公文写作知识_公文写作基本知识
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公 文 写 作 知 识
一、什么是公文和公文分类
“公文”一词，源于晋代陈寿的《三国志〃魏志〃赵俨（yan）传》，“公文下郡，绵绢悉以还民。”当时仅指一种体式的公务文书。最早的公文总称为“书契”。其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称。随着社会的发展进步，公文的种类、名称及其内涵不断发展变化。所谓公文(即公务文书)，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等。“文件”一词是外来语，来自拉丁语docememtum，相当于汉语的“证据”。在我国，“文件”有广义和狭义之分。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。
公文的本质，是国家统治阶级，在实施领导、管理国家、处理公务时所使用的书面文字工具。党政机关的公文，是传达党和国家的方针、政策，发布党政规章和法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告和交流情况的工具。
公文是机关文稿的一部分。机关文稿，大体可分为四大板块：一是机关公文；二是机关常用文稿；三是调研报告；四是领导讲话稿。
★关于机关公文，我局目前机关公文行政部门执行的是《国家机关公文处理办法》，党群部门执行的是《中央党的机关公文处理办法》。《哈尔滨铁路局公文处理办法》规定，路局行政部门公文主要有12个种类，分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。《哈局党的各级机关公文处理细则》规定，路局党群部门公文主要也有12个种类，分别是：决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和、会议纪要。
★关于机关常用文稿，主要包括工作总结、述职报告、汇报材料，以及各种礼仪类文稿等。
★关于调研报告，也可细分为反映情况型、总结经验型、决策建议型等。
★关于领导讲话稿，按照我们的经验，一般讲话稿分为8大类：法定程序型、工作部署型、传达贯彻型、总结表彰型、纪念庆祝型、报告汇报型、座谈研讨型、仪式礼仪性型。
二、机关文稿的写作要求
1、观点要新颖独到。起草机关文稿，关键是要提出观点、分析观点，围绕观点来展开论述。从某种意义上讲，文章的观点和思路比文字更重要。文字工作者要有三种境界：一是笔录领导思想；二是阐述领导思想；三是替领导出思想。这第三种境界就是我们所应该追求的，亦即我们常说的“以文辅政”。
观点是提炼出来的，关键是平时多动脑、勤思考，不能“急不择言”，随便想几句话就往上写。鲁迅先生曾经指出：“急不择言的根源，不在于没有想的功夫，而在于有功夫的时候没有去想。”
2、思路要清晰精巧。在文稿起草之前，应根据文章主题和领导要求，提出主要观点和任务、措施，并拉出文稿的整体框架，确定写几个问题，每个问题写些什么，每一句话、每一层意思，都要事先安排妥当。只有思路清楚，才能使写出来的东西有条有理，使大家乐意去听、去看。思路是锻炼出来的，其有效办法之一就是接到任务后，不要急于动笔，而是先打腹稿、拟提纲，做到心中有数之后再正式起草。
3、结构要剪裁得当。设计文稿的结构要根据实际需要，突出和体现重点。对重点问题，要不惜笔墨，深挖细述，详细铺陈，讲深讲透；而对不太重要的问题，则可一笔带过，点到即止。一定要避免把搜集到的各种材料都往文稿中塞，不分段落结构，不讲篇章布局，该详的不详，该略的不略，什么都写到了，什么都没有写清楚，萝卜白菜一锅煮。
4、逻辑要严谨细密。文章每个部分及各部分内部几层意思的排列顺序，都要讲究逻辑性，体现时间的先后、内容的主次，或由大到小，由近及远，或由表及里，由浅入深，或分层递进，顺序推理，或由虚到实，使整个论述思路清晰，环环紧扣，具有强烈的内在逻辑力量。
5、论述要准、真、深、严。“准”，就是要把准脉搏，有的放矢。机关文稿往往本身不仅是政策，而且是下级机关制订具体措施、开展工作的重要依据。因此，一定要讲究准确，讲成绩要实事求是，令人信服；讲形势要有说服力，给人以信心和勇气；讲任务要有理有据，让大家认识到这些任务是必须完成的；讲措施要切实可行，使人们通过努力能够达到。这就要求起草文稿时要充分占有材料、了解情况，特别是把当前需要着力解决的问题找准，并针对不同阶段的具体问题提出相应的解决办法。“真”，就是真情实感，推心臵腹。机关文稿的写作，要符合上级精神和基层实际，要力求全面，防止片面化和绝对化，千万不能说假话、空话、套话、不着边际的话。“深”，就是深刻有力，义明理达。机关文稿的写作水平，重要的是通过论述的深刻性体现出来的。因此，要坚持“以理服人”，使各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中。要使文稿深刻有力，通常采用下列方法：
