国际工程承包项目合同管理浅析_浅析工程项目合同管理
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国际工程承包项目合同管理浅析
一、引言
近三十年来，我国经济建设取得一个又一个新成就，随着改革开放的不断推进，我国在交通建设领域也取得了辉煌的成果，全国高速公路、铁路网基本建成。问题也随之出现了，数十万的筑路大军面对日益萎缩的市场，他们接下来该往什么地方走，就成了全行业最关心的话题。让人庆幸的是，国际工程市场正在逐渐扩大，这就需要大量的技术人才走出去，参与到国际工程项目中。由于国际工程承包涉及门类的广泛性、分布地域范围的广阔性、接触不同民族文化的多元性、以及不同货币汇率的多样性，所以，在面对机遇的同时，面对的不确定性就更多更复杂。作为国际工程承包企业，面对危机四伏的市场形势，管好合同就显得极其重要了。企业的发展战略及生产经营和管理活动都是围绕合同来进行的，合同管理出现问题导致风险，必然会影响企业发展。经营企业就是在经营合同，执行合同就是经营活动的主线。企业尽力以合同的方式寻求获得最大利益，同时保障企业尽量少的承受风险。合同管理的范围是很宽泛的，涵盖了某项承包工程所覆盖的全部领域，包括主合同的各个环节所涉及的单元及子项工程，也包括主合同派生的各分包、采购、运输、保险、融资、劳务、技术服务、知识产权使用许可得等各类合同。
二、合同签订之前的合同管理
一般我们会认为，合同管理的起始时间是与合同的有效期一致的。但实际上，合同的签订是一个动态的过程，从项目信息阶段开始孕育到签订合同，即合同前阶段，都应该属于合同管理的时间范围。因为这个漫长的孕育阶段为合同条件的形成奠定了基础，签订的合同内容是长期努力的结果。所以我们应该重视合同前期工作，重视信息收集、条件培育、感情基础的培育。合同管理需要跟随项目的生命周期，不可以间断、中止，与上述时间和空间范围要向吻合。合同管理要符合实施工程项目的管理规律。为了更好的规避风险，综合有利条件优化管理，明确目标，可以将合同工期分解，按管理的相同规律进行合同管理，将合同要求及责任义务与项目阶段的划分有机结合。在合同签订前的合同管理一般有以下几个部分构成，主要包括招标信息管理、现场考察、投标书制作、中标后的合同谈判四个过程，其中投标书制作与中标后的合同谈判又是整个项目合同管理中最为重要的环节。
1、招标信息管理
招标信息的采集基本上可以看作是整个国际工程承包的第一步，从浩如烟海的信息中，率先抓住国际市场上最有价值的招标信息就成为我们赢得一个完美的开局的头等大事。招标信息主要通过以下渠道获取：
(1)通过一些招标广告、相关专业机构的信息公布、专业刊物等公开信息中筛选出适合本公司业务范围的信息。
(2)通过一些政府部门、企业等国际社会服务机构中获取适合本公司业务范围的信息。
(3)通过在国外设立办事处，从办事处建立的关系网中探取适合本公司业务范围的信息。
(4)通过在当地设立代理机构，让代理机构不定期的发挥当地最前沿的招标信息。
(5)通过与海外大使馆建立联系，从海外大使馆处获得信息。
(6)通过加强对竞争对手与合作伙伴的关注，从竞争对手那里获得招标信息。
(7)通过对海外市场周密的调查，结合所在国的国情，提前规划出该国切实需要的项目，然后为他量身订做出适合它各种建设方案，最后提交给该国的相关部门，帮他融资做买方信贷，从而在该项目中获取更大的话语权。
以上七种渠道中，前两种成本最低，涵盖的面也比较广，获得此消息的公司就比较多，所以相应的竞争压力也就比较大。第三、四种相比前两种的覆盖面小了一些，运营费用也比较高，但它也有一个优点，那就是当机会出现时，由于已有专门人员在此经营多年，无论在投标报价计算的准确性，还是工程能否顺利进行（提前对风险的考虑的比较全面），甚至是工程款的支付方面都有无可比拟的优势。第五、六种渠道虽然成本较低，但操作要求较高，如果成功获得，基本上只能作为意外的惊喜，不能作为企业迅速发展的常规手段。最后一种渠道凭借其能让各方获取共赢局面的优势，在未来的国际市场上出现的必然会越来越多，它让资金找到项目、让项目找到队伍、让队伍找到雇主、让雇主找到资金，最终盘活世界经济。我们公司目前主要是通过前三种渠道获得项目，我觉得对于其他几种，特别是第七种，也需要组织人员进行尝试，说不定就可以打开新局面。
2、现场考察
在招标文件取得后，组织相关人员针对招标文件中不能提供的信息以及文件虽然提供但业主方不能保证正确的各方信息到现场进行考察也是十分重要的，考察项目具体包括：
