房产登记档案的数字化加工_房地产档案数字化加工
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房产登记档案的数字化加工
随着城市建设和房地产业的持续强劲发展，房产登记档案的数量急剧增加，房产登记档案的利用率大幅提高。由于利用率的不断提高，使得传统纸质房屋登记档案的种种局限性逐渐凸显，必然对房产登记档案的数字化、信息化以及管理部门的计算机系统和网络环境提出更高的要求。房产登记档案数字化加工是新形式下房产登记档案管理信息化、网络化、动态化的基础和核心。如何更好地实现房产登记档案的数字化加工处理，使房产登记档案管理规范、科学、标准、高效，加强内外管理，提升综合服务水平，最大限度地降低人力成本和资源消耗，是摆在我们面前的一个重要课题。
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息；提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率；实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作；完善突发情况应急响应预案；强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案；健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程；强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化；定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识；加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念；组织数字化业务知识和技能的培训；引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率；组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备；根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求；对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
三是信息检测与维护。以维护数字化成果和数据库信息的完整性为主要目标，保持纸质档案与数字化加工成果、数据库信息的一致性。同时要清查数据库中的重复或无效信息，保障系统信息的唯一性、有效性和准确性。
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