（1）摆事实，即选择代表性事例来说明道理，这种方法最常用。
（2）列数字，即通过具体的统计数字、数据来进行分析或论证。
（3）打比方，即用人们熟知的事物作比喻，使空洞的道理附着于生动具体的事物身上，使比较深刻的道理变得浅显易懂。
（4）做比较，即通过正反两种情形、前后两种情况变化的对比，揭示问题的症结和原因所在，使人们加深对道理的理解。
（5）引经典，或引用伟人经典著作，或引用历史典故、古诗、格言、民谚等，更多的是引用上级文件、领导讲话的重要观点，来增强文稿的深刻性。
“严”，就是语法规范，措词严谨。包括：（1）词性、词组要合理使用，避免搭配不当。（2）句子成份要防止残缺不全。（3）陈述式、祈使式、疑问式、连动式、兼语式等结构形式要把握准确。（4）要使用好介词和介词结构，防止不需要而要和重复使用。讲话稿和公文中常大量使用介词和介词结构，很容易出现语病。如“对情节严重的，由公安、司法机关依法惩处”中的“对”这个介词，就是不需要的，加上去反而出现了语病；再如“关于对某某问题的处理”中的“关于”和“对”两个介词就重复使用了，去掉“对”字更简洁明了。（5）要注意祈使语的表达，避免出现一“要”到底。如，“要求大家要…”、“希望大家要…”、“我们必须要…”，这里的“要求”、“希望”、“必须”，都已经表示祈使意义了，再加上带有祈使语气的“要”，就有点多余了。
6、语言要明确、庄重、得体、生动。所谓明确，就是概括明确，简洁明了。要怎样、不准怎样、为什么要这样，怎样对、怎样不对，成功的事情经验在哪里，出现的问题根源在哪里等，都要概括得非常明确，开门见山，一语中的，不能让人听了似懂非懂，不解其意，更不知会后要干什么。所谓庄重，就是严肃庄重，行文沉稳。机关文稿必须把握严肃、认真、准确原则，做到行文沉稳、郑重其事。在语气的使用上，多采用“是什么”、“不是什么”等陈述性语言和“要怎样”、“必须怎样”、“不准怎样”等指示性语言。所谓得体，就是表述得体，达意准确。机关文稿的谴词造句要十分注意分寸，做到达意准确，不说过头话，不说虚浮华丽的话。要正确运用“关键、首要、很好、较好、极大、大多数、少数、个别、部分、左右、大约”等词，力求达意准确。对时下流行的一些词语，要进行分辩，不可人云亦云，到处乱用；对十分敏感的和一时看不清楚的问题，用词要慎之又慎，认真推敲。所谓生动，就是活泼生动，文采盎然。公文也好，领导讲话稿也好，都不是文艺作品，但绝不是说其语言可以平凡无奇，淡淡如水。其实，任何一篇成功的公文或讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。有时，一语妙用常常事半功倍，达到一种很好的效果。古代一些文件中使用的语言至今仍被广为传诵就是明证。秦代李斯的《谏逐客书》中有这么几名话：“泰山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深。”富于哲理，寓意很深。诸葛亮在《出师表》中提出“鞠躬尽瘁，死而后已”被千古传诵。近代廖承志致蒋经国的信中，引用鲁迅先生的“度尽劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”，在这里用得恰到好处。信中还有“寥廓海天，不归何待”的话，用得也很适当。这封信在海内外引起了很大震动，发挥了它应有的作用。因此，撰稿人员在起草过程中，要在符合其它要求的前提下，尽可能潇洒一些，讲究一些文采，力争做到不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。有时为了显示文章的气势，不妨来几个排比句；有时为了增强文章的感染力适当的场合，也不妨来几句古诗词。
三、机关文稿写作的结构安排 结构犹如文章的骨架，安排好文章的结构是公文写作的重要一环。结构好，主旨鲜明突出，内容层次清楚，线索清晰，材料衔接紧密，前后呼应，文章便显得集中、完整、统一、和谐，富有表现力和感染力。
1、段落。段落，又叫自然段，是行文中自然形成的最小的表意单位，是文章在表达思想内容时，由于问题、转折、强调等情况所造成的文字上的停顿。它有换行另起的标志。
公文划分段落要注意以下几点：
①要采用统一的完整的规范段，而且最好在自然段的首句中显示出段旨来，给人以鲜明、突出的印象。
