世界500强采购及付款内控标准_采购付款业务内控

世界500强采购及付款内控标准由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“采购付款业务内控”。

华为采购及付款内部控制

一、采购业务处理循环控制程序

采购业务包括商品、材料、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付

款等工作。采购业务的内部控制，包括整个订货、取得、结算循环。

1．一个有效的采购制度由以下几个方面组成1-1 仓储部门编制请购单，经存货控制部门核准后，仓储或存货控制部门编制核准 请购单，将请购单送至采购部门，请购单连续编号并将副本归档，与采购部门编制 的订购单、仓库的验收单进行核对。

1-2 采购部门收到请购单后，将确定应订购的项目、选择适当的供应商以及货物的品质和价格，然后签发一份连续编号的订购单以订购货物，并将订购单副本送仓储、验收和财务部门。

1-3 验收部门应独立于采购部门，收到货物时与订购单进行核对，清点及检查货物（在这一过程中应有质量检验），所有收到的货物皆应编制验收单，这些文件必须编号并及时将副本送至财务、采购和仓储部门。

1-4 财务部门收到验收单，应与订购单、供应商发票等进行数量、价格、折扣等核

对，从而确定应付款项等，据此登记入帐。

1-5 仓储部门收到验收单后，对货物进行归类放置与整理，登记货物吊卡、明细帐，财务定期与之进行帐实核对。

2.采购环节的控制要点

2-1 申购阶段

仓储部门在编制采购申请时，应结合库存货物满足生产需求的程度以及合理的库存量，即最佳经济订货量来编制。非生产用物品的申购应结合费用考核的办法以 获得批准。

2-2 订购阶段

从申购到订购，采购部门应对所要订购的项目，选择适当的供应商对其信用、价格、质量、交货期、货款结算方式等内容进行评定，然后签定合同（即订购单），登记备查簿。对这一过程的指定审批人是指在特定金额范围内指定的人员，超过特定金额的采购必须经特殊授权。

2-3 验收阶段

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验收过程中应核对订购单，审核所收货物是否系所订购货物，以及到货数量是

否相符，并与质量检验部门相配合，确定到货质量是否合符标准。

2-4 结算付款阶段

此阶段要审核发票、验收单、订购单。三种单证列示的货物数量及订购单与发

票所列示价格、折扣、运输条件，防止多付货款。发票的验证和款项的支付功能要

分离，核签过的发票和相关文件应标记，防止重复付款。按照供应商名录建立明细

帐，及时准确地进行会计记录，并定期与供应商对帐单进行核对。

3.采购程序

3-1 仓储部门开出请购单给采购部门

原材料或零配件的需求，首先是生产部门（或其他使用部门）根据生产计划（或 其他使用计划）提出的，并以需求清单的形式送至仓储部门，仓储部门物料管理人员收到需求清单时应将库存数量与生产或其他部门需要的数量进行比较（在这里最简便的方法是将材料吊卡上记录的数量与之比较），当库存数量低于生产使用的数量与仓储所需后备数量之和时，应开出请购单、并报部门主管审批。

请购项目数量的多少以满足生产经营的需求及最佳库存量要求为准。

3-2 决定购买数量

采购部门接到请购单后，首先应审查该项请购是否有重复提出及其他不合理请 数量；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内；对需大量采购的物料，必须作出各种采购数量对成本影响的成本分析（如采用经济批量法等）。最后，根据公司财务安排及成本分析结果决定购买数量。3-3 决定物料供应来源

向外发出货物订单时，必须向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、付款条件以及交货时间等资料。将这些资料归档保存并比较不同供应商资料、选择最有利于企业生产经营和成本最低的供应商，通过询价、报价、议价决定有利价格。3-4 决定最佳时机发出定单

在这里主要控制措施是通过分析最低存货点来进行，MRPⅡ的运行能简便解决

这一问题。

3-5 与适当的供应商签约并开立订购单

与适当的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进

行协商、达成共识后开立订购单（代合同）。

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订购单的控制：

3-5A 订购单必须连续编号；

3-5B 订购单发出前必须由专人检查是否有授权人签字；

3-5C 安排专人复查订购单编制的准确性、正确性；

3-5D 订购单副本应交请购部门、验收部门、财务部门。3-6 监管供应商准时交货

3-7 核对并完成采购行为，对到货物品进行验收，填制验收报告或质量、数量检验 报告、核对供应商交货情况、对不良品或数量不符加以处理。货物的管理应登记材料吊卡和材料明细帐，并核对帐实。

