第三章行政公文概述_第三章行政公文

2020-02-28 其他范文下载本文

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第三章行政公文概述

教学目标：

知识目标：通过学习，了解行政公文的基本格式，了解常用公文及通知、通报、请示、批复、函、会议纪要等常用公文的基本格式。

能力目标：

1、了解几种公文的含义及其作用；

2、学习公文的行文格式；

3、掌握几种公文的基本格式及写作要求；

4、弄清不同种类公文之间的区别

教学重点：

1、掌握几种公文的基本格式及写作要求；

2、弄清不同种类公文之间的区别。

教学难点：

1、公文格式眉首中发文字号常见错误，主体部分和版记部分的写作；

2、常用公文的开头，结尾用语等。

第一节行政公文概述

一、行政公文的概念

行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点 1.鲜明的政策性 2.严肃的法定性 3.特定的权威性 4.工作的指导性 5.体式的规范性 6.较强的时效性

三、行政公文的作用 1.规范和准绳作用 2.领导和指导作用 3.联系和沟通作用 4.宣传和教育作用 5.依据和凭证作用

四、行政公文的分类

（一）按行文方向分：

上行文：下级机关向上级机关呈送的公文，包括：报告、请示、意见三种。

下行文：上级机关向下级机关呈送的公文，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见九种。

平行文：平行机关或不相隶属机关之间发送的公文，包括：函、议案、意见三种。

注意：意见既可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。

（二）按照具体职能分

1.指挥性公文——命令、决定、批复 2.知照性公文——公告、通告、通知、通报 3.报请性公文——报告、请示 4.建议、意见性——议案、意见 5.联系性公文——函 6.记录性公文——会议纪要

（三）按机密程度分

绝密、机密、秘密

（四）按紧急程度分

特急、急件、平件

（五）按公文载体分

纸质公文电子公文

（六）按公文的来源分

发文收文

五、行政公文的文种

《国家行政机关公文处理办法》

13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

第二节行政公文的格式

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。1．公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。2．公文用纸幅面及版面尺寸

（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。

（2）公文页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）3．公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4．排版规格与印制装订要求

（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。5．公文中各要素标识规则

组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

眉首区：

1.份数序号：是将同一文稿印制若干份时，公文印制份数的顺序号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2.秘密等级和保密期限（选择项）：

普件：

密件：绝密、机密、秘密标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

注意：前标密级，★后标保密期限，如“机密★5年”。3.紧急程度（选择项）：

紧急文件有“特急”、“急件”，标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5.发文字号

由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。几个机关联合行文，只标注主办机关的发文字号。

下行文：发文机关标识下空两行居中排列

上行文：发文机关标识的左下侧

练习：河南省人民政府2010年制发的第50号文件，发文字号应该如何写。6.签发人（选择项）

用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。7.红色反线

发文字号下4mm处，是眉首区与主体区的分割线。长度为156mm.党内文件，在正中点缀1个红五星。主体区： 8.标题

（1）标题的构成要素：

发文机关名称：全称或规范化简称

事由：公文中心内容的概括

文种：公文的文种名称（2）常见的结构样式

发文机关名称＋事由＋文种发文机关＋文种事由＋文种文种

例：国务院关于加强水土保持工作的通知

黑龙江省人民政府通告

关于开展商业统计数字质量检查情况的报告

公告

练习：人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备，向上级请求批准。

该支行购买办公自动化设备向上级要钱。答案：人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示

人民银行某县支行关于购置办公自动化设备所需经费的请示书写规范：居中排列；回行要求：

1.保持词语的相对完整性；

2.介词“关于”置于事由前，不可置于行末

标点的使用：除法规性文件名称用书名号外，一般不使用标点符号；书写位置：红色反线下空两行，2号小标宋体字 9.主送机关公文主要的发送对象和主要的承办机关，主要明确负责办理、答复的法定责任机关。