②注意段落之间的内在联系。多数情况下，一篇公文中要含两个或两个以上的自然段，并且每个自然段说明一层意思。所以，既要注意段落的单一性和完整性，还要注意上下段之间要衔接得紧密、自然。
③根据内容的需要，段落的长短要适当。划分公文段落，要考虑每段内容的分量和需要，既要避免过长，又不能太短，但也不能强求长短一致。
④安排好段落里内容的次序。段落里的内容也有一个先写什么后写什么的问题，特别是有些文件的段落比较长，则更要注意段落内部结构的逻辑性。⑤划分段落要适合文种的特点。有些公文全文就一句话，其自然段与“章”“层”“句”合一。所以，公文段落的划分，还应该具体问题具体分析。
2.过渡和照应
过渡即上下文之间的衔接、转换，它是使文脉贯通的主要手段。一般来说，当文稿依内在逻辑展开，文断而意自然相续时，是不需过渡手段的；而在文意有所差别或截然相反时，为避免衔接不紧、结构松散，则要采取一定的过渡手段。以下几种情况需要注意：
①由总述到分述，或由分述到总述的开合处一般需要过渡。
②从一层意思转换到另一层意思，从一件事情转换到另一件事情时一般需要过渡。
③由叙到议，由议到叙，由倒叙转顺叙和有的插叙部分的头尾同上下文连接处，往往需要过渡。
常见的过渡方式有以下几种：
①运用过渡段。在内容进展幅度跳跃性较大的情况下，两层意思之间，设臵一个过渡段进行过渡。
②运用过渡句。即在前段尾用一句话引出后段，或在后段头用一句话承接前段。有时前段尾、后段头都同时使用过渡句承上启下。③运用过渡词语。有些需要过渡的地方，但转折不大，不需要着力显示时，可用一些关联词语或转折词语进行过渡。如以下、如下、以上、总之、但是、不过、一方面、另一方面、有的、同时、还有、综上所述等等。
④自然过渡。即用小标题或序号予以表明。这种过渡方法常在并列关系的结构中使用。
照应是指文章之间不相邻的层次、段落之间的关照和呼应。其作用是通过前后关照、彼此呼应，显示出前后内容的联系，增强文章线索的清晰感和内容的整体感。什么情况下文章需要照应，并没有具体的规定。一般来说，或使前面有关事件的提示明朗化，或在关键之处以深化文章的主旨，或为了增强文章的美感时，常常采用某种方式的照应。
照应的方法，常见的有以下几种：
①文题照应。即正文照应标题。文章的标题与内容、主旨往往关系密切，正文照应标题自然巧妙，文章就切题，就集中。
②首尾照应。即文章的开头和结尾遥相呼应，这样可以使文章首尾圆合，结构严谨，从而加强表达效果。
③文中照应。即在行文当中，根据内容表达的需要，可设臵多处的一呼一应，或设臵一呼多应。这样做克服行文结构的突兀、生涯现象，能给人一种“细针密缝”之感。大块文章多采用这种照应方法。一般来说，照应宜显不宜藏。要在文章中最能引起读者注意的关键之处，给予明显的照应。如果照应得不明显，甚至使人“无意阅过”，则失去了总体照应的效果。
四、机关文稿写作中常见的问题
（一）篇幅冗长
1.报告长篇大论，言之无物。有的部门给上级写报告长达四五万字，文中套话连篇。谈工作，只讲大道理，不讲实际情况；讲问题，只谈原则话，不谈要害处；讲下步工作安排，只喊口号，缺乏具体措施。有的工作情况报告虽然文字不长，但是空话、套话成串，文中的话今年讲也可以，明年讲也不过时，读了以后清汤寡味。例如，有一个单位向市委报告开会情况写了许多虚词套话，如会议在什么“前夕”、在什么“新形势下”、在什么“关键时刻”召开了；会议“总结了”“分析了”“交流了”“授予了”“命名表彰了”；某某领导“讲了话”“作了总结”；会议又“进行了”“提高了”“统一了”“明确了”“坚定了”等。接着，对会议的评价又讲了一大套。一份3000多字的报告，光导语就占去了600多字。这种长而空的公文，严重地影响了工作的质量和工作效率。对此，应引起高度重视。
2.公文语言繁琐,拖泥带水。如某部门给上级部门的一份工作报告上万字，虽然文中有些实际内容，但是一半的篇幅是罗列事实和数字，读者看了头昏脑胀。报告的语言口罗嗦、乏味，套话来回说，情况反复讲，生怕遗漏。文中的事实和数字举例，从省、市、县到乡、村、户，层层都有，面面俱到。这种情况在一些综合性工作报告和年终工作报告中经常出现。
3.画蛇添足，浪费笔墨。例如，某单位给上级单位的一份请示长达2500多字。请示中真正有用的话不过700字，其余全是多余的话。本来，请求上级解决经费，只要讲明困难，说清理由就可以了。但是，接着又发了一番议论，表了一片决心，如“当前的全路、全局一样大好，改革深入发展，生产形势喜人。虽然有困难，但是要千方百计挖掘潜力，去克服困难……”等等。这类现象虽不多见，但是不加以克服，很容易带坏文风。
（二）内容粗糙
