大型会议筹备经验_大型会议筹备

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大型会议筹备

会议定在郊区的一个度假酒店召开，环境还不错就是软件不太跟得上，每栋房子不是建在水边就是建在山上，这就给我们的接待工作带来了一些麻烦，在几次会议的筹备会上，我彻底扭转了接待工作是件小事这种想法，一一举例说说吧：

第一是吃，会议接待最重要就是安排食宿，吃是在第一位的。不仅仅是安排几个菜那么简单，县长来开会把要注意的事情都交代下来。酒店采买回来后，要求药检卫检进驻检查，抽取样本，为防止食物中毒，这么多人又是大热的天中毒了可不是好玩的。就算万一出现这种情况抽去样本后也能查出材料是从哪儿买的是哪个环节出了问题。吃饭的方式是自助餐还是桌餐，每桌什么标准，上的菜应该体现我们的地方特色，菜谱出来后要专门来审查一次。19号下午的聚餐在什么地方进行，白酒、红酒、饮料分别用什么规格，有没有客人特别是领导有没有什么特别的忌口的等等等等。

第二是住，房间安排表出来后，要到各房间去检查，冷热水、电、灯、网络、电视、开关是否都是好的，房间要备小型开水器而不许用桶装水，吹风机等小物品是否配备齐全，每个房间另外配备毛巾两条、牙膏牙刷、洗发乳和沐浴露都用洗漱袋装好，并贴上“会议赠品”，各房间在客人来之前将水果送进去，每房间两至三样，水果既新鲜又要比较方便食用，比方说总不能一个房间放个西瓜人家也没法吃。领导房间要放置鲜花，在其进住之前花篮要送到。对领导住的房间我们去检查不下20次，安排不能离其他人太近又不能太远，房间原来的床不行还要求酒店重新买了来，网线电线重新用盒子钉好，不能随便盘在墙角。

第三是参观，因为会议安排了半天参观事项，就人数定下四台车，都是政府经常用来接待参观的豪华型大客车，要求每车有车载电台，好随时收听到从转播车上发出的信号，了解参观对象。前面是否要警车带路，参观路线定下来后最少要去踩两次点，同时要求电视台和相关人员对路线都非常熟悉。最后一次踩点要在参观的前一天下午或者是晚上，要把时间精确到几点几分到达什么地方，作多长的停留，几点几分离开，每个地方参观几个点，现场是否安排了讲解人员，什么地方下车什么地方只是乘车参观。要预计到一些变数，有可能今天看的路是畅通的晚上就被人挖了个坑之类的，到那时几台这么大的车转弯不好转不说还很没面子，听说政府前不久一次参观就出了这样的状况，那就不仅是挨顿骂那么简单的了。同时最好去移动公司请四位女孩子过来一辆车上一个人，负责上下车的指引、车上的茶水、答解一些问题。提前掌握当天天气情况，晴带草帽雨带伞，在参观当天早上7点之前将草帽或者是雨伞搬上车，另外还要带上矿泉水、每人一条搽汗的毛巾、一个小型果盘（里面有水果、饼干之类防止有人饿了或血糖较低的人及时补充）。

第四是接来送走，来的人中有的是带车来的，有的是乘公交车来的，分别是不同的方向。对我们这地方不熟悉，更不知道酒店在什么地方。那么在高速路出口以及沿途有转弯的地方要放置路牌，这路牌不能自己乱制，必须和交警、路管部门联系用正规的路牌，同时有路牌的地方我们单位分别安排了工作人员。车站那边同样要安排指引标志，或打的自己去或打电话来我们派车去接。对要乘车返程的在报到时就要问清楚并登记，帮他们联系好车辆，统一时间到酒店来接。

第五派送纪念品，送的东西要实用和体现我们的地方人文特色，不要拿到大厅当众象向灾民发食品那样，要求各个负责接待的工作人员分别将礼品送到各人房间。

第六是安全保卫，因为酒店依山傍水而建，为防止财产等的遗失，会议通知了公安部门每天派驻两名警察和酒店的安保人员一起做安全保卫的工作。

综上述这么多，我应该是把这次会议的要求都说完了，其实这还是大的框架，我们在实际操作的时候还有很多细节性的东西在最初没有考虑到，比方说吃饭吃的是桌餐，第一天报到后把客人送到房间的工作人员和带客人去餐厅的工作人员不是一个人，结果后者并不知道自己餐厅里是哪些人，致使很多客人坐在前台张望，因为彼此都不认识，带错了坐错了的情况还是有发生，使得有的餐厅人多有的餐厅人少。我们单位的工作人员都没有会议招待的经验，看到生人有些同事还觉得羞涩，跟在客人后面也不说话，搞得别人都不知道他是来干什么的。总的来说吧还算比较圆满，虽然酒店的软件不太跟得上，我们自己顶了上去，用参会领导最后总结的话来说：大家看到各房间各餐厅统一制服的并不是酒店的服务人员，而是我们同系统的干部职工。而对我来说，这次会议的筹备让我学到不少东西，一是统筹安排，二是注重细节。也算自己的一次锻炼吧。