《文书学》三基题库及答案_三基考试题库及答案

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文书学三基题库及答案

第一章

一、名词解释

1．文书：是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。

2．公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。

3．私人文书：是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。

4．法定的作者：即指依法成立的，并能以自己名义行使职权和负担义务的组织和组织的代表人。

5．行文关系：是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。

6．专用文件：是指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要，专门形成和使用的文件。

二、简答题

1．如何理解文件的概念？

对文件的概念，可以从以下几方面理解：

1、文件是在处理公务活动中形成的；

2、文件的形成单位和使用范围十分广泛；

3、文件是机关管理信息的记录和传递；

4、文件是国家管理政务的工具。

2．简析文件与档案的关系。

联系：文件和档案，同出一源，其主要成份都是文件材料。区别：文件是现行工作进程中正在运转使用的文件材料，档案是办理完毕、具有查考保存价值的文件材料；文件是现行工作的依据和记载，档案是对今后工作起查考和凭证作用。

3．文件有何性质？

文件的本质属性——现实执行性。文件的非本质属性：

1、文件的政治性；

2、文件的机密性；

3、文件的信息内容与载体的不可分割性；

4、文件的信息内容的独立性。

4．文件有何特点？

1、文件是由法定的作者制成和发布的。

2、文件有法定的权威和效用。

3、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序。

5．文件有何作用？

文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：

1、上传下达作用；

2、公务联系作用；

3、凭证记载作用。

三、论述题

1．试析文书工作与档案工作的关系。

联系：

1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。

2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序（文件立卷归档工作），就是档案工作的起始环节（档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。

3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。

区别：

1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和 2 处理文件的；档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。

2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

2．试析文件的性质。

文件的性质分为本质属性和非本质属性。本质属性为现实执行性。包含以下

几层意思：

1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神；

2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据；

3、文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义。

非本质属性有：

1、文件的政治性；

2、文件的机密性；

3、文件的信息内容与载体的不可分割性；

4、文件的信息内容的独立性。

3．试析文件的特点：

1、文件是由法定的作者制成和发布的。

2、文件有法定的权威和效用。文件的权威性和效用主要表现在两个方面：一是来自其制发机关的权威和合法地位，二是表现在它有强制执行的性质。

3、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序。

4．文件有何作用？

文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：

1、上传下达作用；

2、公务联系作用；

3、凭证记载作用。

5．如何理解文件的本质属性？

文件的本质属性为现实执行性。文件的现实执行性包含以下几层意思：

1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神；

2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据；

3、文件 3 在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义。

第二章

文书工作基础理论

一、名词解释

1．文书工作：是指通过互相衔接的一系列程序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作。

2．文书部门：是指专门从事文书处理工作的部门。

3．集中形式：是指在一个机关内，除了文件的具体承办外，其它文书处理环节都集中在机关的中枢机构办公厅（室）来进行。

4．分散形式，也称分工形式，就是将一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅（室）和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员各承担一部分。