1.内容重复。主要表现在有的单位，在一份公文里前后的内容重复；有的单位在不同的文件中存在相同的内容。
2.照抄照转。有的单位在贯彻上级的方针、政策、法律、法令时，不从本地区、本部门的实际情况出发，不进行认真的调查研究，就动手写通知、发指示。肚里无货而又急于求成，只好照抄照转。表现在成段地抄录上级文件，甚至连上级文件中的举例也原封不动地抄录，一篇3000字的公文，只有几百字是自己的话；有的边抄边主观臆造，撰写的文稿还不如上级文件具体可行。更为严重的是，有的抄录上级文件断章取义、曲解原意，造成公文内容支离破碎，损害了公文的严肃性和权威性。这种照抄照转上级文件的现象是比较严重的。
3.政策矛盾。有的单位制定的文件与上级要求不符，甚至是一台一些违反上级规定的文件。比如，有的单位擅自出台办理干部二线的政策性文件，在全局造成了极坏的影响。
4.官样文章。有的单位制发的公文缺乏针对性，没有新东西，政策不明确，措施不具体，满篇官话，冠冕堂皇，令人看了生厌，群众把这种公文叫做“官样文章”。请看下面这段话：“改进作风，狠抓各项工作的落实”。二季度工作任务很重。各级领导要努力从文山会海和琐碎事务中解脱出来，走出会议室、办公室。深入基层，深入群众，调查研究，解决问题，少说空话，多办实事，在抓早、抓紧、抓实上下功夫，真正抓出成效来。”这是某单位下发的一篇公文的最后一段话，中心意思是要求下级机关的干部转变作风。但是提出的要求比较虚而空，像一堆口号，不疼不痒，缺少具体的目标要求和措施，使人看了不感到有责任感和紧迫感，下级可以听也可以不听，做不做都没有检查的标准。这些话写在公文里只能流于形式。
5.观点模糊。有的公文主题思想不明确，观点不鲜明。向上级写报告、请示工作，叙述情况若明若暗，分析问题含含糊糊，发文单位态度不明。向下发通知、作规定，政策界限不清，模棱两可，下级无法贯彻执行。例如，某市给省里的一份关于某某领导干部利用职权谋取私利的情况报告中这样写道：“……××同志利用职权，多要住房，为子女安排工作，提拔重用亲信，等等，错误严重，影响极坏。”可是报告后面又讲：“上述错误，有的应由其个人负责，有的是属于组织的责任，有的属于正常工作需要。”从报告看，究竟这个干部个人有什么错误，应负什么责任，并没有说清楚，使人看了晕头转向，不解其意。有的单位请示问题，不讲本单位的意见，把存在的分歧和矛盾全部上交。如某单位向上级请示工作，没有自己的结论意见和明朗态度，而把领导班子每个成员的各种不同意见照本宣科，一股脑都写在请示文件里，让上级领导裁决；还有的单位的请示公文内容繁多，成了“大拼盘”。
6.层次不清。主要表现为三种情况。（1）条款混乱，眉目不清。如有的公文大小条款前后位臵颠倒，没有次序；有的条目标号重复、写法不一，在同一层次里，阿拉伯数字和汉字标号同时出现；还有的公文内容缺条少项。（2）段落散乱，互不衔接。有的公文条款、项目、层次并不多，但分段不准，零碎不堪。段落之间的内容游离，缺乏有机的联系。如有的通知性公文一会儿讲注意的问题，一会儿讲成立××工作领导小组，一会儿又讲措施，颠三倒四，杂乱无章，不知要说的是什么意思。（3）级题过多，条目繁琐。有的公文级题和条目成了连环套，“大一”里面存“中一”，“中一”里面有“小一”，“小一”里面还有“第一”，实在不够用，再来个首先、其次、再其次，如同家谱、开药铺，应有尽有。总览全篇，男女老少，五世同堂，好不热闹。如某单位起草的一份公文中，共提出四十多条工作措施，大项里面套小项，级题、标号左一层右一层，好像“抻面”，越抻条越多、越细、越长。
7.概念模糊,逻辑混乱。在一些公文中，除了篇章布局结构上的逻辑混乱以外，还经常出现思维方式上的不合逻辑的现象。就是说，在分析问题时作出不合乎事理的结论，在概念、判断、推理上存在着不准确、不恰当的地方。比如，有的公文中写道：“档案里有许多重要资料，是党和国家正确制定政策、法令的重要依据。因此，做好档案工作是我们的光荣职责。”这段话起码存在两处逻辑上的错误。其一，“档案”这一概念不明确，外延太大，应加以限制。社会分工纷纭复杂，“三百六十行”，各行各业都有自己的档案资料。但是，不一定所有的档案资料都是属于方针、政策和法律、法令方面的内容；其二，“是党和国家正确制定政策、法令的重要依据”这一直言判断也不恰当。档案是用过的文件、资料，保存起来以便为用户提供利用，它起着记载、凭证、备查等作用。而党和国家制定政策，最根本的依据是从不同历史时期的实际情况出发，是从现实的需要出发。即使是党政机关的档案材料，对制定现实的政策和法令来讲，也只能起参考、借鉴、对比作用，不能作为重要依据。因此说，上面那句话中的第一个判断是不对的，起码是不准确的。
8.文字粗糙。表现是：