3-8 结算付款

依据验收单，核对发票、订购单等，结合付款条款进行结算付款。3-9 境外采购同国内采购相近、只是多了进口环节的报关手续。

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生产用物料采购

生产用物料采购过程包括生产过程中所需货物的订购、验收、入库、结算付款等阶段，其过程的管理控制由以下几个方面组成：

(1)请购

a.仓储部门依据生产经营计划、库存数量编制采购计划，采购计划的制定要符 合公司当前的经营状况。仓库管理人员依据生产计划及库存数量，通过MRPⅡ制造资源系统信息数据，在计算机上编制采购申请（即请购单或PR），报主管经理审批后传递给采购部门（即物料部），此阶段会生成PR或PR报表。

b.根据采购计划填制请购单。请购单的格式按材料名称、型号、规格、数量用途 等进行设计。

c.MRPII解决了货物最佳库存数量复杂的计算问题以及大量信息的及时传送、运用，为生产物料项目立项及时、准确提供了依据。

(2)采购

a.采购部门按采购货物的类别确立采购人员的分工，建立内部分工负责制度。

b.采购部门接到请购单后，将请购单派发给负责此类物料的采购人员；采购人 员接到采购申请后，首先审查该项请购是否有重复提出；其次审查每一份请购单中 提出的请购数量是否在控制限额范围内。

c.对大量采购的物料，采购人员必须作出各种采购数量对成本影响的成本分 析(如采用经济批量法等)报告，以便确定采购方式。

d.依据采购项目的类别、规格、数量、货期、价格等条款确定供应商（供应商的信用必须是已经通过认证的）。

e.供应商的认证、评审必须设置专门机构，专职人员对供应商进行定期和不定期的评审认证，建立供应商名录。

f.采购人员在通过认证的供应商名录中选择供应商，订立采购合同（即订购单 或PO）报送经采购经理授权的审核员审批；超过授权范围的PO报采购经理审批；重大采购项目报主管领导及公司领导审批。如审核不批准，采购员经修改后重新提交。

采购合同的处理必须：

(a)按顺续编号；

(b)订购单发出前由专人检查是否有授权人签字；(c)专人复查订购单订立的准确性、正确性；

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(d)订购单副本分别交请购部门、验收部门及财务部门。

g.供应商返回的PO是通过确认并签章的，该采购合同便正式签订。

如果供应商对PO有异议，采购员将信息反馈到认证部门，并重新对其进行认证

评审。(3)验收

a.仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织 质管部门对货物质量进行检测。依据检查情况填制入库单（一式五份），并将相关数据输入MRPⅡ系统。

每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格暂存放于此

库内。

b.查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。

c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门，暂存库及留档各一份。

(4)保管

货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期

进行帐实核对。

(5)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对。审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对后，编制记帐凭证，记录相关帐项； b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

华为目前的做法是采购部门将发票、入库单、PO核对后，填写付款申请报采

购结算中心进行处理。采购结算中心汇总后报财务部（同付款申请），财务部根

据资金状况核定付款额度给采购部门，由采购部门平衡支付并确认应付及付多

少，反馈给财务部进行付款，付款后核销付款申请。这种做法不利于财务部门

按照PO的付款方式（日期）确定支付，减少了获取现金折扣的机会；在目前商

业规则不健全的状况下有利于工作便利，但从长远看应该改变这种做法。

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d.对于有预付货款的交易，在收到供应商发票时，应将预付金额冲抵发票金额。e.每月或每季来自供应商的对帐单必须同应付帐款明细帐进行核对。