(1)项目现场情况，针对线路工程，路途自然条件等；
(2)当地市场是否可以得到项目需要的资源，包括人材机以及其价格水平；
(3)影响项目运输的交通情况；
(4)该地区在未来政局是否有大变化，如地方大选或中央政府的大选；
(5)招标文件对工程量描述不清晰的地方，确认现场具体情况
(6)当地货币是否稳定等问题。
在此过程中，合同人员需要全程跟随，对于了解各项有利于承包商的条件，在日后计算标价以及合同谈判过程中，可以掌握做出适当让步时的尺度问题。对于了解各项不利于承包商的条件，在日后谈判过程中，可以作为向业主进攻、讨价还价以换取更大利润的强有力支撑，以便于日后谈判中知己知彼百战百胜。
3、投标书制作
招标文件到手后，需要对招标文件中一下各项特别注意，包括：
(1)多长时间的投标期间
(2)投标保函额的大小，当投标保函额过大时，需要防范业主是出于通过诈骗赚取投标保函的的欺诈行为。
(3)投标资格有无特别限制或优惠
(4)工作量大小、技术难度大小以及技术标准的高低等，选择适合自己企业的工程，做到不盲目投入到自己企业不能胜任的工程当中，以避免从工程一开始就决定了这是一个赔钱的工程。
(5)业主的信誉、经济实力、评标标准以及外部监理等，通过对这些关键点的考查，避免把公司带入到一个泥潭。既无权有无钱的业主，对于一个工程承包商来说就是一场灾难。
字面意思上看来，在投标书的制作阶段，主要涉及预算造价人员和商务人员，与合同管理扯不上关系，然而，这种观点是极其错误的。在投标书制作阶段，预
算人员依据招标文件对工程造价进行计算，由于预算人员对于招标文件的领悟程度差异，可能会出现漏项、重项等失误，就需要合同人员从专业的角度对招标文件进行讲解。商务合同条件是否苛刻、支付条件、风险分担是否合理等，合同人员都必须作为标价的一部分考虑到投标报价中去。更进一步讲，造价计算的各个方面、范围，计算到何种深度，具体的量等，都是合同人员在日后的谈判中作为谈判筹码所必不可少的论据。合同人员对预算造价的深入程度甚至决定了合同人员能否在后边合同谈判中签订有利于承包商的合同。
4、中标后的合同签订
经过一轮又一轮的激烈拼杀，战斗终于落下帷幕，我们获得第一标，这个时候千万不能掉以轻心，合同人员即将面对的是业主精心准备好的地雷阵——工程总承包合同。此时业主占主导地位，经过合同人员仔细阅读发现了许多的不平等条约，其中涉及工程款支付、索赔、工程质量标准、工期进度、调价标准等。概括起来，从FIDIC的角度讲，过分地扩大业主与工程师的权利的同时，无理的逃避一些本该业主承担的风险，把这些风险强加到承包商头上。此时，承包商的合同管理人员一定要是非分明，在一些重大问题上，把握住原则，避免为后期工程进行埋下无处可避、无法转移的重大隐患。承包商必须把握的条款主要包括以下几点：
(1)工程款支付条款，作为一家承包商，万里迢迢出去干工程，就是为了能够获得工程款，如果业主在这个条款上，设置的陷阱过深、过于复杂、明显过于苛刻，并且坚决不同意修改，此时承包商可以以退出为手段进行威胁。这是承包商的核心利益，对业主来说不算核心利益，所以在这个领域寸土必争。
(2)仲裁条款，签合同就是在往自己脖子套上锁链，给自己套上锁链的同时，一定要准备一把剑，一把能在锁链危及存亡的关头斩断锁链的剑，对于我们国际项目承包商而言，仲裁条款就是这把剑。仲裁条款的好坏就相当于这把剑的锋利程度，关键时刻能否斩断使我们窒息的锁链。其中包括仲裁院的选择、仲裁模式的选择、仲裁程序的进入条件的选择等。
(3)变更条款，实际工程中，经常会出现工程师的纠正指令与变更指令混淆一起，以纠正指令进行变更活动的情况。变更作为承包商创收的一大支柱，好的变更条款的重要性不言而喻。
(4)逆编者译条款，当双方出现由于合同的歧义而引起的分歧、争端时，合同解释应背离编写者的意思。这一条看看似不重要，其实蕴藏重大能量，一般的争端、分歧都不会形成重大的问题就被解决掉了，然而当涉及到重大利益时，这就是承包商形成反击的重要武器了。
以上四个方面都涉及承包商的核心利益，合同管理人员必须要把握好，必要的时候可以在工程质量标准、进度要求上多给业主一些让步，以更好的换取承包商的核心利益。
三、合同履行过程中的合同管理