（1）不合语法。在公文中，不合语法的句子经常出现，比较常见的语病有以下四种情况。
①搭配不当。„例1‟改革的成败，关键在于领导要破除旧观念。例1主语部分是从“成”“败”两个方面说的，而谓语部分只讲“破除旧观念”一个方面，主谓搭配不当应将“成败”改为“成功”，或者主语部分不动，谓语部分中的“要”字改为“能否”二字。„例2‟我们应当勤俭节约地工作、生活。例2属于修饰语与中心语搭配不当。中心语是“工作”、“生活”，“勤俭节约”四个字不能修饰工作，只能和“生活”搭配，可改为“我们应当勤俭节约地生活，扎扎实实地工作”。
②成分残缺。„例‟通过整党学习，使领导班子成员提高了思想觉悟。该例是滥用介词“通过”二字，造成了主语残缺。如果把“通过”二字去掉，句子就没有毛病了。如果保留“通过”二字，就应该去掉“使”字。这种主语残缺的句子在公文中经常见到。此外，在一些公文中，残缺宾语中心词和漏掉必要的动词及关联词语“因为”、“所以”、“虽然”、“但是”等情况也是比较多的。③词语位臵不当。„例1‟我们几个局的负责同志分片包干到贫困的地区蹲点，帮助脱贫致富。例1的“几个”二字位臵不当，很容易使人误解为好几个局的负责同志。实际上，联系上下文，是一个局里的几位负责同志。应该把“几个”二字放在“的”字后面。„例2‟要教育广大青年树立远大理想，把自己的青春应该献给祖国和人民。例2是助动词“应该”位臵不当，如果将“应该”二字放在“把”字前边就对了。
（2）滥用省略和简称。最典型的是，我们在开展保持共产党员先进性教育活动时，有的单位把先进性教育办公室简称为“保先办”，并写进正式文件中，这是极不严肃的。
（3）滥用词语。有的领导机关或业务部门制发公文很不讲究组词造句。除了前面分析的不合乎文法的明显语病外，还存在着滥用词语的毛病，词不达意，笑话百出。下面仅举几例：
某市委给省委的关于各项改革情况的报告中说： “生产力布局调整全面展开，……各项措施取得了很大进展。”措施怎样取得进展呢？令人费解。
某单位发文中写道：“……作为团支部创建经费的一项来源”。创建一词指创立，经费怎么创立呢？
某单位在一份通知中提出：“造就一个安定团结的环境和宽松和谐的气氛。”造就这个词当动词用时多指培养使有成就，如造就人才，而造就环境和气氛是不妥当的，如此等等。至于公文中出现错字、别字是经常有的。
（三）文种不分
主要表现在请示和报告不分，工作情况报告和调查报告不分，会议情况报告和会议纪要不分。
上述三种表现中，尤其是请示和报告不分的现象最为普遍，不少公文的标题就分不开请示和报告这两种文体。因此，这里着重分析一下请示和报告不分的问题。
请示和报告不分，主要有三种表现： 第一，把纯属请求批准的公文当作报告。
第二，一份公文既请示工作又报告情况。请求上级帮助解决问题或请求批准做某项工作，不是直接点题、开宗明义，而是绕圈子。开头先客套一番，然后报告工作情况和经验体会，接着再提出需要上级解决或答复的问题，最后来一段表态。既像请示又像报告，内容混杂，眉目不清。这种公文上级单位领导看了理不出头绪，找不出症结，实在难以处理。
第三，把请求上级批转的改进工作的意见和办法当作了报告。有些业务主管部门经常把改进工作的意见和办法呈送上级单位，请求批转各地执行。按理说，这种公文应该视为请示件，可是也写成了报告，这是不妥当的。因为主管业务部门提出的工作意见或办法如果能够行得通，自行发文也就可以了。如果本部门拿不准，需要上级审查批准，就属于请示工作，而不应该写成报告。如果业务主管部门的报告中没有提出改进工作的意见和措施，要求上级批转也没有实际意义。当然，属于上级单位委托业务主管部门起草的政策规定性文稿和下级向上级报告工作经验的公文，应该另当别论。不过，这类公文的结束语也用不着写“请批转各地执行”等字样。
造成请示和报告不分的主要原因，一是思想不重视不够，有的认为，报告可以讲成绩，光请示问题，讲困难，怕上级责怪，不如请示和报告一勺烩，既省事，又少发文，一举两得；二是有的同志分辨不清请示和报告的界限，往往一写起来，思绪万千，拢不住闸，结果黄瓜茄子一锅煮。而领导同志又不大注意这种文种不分的问题，也就放行了。久而久之，沿袭成习。要纠正请示和报告不分的问题，在公文写作中应该区别以下几点：
（1）行文的目的不同。凡是下级单位请求上级单位作出指示、批准、答复的事情，一律用请示；凡是下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议的，一律用报告。前者属于请示性公文，后者属于陈述性公文。
