质决定采用“集中采购、部门集中采购或单位自行采购”组织形式；
9.4 实施采购
根据采购货物、服务、工程的采购金额决定采用“公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源或询价”采购方式。
9.5 验收货物
采购单位、专家按照合同规定验收货物。9.6 付款
财务部门审核相关政府采购发票、合同、验收单等，根据审核无误的票据付款。
9.7 补报政府采购计划
季度末，采购单位应当填制政府采购追加（减）计划，并上报计划财务处。
9.8 记录资产
采购单位根据资产管理要求，记录各项资产（入库手续），达到固定资产标准的按照固定资产登记管理。
财务部门对达到固定资产标准的购置的资产，登记固定资产账。
9.9 填报政府采购执行情况表
采购单位在季度结束后，填报政府采购执行情况表。9.10 档案管理采购档案包括：采购活动记录、采购预算、询价文件、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购单位应当将采购过程形成的相关文件整理并归档。财务核算中心政府采购科将采购过程形成的相关文件整理并归档。