5．行文制度：指的是机关间行文所必须遵守的制度。行文关系、行文规则、行文方式，就构成了行文制度。

6．文书工作的组织形式：是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工

所采取的形式。

7．行文规则：是指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则。

8．行文方式：是指机关之间根据组织关系和工作需要所采用的文件传递运行的层次与形式。

9．多级行文：是指同时向直接和更高层的上级机关，或同时向直接和更基层的下级机关行文的方式。

10．逐级行文：是指直接向所属的上一级机关或下一级机关行文，或者说是

按层次一级级行文的方式。

二、简答题

1．如何理解文书工作概念？

对文书工作的概念，可以从以下几方面理解：

1、文书工作的对象是文件。

2、文书工作的主要任务就是制发、收办、管理文件。

3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称，而不是仅指某一个或某几个程序。

4、文书工作的每道程序和手续，都有各自的规范和技术要求，不可以有随意性。

2．文书工作有何性质？

政治性；机密性；时间性；规范性；程序性。

3．文书工作有何重要性？

1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作

2、文书工作是机关工作的纽带

3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节

4、文书工作是档案工作的基础。

4．文书工作的基本原则

准确、周密；迅速、适时；保密、安全；精简、高效；党政分开；实行集中统一管理。

5．文书工作组织形式选择的依据是什么？

本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况等。

6．行文方式有哪些？

逐级行文；多级行文；直达行文；越级行文；平行行文。

7．什么情况下可以越级行文？

1、由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。

2、经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；

3、与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；

4、上级机关交办的，并指定越级上报的问题；

5、对直接上级机关进行检举揭发的问题；

6、与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。

三、论述题

1．如何理解文书工作的性质？

1、政治性。文书工作的政治性，可以从两个方面理解：一方面是由文件的政治性所决定的。另一方面文书工作本身就是一种政治行为。

2、机密性。文书工作的机密性主要表现在两个方面：一是它必须将机密情况控制在一定的范围内，不能任意扩大或缩小。二是它必须将机密情况控制在一定的时间内，不能提前或拖后，要适时。

3、时间性。文书工作的时间性，主要表现在三个方面：一是文件处理的迅速性；二是文件处理的适时性；三是文件处理各个环节的时间衔接性。

4、规范性。文件制作的规范性；文件处理的规范性；立卷归档的规范性。

5、程序性。

2．如何理解文书工作的基本原则？

1、准确、周密。文书工作在政治上、技术上要切合实际，符合规范，准确无误，周到细密；文书工作在组织、行文制度、运转程序上系统严密、井然有序。

2、迅速、适时。迅速，就是要快，即实际工作的时间量与完成任务需要的时间量距 6 离最短；适时，就是要恰当，即实际工作的时间节奏与完成任务所需要的时间节奏相互吻合。

3、保密、安全。物质上的安全；政治上的保密。

4、精简、高效。发文要少而精，不要事事发文；处理文件要方便读者；文件管理要利于使用。

5、党政分开。在行文上要党政分开；在文件处理上要党政分开；在文件管理上要党政分开。

6、实行集中统一管理。

3．试述文书工作的组织领导。

文书工作的组织领导，无论就全国范围还是一个机关的范围来说，均需实行集中统一管理的原则。

1、从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导。

2、从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领

导。

3、从上下级机关之间来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。

4、各级档案管理部门和本机关的档案室有责任对机关的文件立卷归档工作进行指导、监督和检查。

5、机关业务部门，责成一名人员负责本部门的文书工作。

4．试析行文规则。

1、行文时要尊重组织系统隶属关系。非隶属关系不得以隶属关系行文；党政机关要分别行文；上级机关的业务部门与下级机关的业务部门，只是在业务上有指导关系，而没有直接领导关系。

2、行文时要尊重机关职权。不要越级行文；行文时要分清主送机关和抄送机关；要严格控制抄报和抄送的范围。

3、行文时要考虑是否服从工作需要。

4、行文时要明确发文权限。

5、两个以上的同级机关可以联合行文。

6、经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有法律效用，可不再行文。

5．试述行文方式。

行文方式，是指机关之间根据组织关系和工作需要所采用的文件传递运行的层次与形式。文件的行文方式主要有：

1、逐级行文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。

2、多级行文。上行文、下行文均可采用多级行文，但上行文不宜多用。

3、直达行文。是指上级领导机关直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式。

4、越级行文。是指下级机关在非常必要时，越过自己的直接上级领导机关而向更高层的上级机关，直至中央行文的方式。

5、平行行文。是指同级或没有隶属关系的机关之间的行文。

6．什么情况下可以越级行文？

1、由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。如战争、严重自然灾害等；

2、经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；

3、与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；

4、上级机关交办的，并指定越级上报的问题；

5、对直接上级机关进行检举揭发的问题；

6、与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。

7．试述文书工作的组织形式。

文书工作的组织形式，是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式。我国党政机关现行的文书工作，主要采取集中式和分散式两种组织形式。集中形式是指在一个机关内，除了文件的具体承办外，其它文书处理环节都集中在机关的中枢机构办公厅（室）来进行。分散形式，也称分工形式，就是将一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅（室）和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员各承担一部分。