非生产物料采购流程

非生产物料是指生产物料以外隶属于行政采购部门采购的物料。

(1)请购

a.行政库房依据使用部门提出领用申请或库存储备计划提出缺料采购申请，生成PR或PR报表。

b.审计部门接到PR后与财务部门就采购申请进行评审。评审时应同使用部门的费用考核相挂钩，与公司的资金规划相结合，以便确定采购项目是否可行。c.经批准的PR信息传递给采购部门，未批准的返回申请部门重新报批或归档。（2）采购

a.行政采购部门接到经审批的PR或PR报表后，按采购物料的类别、性质、数量等情况安排采购任务；

b.从供应商名录中选择适当的供应商(没有做过的采购项目，采购人员应进行询价，掌握价格、货期、质量等资料，将资料反馈于认证部进行认证评审)确定价格、货期、数量、金额、质量指标等，拟制ＰＯ，交采购经理授权的审核员审批；超过审批权限的由经理审批；重大采购项目由公司主管领导审批。

c.审核批准的ＰＯ传递或传真给供应商，寻求确认。供应商盖章确认后表明合同正式签订（或采取采购合同形式）。

如供应商对PO有异议，采购人员将信息反馈到认证部门重新拟制报批。

d.从市场上采购的零星物料，认证部门应对此类物料的单价确定一定的幅度，采购人员必须根据此类物料单价的一定幅度进行采购。e.需从境外进口的物料，按物料进口流程进行采购。

(3)验收

a.物料到达后，行政物料仓储部门应组织人员对货物的规格、数量、质量等对照ＰＯ进行验收，合格的货物填写入库单（一式五份）并将货物送入库房；不合格货物通知采购人员进行处理。入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门、暂存库及留档各一份。

b.货物应分别堆放，登记吊卡、明细帐，定期和不定期进行帐实核对。

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(4)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对，审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对，编制记帐凭证，记录相关帐项；

b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

开发物料采购流程

开发物料系中研部在项目研究开发时所需要的物料。此物料只是研究阶段时

运用，属于非成熟物料需求，不同于生产定型物料需求，与生产物料采购有一定

差异，管理控制的要求不同。(1)请购

a.中研部各研究开发项目组提出物料需求报中研计划处。

b.中研计划处将物料需求汇总后，报主管领导批准，传给开发物品库房。

c.开发物品库房接到物料需求后，结合库存物料实际情况提出采购申请，生成PR或PR报表。

(2)采购

a.采购部门接到采购申请单(即PR或PR报表)，按采购物料的类别、性质、数量 等情况安排采购任务。

b.采购项目由认证人员选择供应商，对物料型号准确性进行检查，确定价格、货期、数量、金额、付款条件、付款方式，将认证信息录入供应商名录反馈采购人员。c.采购人员根据提供的认证信息汇总计算采购金额，报中研部总体办。总体办根据采购项目金额，决定是否批准采购申请。

d.采购人员按照确定的采购项目选择供应商，拟制PO，交采购经理授权的审核员审批；超出授权范围的由经理审批；重大采购项目应由公司主管领导审批。

e.审核批准的PO传递或传真给供应商，供应商盖章签名确认后录入信息库并归档。f.采购员应对项目进展作跟踪调查，以便及时满足开发物料的需求。g.需从境外进口的开发物料，按物料进口流程进行采购。

(3)验收

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a.开发物料仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织质管部门对货物质量进行检测后，依据检查情况填制入库单（一式五份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格的暂存放于此

库内。

b.查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。

c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门、暂存库及留档各一份。

(4)保管

货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期进

行帐实核对。

(5)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对，审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对，编制记帐凭证，记录相关帐项。

b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

注：中试生产非成熟物料流程可按此操作

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外协零星物料采购流程

外协零星物料采购不同于其它物料采购，它的量小、采购期限不固定，在管

理上有别于生产物料采购。(1)请购

生产部计划处根据生产过程中的需求下达采购计划给采购部门。(2)采购

a.采购部门审核分派计划给采购员。

b.采购员依据物料需求的性能选择供应商，向供应商发出技术、质量指标及其它商务条款，寻求答复；若供应商不能满足要求，则寻找新的供应商。

c.采购员将供应商反馈的信息传递至认证部进行技术及商务认证。认证部门及时将认证结果反馈采购人员，建立信息库。

d.采购人员根据认证结果拟订采购合同并将拟订的合同报批。

e.将获批准的PO传递或传真给供应商，供应商盖章签名确认后的PO录入信息库并归档。f.采购人员对采购项目要跟踪调查，以便及时满足生产物料的需求。

(3)验收

a.仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织质管部门对货物质量进行检测，依据检查情况填制入库单（一式五份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格的暂存放于此