（2）行文的时间不同。请示必须事前行文，不能“先斩后奏”；而报告的时间比较灵活，可以根据实际工作的需要，随时行文。（3）行文的内容不同。请示性公文，一般只写请示的事项及其有关的问题，不写工作过程和情况；而报告只汇报工作；反映情况，提出建议和工作安排，不写请示的内容。
（4）行文的用语不同。请示的标题中不写“报告”二字，就是关于××问题的请示；报告的标题中不写“请示”二字，就是关于××问题的报告。请示与报告的结束语也各不相同。
（四）行文口气不当。有些单位制发公文不大注意行文口气，主要表现在用语不妥当，尤其在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决困难，答复某个问题时，公文的末尾用“请尽快解决”、“请尽快予以答复”等字样，表现出一种催促的口气。在请求上级批准同意做某项工作时，公文中总是用一些肯定性的语言，给人一种不客气的感觉，这些都是不合适的。
五、公文写作注意事项
（一）提法要准确
（1）贯彻执行党中央、国务院的指示，落实党和国家的方针、政策、法令时，提法必须严格依照党中央、国务院的文件以及中央级报刊发表的意见。
（2）公文中印发的领导同志讲话，凡是涉及人、财、物、机构设臵等方面的内容，不宜乱开口子乱许愿，以免给下级机关执行文件造成困难。（3）宣传成绩要实事求是，掌握分寸，留有余地。评价一个单位的工作情况，未经调查分析，不要轻易下结论或作全面的估价；不要把一两个“点”的情况概括为全面情况；不要把打算要做的工作说成是已经完成的工作；不要随便说“达到世界水平”“国内首创”“全国第一”等等。
（4）评价典型要讲辩证法，避免片面性。表扬先进单位和先进个人，要注意不要脱离群众、脱离领导、脱离客观条件。总结先进典型，不要人为地拔高，故弄玄虚；批评坏的典型，要慎重从事，恰如其分。在评价一个单位或个人时，要坚持从实际出发，是什么情况就讲什么情况，不要定性戴帽，不要把某某单位、某某个人说成是什么“科学型”“经验型”“开拓型”“保守型”“开放型”“封闭型”等等。
（5）语言要朴实，不要吹嘘，不要乱用形容词，如“最大的”“最高的”“最快的”等。比如一个机关单位只是部分工作实现了办公自动化，就不能说成全部工作实现了办公自动化；一个企业完成了全年生产计划的95%，就不能写成完成了全年计划。
六、最常用的几种机关文稿的写作方式
工作总结
工作总结虽然不是《哈局各级党的机关公文处理细则》规定的公文种类之一，但它的使用频率之高却是许多正式公文所无法相比的。
总结的实质就是把过去的工作实践提升到理论高度予以认识的过程，它要求把零星的、肤浅的、表面的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。
总结有多种写法，但不管怎样写，一般都有以下几方面内容：
1、标题。大体有两种写法。
一是公文式标题。由单位名称、时间、事由、文种等项组合而成。有的是完全式标题，即四项都有，如《××段委员会2004年度工作总结》；有的是省去其中的一项或两项，有的也直接写成《工作总结》。
二是新闻式标题，就是把所要表述的中心观点，归纳为一句精炼的话作为标题。有时还可以用复式标题，即既有正题又有副题，正题突出中心，副题注明单位、时间、事由和文种。如《综合治理 齐抓共管 持之以恒——××段委员会整顿干部作风工作总结》。
2、前言。即开头部分，要求简明扼要，紧扣中心，有吸引力，一般是概述基本情况，为主题内容的展开作必要铺垫。
前言的写法比较灵活，一般有以下几种方式：
★概述式：概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等。不要求全求详，一般不要涉及与中心无关的事项。
★结论式：先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。
★提示式：对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍，它不概括经验，只提示总结的工作内容和范围。
★提问式：先提出问题，点明总结的重点引起人们的关注。
★对比式：对有关情况进行比较，以说明成绩，阐明优势，引出下文。
注意：不管哪种写法，都要通过适当的归纳和概括，突出一些基本的统计数字，以增强表达效果。
3、主体。这是总结的核心部分，一般包括下列内容： 一是做法、成绩与经验。这是总结的主要内容，必须详细、具体。要写明做了哪些工作，采取了怎样的措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么经验和体会。这些内容中，做法、成绩是基础，经验、体会是重点。这部分内容一般比较丰富，写作中要处理好主次详略的关系。那些关键性的、有创造性的做法要介绍得详尽、具体、清楚、突出的经验体会要重点阐明，其他内容则可写得概括、简单一些。经验可以自成一个部分，分条阐述，也可以结合工作进度来写，将其纳入每部分之中。写经验时，不但要指出具体经验是哪些，还要用典型材料对经验加以充分的阐述，提示经验的意义和效果。