一个机关究竟选用集中形式，还是分散形式来组织文书工作，要根据机关的自身特点和文书工作的原则确定。

第三章 文件学基础理论

一、名词解释

1．文件学是以文件、文书工作为研究对象，是研究文件、文书工作的理论、原则、方法及其产生、变革和发展规律的科学。

二、简答题

1．文件学的研究对象是什么？

文件学是以文件、文书工作为研究对象。具体包括：文件的研究；文书工作的研究；文件写作的研究；文件、文书工作历史的研究。

2．研究文件学有何意义？

１、有利于建立系统的文件学理论体系

２、有利于了解和掌握文书工作的规律

３、有利于文书工作的制度化、规范化和科学化

４、有利于提高文书工作效率

三、论述题

1．试析文书学的学科特征。

１、应用性。直接的应用性是其最基本、最显著的学科特征。

２、综合性。文件学是一门综合性、交叉性的学科。

３、科学性。文件学有严密的科学性。

４、政治性。文件和文书工作具有极强的政治性，文件血液具有鲜明的政治

性和政策性。

2．研究文书学有何意义？

１、有利于建立系统的文件学理论体系。

２、有利于了解和掌握文书工作的规律。

３、有利于文书工作的制度化、规范化和科学化。

４、有利于提高文书工作效率。

3．文书学的研究对象是什么？

文件学是以文件、文书工作为研究对象。具体包括：

１、关于文件的研究。包括文件的概念、性质、特点等；

２、关于文书工作的研究。包括文书工作的内容、任务、性质、原则等；

３、关于文件写作的研究。包括文件的写作要求、步骤等；

４、关于文件、文书工作历史的研究。包括文件、文书工作的起源、变革、发展规律等。

第四章 文件的形式

一、名词解释

1．文件格式：是指文件的数据构成和对各数据项目编排的外观规格样式。

2．主送机关：即发文机关要求对文件予以办理或答复的对方机关。

3．主题词：是将自然语言中的名词术语，经过优选和规范化处理，在标引和

检索时用以表达各种概念的词。

4．正本：是根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。

5．定稿：是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。

6．存本：是文件制发机关在正本制作完成后，从中留存以备查考的文本。

二、简答题

1．确定成文日期应遵循什么原则？

一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报，以发出日期为准。

2．机关文件格式规范化有何意义？

1、机关文件格式规范化，是准确地撰制文件，确保其效用的前提条件。

2、机关文件格式规范化，是提高文件处理效率，充分发挥文件效用的根本保证。

3、机关文件格式规范化，是加强文件管理，实现文件管理现代化的基础。

三、论述题

1．试述文件的稿本。

文件的稿本，是指制发文件过程中形成的文稿和文本。

1、草稿。是文件撰写过程中形成的原始文稿，它的内容和文字表述尚未成熟，只供 11 讨论、修改、审批之用。草稿一般不必归档保存。

2、定稿。定稿是文件的标准文稿，是作为缮印发出的正式文件的依据。凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档。

3、正本。是具有一定格式的正式文本。正本由收文机关根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。

4、副本。是正本的副份或复制本。副本一般不需归档保存。

5、存本。是正本的样本。一般情况下，存本与定稿一起归档保存。

第五章

文件的撰写原理

一、简答题

1．撰写文件有何重要性？

1、撰写文件是机关领导、工作人员日常工作的重要组成部分。

2、撰写文件是机关发文工作的重要环节。

3、撰写文件直接关系到文件的质量，也关系到党和国家方针、政策的传达、贯彻，关系到国家机器的正常运转。

2．如何审核修改文稿？

一是审核是否需要行文；二是审核文件的主题；三是审核文件的内容材料是否准确、属实，提出的措施、办法是否具体明确，切实可行；四是审核文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范，合乎逻辑，标点正确；五是审核文件格式是否符合要求，文种选择是否正确，收文机关的确定是否符合行文规则等。

