申办会议流程_会议申请流程

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申办会议流程

一、申办会议请示

1、领导审核

2、填写会议申请审批表，见附件1

二、XXXX部：

1、拟定会议通知（时间、地点、参会人员、议题、注意事项），见附件22、商议会议文案：议程、主持次、领导讲话（配套设施：电脑、资料、笔、纸）

3、确认会议横幅、人名桌牌的内容

4、确认参会人员（嘉宾联系表）

5、会议签到表、会议座次表、就餐座次表

6、商议会议纪念品（协调、购买）

三、确定召开会议的通知的内容

1、会议名称

2、时间 地点

3、会议组织（主办单位、承办单位、协办单位）

4、会议背景

5、会议的观点

6、会议的意义

7、会议日程

8、会议的后续计划

四、会务准备

1、选择办会的场所

2、细节的数量及费用：会场、座位布局、话筒、投影机、指示牌、主题横幅、绿化、鲜花、矿泉水、茶叶、纸巾、话筒、席卡、茶歇果盘、文具

3、预定：收集来宾名单及航班/车次信息，需要接送嘉宾（联系人、车辆安排）、宾馆、饭店（定台、餐标）、酒水

4、设施材料：照相机、内存卡、电池、产品手册、信封、手提袋、打印机、打印纸、订书机、订书钉

5、根据参会人数，提前购买礼品

五、会议材料准备

1、确定参会名单、日程安排

2、印制会议手册，见附件3

六、会场布置

1、物资摆放

2、设备测试（话筒、音响、投影仪、电脑、U盘、照相机）

七、会议入场

1、组织参会人员填写《会议签到表》，见附件42、资料及礼品发放

3、引导就坐

八、会议召开

1、会议记录、录音

2、摄像

3、服务（茶水、茶歇、烟灰缸）

九、会后工作

1、安排参会人员退场，或就餐，或安排车辆。

2、收集会议手册，做好保密处理工作

3、会后会场清理

4、会后一个工作日内拟写会议纪要，将《会议签到表》附后，录音文件、影像资料妥存

5、会后费用结算

附件1.会议申请审批表

附件2 会议通知（传真模版）

附件3 会议手册

附件4

附件5 会议签到表 会议安排自查表