在酝酿合同及签订合同阶段，我们考虑到了各种风险因素，并且设计了不同的管理方案，力求使合同中的风险及各利益相关方的诉求达到平衡。我们对合同的设计是否合理，对合同风险的把控方案和计划是否能有效实施并达到预期及所以，就需要更好地管理合同，以使合同在履行即项目的实施过程中有效的管理合同风险，包括合理转移风险、承担风险、控制风险、甚至驾驭风险利用风险创造的机会达到盈利的目的，了解合同中的风险点，同时又能了解和掌握合同所涉及到的项目实施的规律，有效地防止或控制引发某些导致风险发生的客观因素超不
利方面的变化，就能有效地规避和控制风险，如控制原料的供应和质量、工期进度和施工质量、安全标准。合同管理要靠管理机制，靠体系，但必须要有主责部门和主责人员。信息透明，不能掩盖问题，过程管理和集中信息管理。一般项目部自己的合同工程师，当然要对项目经理负责。往往有些问题不会向总部反映，企求自己解决问题。但往往由于能力的局限急情况的复杂，到最后出现较大问题甚至重大损失。为避免这种情况的发生，或尽量减少因此造成的损失，公司应通过加强普通项目管理人员的合同管理，让员工都熟悉合同、了解合同、掌握合同，在工作中就能掌握主动，抓住每一次索赔的机会，创造更多利润。合同履行过程中的合同管理主要包括合同管理学习班与工程进行中的变更索赔两项。
1、合同管理学习班
由于普通工程管理人员直接接触工程一线，对项目一线情况的动态变化最为了解，当出现变更索赔的机会，以及日后的大规模索赔的证据资料都由他们经手，他们能够最充分的理解合同，掌握合同赋予承包商的权利，对合同中规定的承包商的工作范围有着比较清楚地认识，就能时时刻刻把握哪些是和合同中规定由承包商完成的，当业主企图以变更指令要求我们完成合同规定之外工作，就可以在第一时间向业主提出工程变更，获得额外的利润，避免出现干了活，但是没有计入工程量，或者付出的多，回报的少的情况，白白丧失了本该属于承包商的利润。此外，当工程计量、计价等出现争端，数额过大，最后不得不采取仲裁决定胜负的时候，由于我们一线管理人员，人人都有合同意识，在争端初期就能够从保护公司利益的考虑出发，不给业主留下把柄，并为公司以后的索赔创造条件，保留证据，获取公司的利润最大化。
2、工程进行中的变更索赔
随着工程的进行，当事态发展到一定程度，具备了某项引起风险发生的客观条件，合同中隐含的风险就会爆发出来。对于一个承包工程的合同而言，风险是不可能完全规避和防范的，各种风险的存在时常态。这就要求我们时刻准备应对风险，把风险所带来的损失降到最低限度，甚至是把风险转化成创造利润的机会。然而，这个转化的过程，就需要我们有很好的变更索赔意识，非常好的变更索赔能力，才能够成功的把变更索赔拿到手。FIDIC合同规定，承包商索赔必须在索赔事件28天内向工程师提交索赔通知，否则丧失索赔权利。就是这短短28天，如果由于承包商人员由于对自己的业务范围认识模糊，不能及时提出索赔，很可能会丧失索赔机会。
为更好的履行合同义务，合同管理的风险提示也非常重要，一般可采用将合同中的重要阶段任务的完成节点及里程碑和形象工程进度要求摘录出来，列表或按顺序进行提示，以使项目管理者能随时清楚地了解某时间节点必须完成的工作要求，合理安排工期，以确保准时完工。
四、项目完工后的合同管理
项目完工后，我们的合同管理工作并没有结束，最后的一些工程结算、验收、资料的提交等都需要按照合同执行，并且此时最容易出现争端，只有前期很好的理解合同，才能避开那些容易发生的争端。但是，当涉及到承包商核心利益的争端，必须借助外脑，重金聘请法律顾问，全民参与索赔，迅速整合索赔资料，这些都是合同管理人员必须去做的事情。此外，项目完工后，对整个项目的变更索赔事件的整理，总结这个过程中的成功与失败。对于实际工程中出现的应该索赔的项目，但是由于合同条款的限制，使我们丧失了索赔的权利，对于这种情况，合同管理人员应该把此被动条款与工程实际情况详细分析并存档，对于那些成功
索赔的款项，也应该详细分析并存档，从而建立一个合同条款库。把这些条款与工程实例详细列出，供全公司合同管理人员交流学习，从而从根本上迅速提高整个公司的合同管理水平。
五、小结
从一定意义上说，市场经济就是合同经济。一个企业如果没有了合同，那将出现生存危机。作为国际工程承包企业同样是如此。企业的发展战略及生产经营和管理活动都是围绕合同来进行的，合同管理出现问题导致风险，必然会影响企业发展。经营企业就是在经营合同，执行合同就是经营活动的主线。企业尽力以合同的方式寻求获得最大利益，同时保障企业尽量少的承受风险。合同管理，如此重要的岗位，面对如此复杂的形势，决定了顶级的合同管理人员一定有丰富的工程知识、法律合同知识、商务能力以及外语能力，是一专多能复合型人才。