二、论述题

1．试述文件撰拟的步骤。

1、明确与确定主题

主题正确深刻主要表现在三个方面：一是主题的针对性；二是主题的周密性；三是主题的时效性。

2、调查研究、挑选材料

调查研究应坚持正确的态度，即坚持客观性、全面性、时效性。

3、正确选择文件的表达方式

文件是一种特殊的应用文，兼有说明文、记叙文、议论文三种体裁的写作特点。

4、精心布局

文件的结构类型一般有三种：一是单层式格式；二是双层式格式；三是三层式格式。

5、列出提纲

6、草拟文稿

7、审核修改

2．文件撰写的基本要求

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法规

2、实事求是。根据客观实际需要制发文件，即发文要有明确的目的性与针对性，反对文牍主义；文件的内容符合客观实际，即具有真实性；从实际出发，提出切实可行的对策。

3、讲究科学

4、注重实效

5、注意载体、字迹材料的选用

第六章

法定行政文件的写作

一、名词解释

1．报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。报告是一种陈述性文件。

2．请示：适用于向上级机关请求指示、批准。顾名思义，请示就是下级机关

向上级机关请求指示和批准的请求性文件。

3．议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大

会常务委员会提请审议事项。

4．命令（令），适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布实行重

大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

5．函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

二、简答题

1．试述函的定义及写作要求

函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。在具体写作时还应注意以下几点：

第一，一函一事。第二，真实可靠。第三，用语得体。

2．报告和请示有何区别？

1、行文目的不同。

2、性质要求不同。

3、行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则在事前、事后、事情进行中行文均可。

4、内容含量不同。

3．报请类文件的写作特点是什么？

1、以具体的事实和数据为主要材料。

2、以概叙为主要表达方式。

3、以通俗生动的语言行文。

4．通告和公告有何区别？

1、发布机关不同。

2、发布内容不同。

3、发布范围不同。公告用于向国内外发布；通告限于在一定范围内发布。

4、性质不同。

三、论述题

1．试析报告和请示的关系。

相同点：

1、行文方向一致。

2、报送要求相同。

3、写作特点相同。

不同点：

1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。

2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复；而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。

3、行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则在事前、事后、事情进行中行文均可。

4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；而报告既可一文一事，也可一文数事。

第七章

常用事务文件的写作

一、名词解释

1．章程：是对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及

活动规则等做出规定的法规性文件。

2．调研报告：就是对客观事物进行调查研究后，反映调研成果的一种书面报

告。

3．简报：是党政机关、人民团体、企事业单位内部使用的一种简要的工作报告或情况报告。

4．会议记录：是以书面形式记录会议内容和基本情况的事务性文件。

5．演讲词：又叫演说词或演讲稿，是演讲会或不同形式的集会上用来发表演

说的文稿。

6．可行性研究报告：是指对决策拟建项目可能采取的计划、方案，进行全面的调查、研究、论证，确定其是否可行后写出的报告。

二、简答题

1．简述法规类文件的写作特点。

1、内容构成上——面面俱到的行文。

2、结构表达上——条分缕析的说明。

3、语言运用上——无懈可击的措辞。

2．简析调研报告各要素的关系。

调研报告的基本要素是调查、研究、报告。其中，调查是是依据和基础，是手段，研究是分析和综合，是目的，报告是反映和体现，是结果。

3．简述调研报告的写作要求。

1、调查、研究、报告，三个环节缺一不可。

2、材料、观点、材料，要求有机结合。

3、叙述、议论、说明，以夹叙夹议为主。

4．简述大事记的定义及写作要求。

大事记，是一种按照时间顺序记载机关一年内发生的重大事件和重要活动的内部使用的特殊文件。

写作要求：

1、选择大事要事。

2、一日一项记一条。

3、当日事当日记。

4、简明扼要概述。

第八章

机关文件的处理程序

一、名词解释

1．文件处理程序：指的是文件在机关内部运转处理的一系列程序。

2．签收：是收件人将收件清点后，在对方的文件投递单或送文登记簿上签字，以表示文件收到的行为过程。

3．拟办：是机关综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程。

4．签发：是机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，予以签署意见的行为过

程。

5．归卷：就是将平时处理完毕的文件清退回来，按照要求放在贴有类别名称的文件夹或文件盒中的行为过程。

6．批办：是机关或部门负责人对文件由谁办理、如何办理所提出批示意见的行为过程。

7．催办：是对文件的办理进行督促检查。

8．承办：是指承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按照来文的内容

和要求，对文件予以办理的行为过程。

二、简答题

1．简述收文处理程序。

可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。

2．简述发文处理程序。

可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

3．收文登记有何作用？

其主要作用是责任和凭证，具体体现在：收文登记可以使文件管理有条不紊，防止文件的积压和丢失，有利于管理和保护文件，便于对文件进行查找、检查、统计和催办，有效地控制文件的运转，更好地发挥文件的作用。同时，收文登记还可以作为文件交接的凭据。

4．哪些文件需要拟办？

凡是需要办理的重要文件都需要拟办，具体包括：上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件；机关直属各部门主送本机关的请求性或建议性文件；下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件及其它需要贯彻、办理的重要文件。