（1）单称式：一个

（2）并列泛称式：上级机关对同类、同级诸机关。

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

（3）递降泛称类：垂直下属的同类多级收文机关。

如，黑龙江人民政府向下属政府行文：各市、县人民政府

（4）综合式：包括非同类、同级的各种机关。

如：国务院有关部委（局），各省、自治区、直辖市财政厅

标注位置：

标题之下、正文之上左顶格标识，3号仿宋体，后用全角冒号。10.正文

规范：主送机关下1行，3号仿宋体。小标题用3号小标宋或黑体字内容三要素：开头——依据和目的理论依据—— ①相关政策法规 ②文件会议精神 ③领导指示

④发文主体自发的议论事实依据—— ①现实状况 ②过去的事实

“依据”既然是一篇公文的理由、根据，就是公文制作的出发点，按逻辑关系应排在首位。

“目的”是指在特定的背景下制作公文的动机，以依据为前提，与依据紧邻，必须在依据之后。

主体——主旨和分旨

主旨：事情、事项或问题——事由

分旨：主旨的分解、主旨的具体化。是具体的事项或实施的办法。结尾——办理要求或规范性结束语。11.附件（选择项）

附件是附属于公文正件的有关文件、图表或材料。有附件的公文，包括两类：文件、报表、材料

附件说明，要求写明附件的名称和序号

规范：正文下空1行，左空2字，3号仿宋体标“附件”，后全角冒号和名称。如：附件：×××××× 12.成文日期

会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。

领导人签发性公文，以领导人签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的签发日期为准。

成文日期要求用汉字写全具体的年月日；“零”写为“〇”。例：二〇〇五年十二月二十日 13.印章

印章是发文机关公文生效和取信的凭证，称为“生效标识”。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，公文都要加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。规范：骑年压月。14.附注（选择项）

附注就是附带说明，是用来注明文件的阅读、发送范围以及和行文有关的事项。请示附注：一般包括联系人的姓名和电话和词语注释及特殊要求说明等。规范：附注的内容居左空2字，应放在圆括号中，置于成文日期的下一行，3号仿宋体。

版记区： 15.主题词

主题词是确切表达出公文主旨的规范化名词或名词性词组，是用以检索公文主题的关键性词语。（1）主题词的内容要素：

类别词：是文件性质界限的分类词，表示文件内容的性质或范围；标明哪一方面或哪一领域工作。

类属词：类别词的类属分别，它标明具体的公务活动，可以理解为公文的主要内容。

文种词：标明公文的种类。（2）结构形式及书写规范

以词或词组为单位构成；每条主题词由3-5个单位组成；词与词（或词组）之间空一格隔开。

如《国务院关于加强水土保持工作的通知》一文的主题词为：主题词：农业水土保持通知

规范：主题词三字用3号黑体字顶格标写，后使用冒号。词目用3号小标宋体字，词目间空1字.文件末页发文时间（或附注）之下，抄送机关之上。

16.抄送机关（选择项）

是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其它机关的名称。规范：主题词下1行，左空1字，3号仿宋字体，后用全角冒号。主题词与抄送机关之下均使用间隔线，与红色反线等长。17.印发机关

用于标识公文的印发机关名称，一般是办公室（厅）。18.印发日期

用于标识公文的开印日期，要用阿拉伯数码标识。

第三节行政公文的写作要求

一、确有必要，注重效用

《国家行政机关公文处理办法》第十三条明确规定：行文应确有必要，注重效用。

二、按隶属关系行文

隶属关系是一种管辖关系，是确定行文方向和选择文种的重要依据。按隶属关系行文，一般应当逐级行文，没有特殊情况，不要越级行文，以免上下脱节，打乱正常的行文秩序。越级行文，主要发生在上行文中，究其原因，主要是某些机关、单位理解片面，以为越往高层报告、请示，越能迅速有效地解决问题。

三、按职权范围行文

根据《国家行政机关公文处理办法》第十四条规定：行文关系根据职权范围确定。第十五条规定：政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作，询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公室（厅）外不得对外正式行文。第十七条规定：须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

四、关于请示的相关规定

⒈请示应当一文一请；⒉请示应当只写一个主送机关；⒊请示不得抄送其下级机关。⒋请示不宜直接送领导个人。⒌请示事项不得夹带在报告中。⒍涉及多个部门的请示事项应协商一致。⒎不得越级请示。

五、关于主送与抄送的规定

⒈向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不要多头主送。⒉受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项。⒊向上级机关的请示，不要同时抄送同级和下级机关。⒋特殊情况下越级行文时，应当抄送被越过的直接上级机关。

第四节行政公文的语言

一、准确、规范

（一）准确

撰写公文时要措词恰当，造句符合语法规范，概念准确清楚，分析确切中肯，判断明确无误；要对词句进行周密的限制，以求准确反映客观实际和思想观点，使表达的思想具有高度的政策性、科学性；所用引语和数字也必须精确无误。

（二）规范 1.汉字规范

不用繁体字及不规范的简化字。2.数字规范

凡是可以使用阿拉伯数字,又很得体的地方,均应使用阿拉伯数字。

公文的成文时间使用汉字。3.词语规范