二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足，以及它们给工作带来的影响、造成的损失、主客观原因以及由此得出的教训。不同的总结对这部分内容的轻重处理也不尽相同，比如着重反映问题的总结，就要把这部分作为重点来写。
三是今后的工作设想和努力方向。是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施，或者说明今后打算，或者说明工作发展趋势，展望工作前景，提出新的目标。
4、结尾。主要写明今后的打算、努力方向或改进意见。只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。也可以不要结尾段，以今后工作打算作为结束语。
5、落款。写上总结的单位名称，标明时间，题目中已有单位名称的，可只标明时间。
撰写总结应注意的问题：
1、要占有丰富的材料。既要有面上材料，又要有点上材料。面上的材料全面、概括，可以反映全貌；点上材料具体、生动，可以反映个性。选择材料，一是要选择最典型、最有代表性并能反映问题，本质的材料。二是要选择新颖、有特色的材料。三是要选择能为中心服务的材料，材料太多，不但罗嗦，而且会淹没中心，凡不能准确表达中心的材料，要坚决舍弃。
2、要抓住重点问题。总结不是现象的罗列和记录，一份好的总结，应当抓住重点，分清主次，总体情况全面概括，重点情况详细具体，非重点的问题，可以少用些笔墨，至于细微末节或无关问题则一律不写。抓不住这些，即使洋洋万言，也不是一篇好总结。
3、总结出规律性的东西。这是写总结的硬功夫，是重点和难点所在。有人写总结，只是把所收集的情况和材料一一堆积上去，或者原原本本地把工作的过程写出来，面面俱到，庞杂累赘，抓不住要领，形成一本“流水帐”，使人读后不知总结要说明什么问题，更不能从中得到有益的启示。
汇报材料
汇报材料是下级向上级汇报工作进展情况，或政策、法规、指示的贯彻执行情况时使用的文书。
汇报材料没有固定模式，要根据上级领导的身份、分管的工作、视察调研的目的，灵活安排结构。
★其中开头部分一般要涉及以下内容：
一是表示尊重、感谢。对领导同志在百忙中到本地区、本部门视察、考察或调研表示感谢。
二是对整体工作情况的概括性叙述。便于领导掌握面上的情况。在综合汇报材料中，这部分内容一般要在开头体现出来，是对整体工作的自我评价。
★主体部分一般要包括工作成效、做法、经验、体会、问题、下步打算、建议等内容。在具体内容的安排上，不必面面俱到，要根据具体情况，有所侧重。
撰写汇报材料应注意的问题：
1、重点要突出。既要尽量反映全面工作情况，又要根据上级领导的身份、分管的工作、调研或视察、考察的目的，突出汇报重点。如果对各方面内容一律平分秋色，并排罗列，结果是样样问题都讲了，但哪个问题也没讲透，给人留不下深刻印象。
2、条理要清楚。中心是什么，讲几个什么问题，从几方面讲，讲哪些事例，都要安排妥当，使人听起来纲目分明，中心突出，晓畅易懂。
3、用语要准确。要尽可能多用量化概念，有准确的数字做支撑，比如一个地区的生产总值、固定资产投资、社会消费品零售总额、外贸出口、限额以上工业增加值、财政收入、城乡居民收入等重要指标，不仅要写绝对值，还要写增长速度。
4、事例要典型。要注意用事实说话，不能只讲面上的宏观情况，要有鲜活的第一手资料。典型、生动的事例，常常会成为汇报材料的点睛之处。凡材料中引用的事例，都应尽可能具体，用生动的情节和语言写出来。
5、语气要谦恭。汇报材料是向上级汇报工作，不是向下级作报告。因此，汇报材料的语言必须平和、谦恭，要多用说明性、陈述性的句式。而不能使用向下级讲话时常用的祈使、指教语气。如：“必须××”、“坚决××”、“不准××”、“严禁××”等句式。
6、表述要得体。不要给人讲道理，尽可能避免阐述重大意义或理论依据。
7、篇幅要精巧。领导同志视察调研工作，有其行程安排，不仅要听而且要看，因此，在向其汇报时，要尽量简单，要用最少的文字把情况说清楚。如果面面俱到，长篇大论，动辄十几页甚至几十页，反而会使上级领导听后不知所云。
领导讲话稿
讲话稿是各级领导在各种会议上作带有指示性或指导性讲话时使用的文稿。它具有传达政策、阐发思想、指导工作、宣传鼓动、外交礼仪等重要作用，是机关、团体、部队、企事业单位常用的一种文体，也是最能综合反映领导人的思想理论水平、政策水平、知识水平和文字水平的一种文体。