5．如何做好承办工作？

统筹规划；妥善安排；遵守承办原则；实行岗位责任制。

6．需要催办的文件主要有哪些？

需要办理的收文；等待答复的发文；本机关与其它机关会办的文稿；送领导审批的文件等。其中重点要对急件、要件及拟稿、签发环节进行催办。另外，要加强对出差、请假人员办文的催办。

7．简述催办形式。

催办的形式多种多样，可采用电话、信函、登门、开会催办，也可发催办卡、催办单等进行催办，还可以发简报，公布各单位的办文情况，对好的单位加以表扬，对久拖不办的单位进行批评，以起到催办作用。

三、论述题

1．试比较各种登记形式的优缺点。

目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索；卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失；联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。

2．哪些文件需要拟办？

凡是需要办理的重要文件都需要拟办，具体包括：上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件；机关直属各部门主送本机关的请求性或建议性文件；下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件及其它需要贯彻、办理的重要文件。

3．收文登记有何作用？

其主要作用是责任和凭证，具体体现在：收文登记可以使文件管理有条不紊，防止文件的积压和丢失，有利于管理和保护文件，便于对文件进行查找、检查、统计和催办，有效地控制文件的运转，更好地发挥文件的作用。同时，收文登记还可以作为文件交接的凭据。

4．哪些文件需要催办？如何催办？

需要办理的收文；等待答复的发文；本机关与其它机关会办的文稿；送领导审批的文件等。其中重点要对急件、要件及拟稿、签发环节进行催办。另外，要加强对出差、请假人员办文的催办。

催办的形式多种多样，可采用电话、信函、登门、开会催办，也可发催办卡、催办单等进行催办，还可以发简报，公布各单位的办文情况，对好的单位加以表扬，对久拖不办的 19 单位进行批评，以起到催办作用。

5．试述文书处理程序。

整个文件处理流程是由三个处理程序、六个阶段及若干个具体环节组成。具体包括：

1、收文处理程序。可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。

2、发文处理程序。可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

3、立卷归档程序。可分为立卷阶段和归档阶段，具体包括拟制立卷类目、搜集整理文件、组合案卷、填写案卷封皮、编写案卷目录、移交归档、销毁等环节。

第九章

文件立卷归档

一、名词解释

1．案卷：是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

2．文件立卷归档：是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件

材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。

3．“立卷六特征”：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

4．立卷类目，又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。

5．年终立卷，即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集

中一段时间进行立卷的行为过程。

6．归档：指立卷部门将经系统整理组合的案卷移交给机关档案室保存的行为过程。

7．案卷目录是案卷的名册，是先将装订好的一个年度的案卷按一定的方法排

列，然后再根据其排列顺序逐一编号登录而成的。又称为案卷移交目录。

8．按通讯者特征立卷：就是把本机关与某一机关之间就某一问题或某些问题的往复文件，集中立为一卷。

二、简答题

1．简述文件立卷归档程序。

文件立卷归档包括立卷、归档两个阶段。立卷阶段由编制立卷类目、分类、排列、编号、填写卷内目录和备考表、装订、填写案卷封面等环节组成；归档阶段由编写案卷目录、移交归档、销毁等环节组成。

2．文件立卷有何意义？

1、对文件进行立卷归档，可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。

2、对文件进行立卷归档，可以维护文件的完整与安全，便于管理。

3、进行文件立卷归档工作，可以保持文书工作的连续性。

4、文件立卷归档工作，不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。

3．简述文件立卷的原则。

1、按照文件形成的自然规律

2、保持文件之间的历史联系

3、照顾文件的保存价值

214、便于保管和利用

4．如何做好年终立卷工作？

年终立卷，首先要对平时归卷的文件进行鉴定，确定立卷范围；然后按照立卷类目，根据立卷的原则和要求，对每一条款中平时归卷积累的文件进行全面细致地检查调整，以便正确地组卷。

5．年终立卷检查调整的主要内容是什么？

检查调整的主要内容包括：检查已归卷的文件是否齐全完整、是否已经办理完毕、办理手续是否遗漏、处理过程的来龙去脉是否注明、文件起草与签发用笔是否规范等；检查卷内文件是否保持了文件之间的联系、反映了一定的特征；检查卷内文件的保存价值是否大体一致等。