库内。

b.查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。

c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门、暂存库及留档各一份。(4)保管

货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期进

行帐实核对。(5)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对，审核发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对的，编制记帐凭证，记录相关帐项；

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b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

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代理进口物料业务流程

(1)请购

a.仓储部门根据生产经营需求计划及库存需求量填制请购单（即PR或PR报表）报部门经理审批。

b.代理进口物料涉及用汇等复杂情况，在项目立项上更应严格审批，对确需进口的要按用汇金额的多少界定审批权限。

c.审核批准的PR传递给采购经办人员；未批准的归档保存，以便日后适当时机重新评审提交。

(2)采购

a.采购人员接到批准的请购单（即PR），根据采购项目性质确定代理商，代理进口业务。b.代理商、供应商的认证评审由进出口部、商务部组织进行，认证评审的结果将录入信息库，反馈给采购人员。

c.进出口人员按采购金额的大小选择独家或多家代理商、供应商。

代理进口形式下供应商的选择有两种方式：

(a)由代理商选择；

(b)由委托人选择。华为公司目前状况是由公司本身选择供应商。

d.代理商、供应商选取后，分别向其发出定购要约，对购货的数量、货期、运输方式、地点、货款支付方式、币种等条款进行协商，商定后由公司与代理商签订国内购货合同。

e.进出口人员将磋商的情况及合同及时反馈至商务部进行评审认证，并报部门经理审批，经批准的合同为正式购货合同。同时应协助代理商与供应商达成该项进口业务。

(3)验收

a.仓储部门接到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织质管部门进行品质检验，依据检验情况填写入库单（一式五份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

对货物数量、品质与PO不一致，应尽快与代理商联系处理。对不合格货物应放

入暂存库，通知进出口部门处理。

b.入库单分别送进出口部门、代理商（或承运商）、财务部门、暂存库、库房各一份。

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(4)保管

货物保管员应按实收数量登记材料吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不

定期进行帐实核对。(5)结算付款

财务部采购结算中心依据入库单、合同(即PO)、代理商开具的发票进行核对，核对一致编制凭证，办理结算付款。与国内生产物料采购结算方式不同之付款可

用人民币，也可用外币，按合同规定。

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自营进口物料业务流程

(1)请购

a.仓储部门根据生产经营需求计划及库存需求量编制请购单（即PR或PR报表）报部门经理审批。

b.自营进口物料涉及用汇等复杂情况，在项目立项上应严格审批，对确需进口的要按用汇金额的多少界定审批权限。

c.审核批准的PR信息传递给采购经办人员，未批准的归档保存或日后适当时机重新提交评审。

(2)采购

a.行政采购部门接到经批准的请购单后，直接与认证合格的供应商商洽购货事宜，对货物数量、交货时间、付款方式、运输条件、保险、赔偿等条款进行磋商，审核批准后签订购货合同。

b.进出口部接到海关到货通知后，安排报关员进行查证并到海关报关，根据需要通知运输人员安排货物转运，同时将关税凭证传递到财务部门7日内付税款。

(3)验收

a.仓储部门接到货物应清点检查到货数量，核对所到货物与PO、报关单内容是否一致，并组织质管部门进行品质检验，依据检验情况填写入库单（一式四份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

对货物数量、品质与合同不一致的，通知进出口人员与供应商联系处理；对不合格货物存放入暂存库。

b.入库单分别送进出口部、财务部、暂存库、库房各一份。(4)保管

货物保管员应按实收数量登记材料吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不

定期进行帐实核对。(5)结算付款

财务部采购结算中心依据入库单、合同(即PO)、代理商开具的发票进行核对，货物数量、价款、折扣、支付条件核对一致后编制凭证，办理结算付款。与国内

生产物料采购结算方式不同之处，货款应用外币支付。

另外，进口关税必须在规定时间内付出，避免造成损失。

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