由于领导风格千差万别，工作内容千变万化，因而领导讲话稿和其它文种一样，没有一种固定的模式。但是，认真研究起来，各种类型的讲话稿还是有其一般规律和基本要求可循的。从分类上看，不外乎刚才讲到的8个主要种类；从结构上讲，不外乎标题、开头、主体、结尾等部分，每个部分也都有其基本的写作模式。
1、标题部分
分题目标题和内文标题。
题目标题即讲话稿的总标题，大致有两种标法：
一是直标法（或叫简标法），由主讲话人姓名、称呼、事由和文种构成；二是复式标题法，即由一个主标题和一个副标题组成，主标题一般用来概括讲话的主旨，副标题写明“×××同志在×××会议上的讲话”
注意事项：
（1）领导讲话稿的题目标题中一般不称呼职务，而用同志。确需标注职务的，可以采取复式标题法，即在副标题“在×××会议上的讲话”之后，另起一行注明领导的职务、姓名及讲话的时间。
（2）领导讲话稿的题目标题中，一般不用标点符号，确需断句的，可用空格代替。
内文标题也就是讲话稿中的小标题，是讲话稿整体框架的支柱，体现着文章的层次和逻辑。大致有5种写法：
1、目录型标题。这种标题是将所讲的几个方面问题，以简单的提要作标题，目录式地排列下来。
2、要求型标题。这种标题是提出几个方面的要求作为整个讲话的基本框架。
3、叙述型标题。这种标题主要在总结过去工作的讲话中使用。
4、提问型标题。就是以设问的形式作为标题，下面的文章是对标题所提问题的回答。
5、混合型标题。就是把不同类型的标题结合在一起使用。
注意事项：
（1）讲话稿的内文标题要简单明了，具体的阐述将在下文中展开，标题只需点明中心和主旨即可，切忌为了全面涵盖下文内容而写得过长。
（2）每个内文标题的内容要相互呼应，句式上尽可能相同或相似，以体现文章的结构美和建筑美。
（3）内文标题的层次不宜太多，一般不要超过3个层次。
2、开头部分
开头部分通常要写明会议是由谁召开的，主要议题和目的是什么，哪些人参加，开多长时间，讲话的内容是经谁研究提出的。
这些写法，能在简短的开头语里将与会议有关的几个基本问题向听众交代请楚，且具有查考价值，因而使用最为普遍。但这些写法已延用多年，成为一种模式，往往给人以僵化之感。因此，除了通常写法外，还可以根据会议性质、讲话类型和实际需要，选择不同的角度来开头。
（1）从点明会议的主要任务开始
（2）从揭示会议召开的重要性入手
（3）从分析形势、阐述政策入题
（4）从表示祝贺、问候着眼
（5）从代表谁作报告起头
（6）从表明态度下笔
（7）从当时的天气气候或会场环境起语
注意事项：
（1）开头一般不宜过长，仅是个引子，一般三五句话，便于引出下文即可。
（2）开头语不管哪种写法，都应注意揭示会议的重要性和特殊性，概述讲话的主旨，以引起大家的重视。
3、主体部分
根据会议的性质和类型，也有相对固定的写作模式。如：工作部署性会议，其主体部分通常分为提高认识、明确任务和加强组织领导等几个部分。传达贯彻性会议，一般是先传达上级指示精神并阐述其重要地方，然后在分析本地区本单位实际的基础上，提出贯彻落实上级精神的意见，包括具体方法、步骤、措施以及要注意的一些问题等。总结表彰性会议，一般可分为颂扬成绩、提出希望、号召学习三个部分。报告汇报性会议，主要是要分析当前形势，并结合自己的思考概括为几个特点、几种动向或趋势，或者分为几个问题、几个方面来讲。仪式礼仪性会议，一般包括向对方表示礼节、对涉外活动或与会人员所从事的工作给予高度评价、对双方共同关心的事项表示态度、相机阐述本地区本单位在该方面所做的探索性工作等内容。
4、结尾部分
常见的写法有：
（1）自然结束式。即言尽意止。主体部分的内容讲完整个讲话就算结束了。常用于一般小型会议。
（2）号召式。希望或要求各级干部和人民群众，为完成什么任务或实现什么目标而努力奋斗或做出贡献等。这类用法比较多。
（3）展望式。用充满激情和希望的话，描绘出美好前景，鼓舞人们为之奋斗。
（4）总括式。即对主体部分所表达的内容和基本思想，作进一步的概括和深化，使人们对讲话的主题有更明晰和深刻的印象。
（5）指示式。提出会议的贯彻意见，并提出贯彻中应注意的问题。（6）抒情式。如1978年3月30日郭沫若的讲话稿《科学的春天》的结尾：
春分刚刚过，清明即将到来。“日出江花红胜火，春来江水绿如蓝”。这是革命的春天，这是人民的春天，这是科学的春天！让我们张开双臂，热烈地拥抱这个春天吧！
这段话充满了作者的激情，给听众留下了深刻的印象。
（7）预祝式。多用于仪式性讲话。
注意事项：
1、要注意总结全篇，照应开头。
2、要干脆利落，宜短宜精，能使整个讲话刹住车即可，切忌展得太开，收不住尾。