6．什么叫按通讯者特征立卷？此种立卷有何好处？

按通讯者特征立卷，就是把本机关与某一机关之间就某一问题或某些问题的往复文件，集中立为一卷。

按通讯者特征立卷，可以反映机关之间对有关问题的协商，或上下级机关之间的领导、指导关系；便于了解一件事情的起因与结果。它是事物之间联系性和因果关系在文书立卷中的具体体现。

7．按作者特征立卷有何好处？

按作者特征立卷，有利于反映本机关的决策及与其它机关的联系，反映同一作者的活动；便于利用者了解文件的来源、行文关系、重要程度；也便于利用者按作者特征查找文件。

三、论述题

1．文件立卷有何意义？

1、对文件进行立卷归档，可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。

222、对文件进行立卷归档，可以维护文件的完整与安全，便于管理。

3、进行文件立卷归档工作，可以保持文书工作的连续性。

4、文件立卷归档工作，不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。

2．试述文书处理部门立卷的优越性。

实行文书处理部门立卷，可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密，同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。

3．试述文件立卷归档的范围。

概括地说，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料，都应该立卷归档。具体包括：

1、上级来文。即上级针对本机关的工作情况所发的与本机关有密切联系的文件。

2、本机关文件。即本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况的，在今后工作中还需要查考的发文及内部文件。这部分是立卷归档的重点。

3、下级来文。即下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件材料。

4、同级和不相隶属机关来文。

4．按时间特征立卷应遵循什么原则？

1、一般文件放在写成年立卷；

2、年度计划、总结、报表、预算、决算等放在内容针对年度立卷。

233、总结与计划写在一起的文件，应以文件内容的主次和中心来定。

4、跨年度处理完毕的文件，放在办结的一年立卷。

5、跨年度的请示与批复、问函与复函，可以按本机关的发文时间立卷，也可以都放在复文年度立卷。

6、转发或批转文件，在批转单位放在转发或批转的年度立卷；被批转或转发的原件，在原件制发机关仍按写成年度立卷。

7、一些专门年度形成的专用文件，应按专门年度立卷。

5．举出建国以来我国使用的十种文书立卷方法。

1、“门、类、纲、目”法。

2、“十进分类”法。

3、“一案一卷”法。

4、按文件“六个特征”组卷的方法。

5、“一竿子插到底”法。

6、“以问题为主立卷”法。

7、“分级立卷”法。

8、“四分立卷” 法。即分年度、分级别、分期限、分问题进行立卷。

9、“四分四注意立卷”法。

10、“三个为主、五个分开立卷”法。

6．如何做好年终立卷工作？

年终立卷，首先要对平时归卷的文件进行鉴定，确定立卷范围；然后按照立卷类目，根据立卷的原则和要求，对每一条款中平时归卷积累的文件进行全面细致地检查调整，以便正确地组卷。检查调整的主要内容包括：检查已归卷的文件是否齐全完整、是否已经办理完 24 毕、办理手续是否遗漏、处理过程的来龙去脉是否注明、文件起草与签发用笔是否规范等；检查卷内文件是否保持了文件之间的联系、反映了一定的特征；检查卷内文件的保存价值是否大体一致等。

7．对密不可分的文件材料如何进行排列？

批复、批示在前，请示、报告在后；问文在前，复文在后；正件在前，附件在后；存本在前，定稿在后；批转、转发件在前，原件在后；会议纪要在前，会议记录在后；重要法规性文件的历次修改稿依序排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据等材料在后。

8．试述案卷目录的编制方法。

根据案卷排列，案卷目录的编制方法主要有以下三种：按保管期限编制。即将机关在本年度内形成的案卷，按永久、长期、短期分开，编制成三本目录，每本目录中再按各个组织机构或内容分类；按年度编制。即将本年度形成的案卷，综合编成一本目录，在这本目录中，按永久、长期、短期分为三个部分，在每个部分中，再按各组织机构或内容分类；按组织机构编制。即将一个机关形成的案卷，按其组织机构分别编制成几本案卷目录，每本目录中皆按永久、长期、短期三个部分编制。

9．试述归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。

1、归档范围。即文件立卷范围。

2、归档时间。文书档案要在第二年4月末前，向本单位档案室移交归档。

3、归档案卷的质量要求。应归档的案卷必须齐全、完整；文件材料必须经过科学系统整理，保持文件之间的历史联系，区分价值、分类整理、系统排列、正确组卷，题名简明确切，便于保管和利用；归档的案卷必须有完整的移交目录。

254、归档手续。