思考「自己和对方要什么」,理清简报目的_思考自己目标的重要性
思考「自己和对方要什么」,理清简报目的由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“思考自己目标的重要性”。
思考「自己和對方要什麼」，釐清簡報目的目的确认：从期望结果出发，决定简报内容
天野畅子指出，简报目的就是「为对方说明自己所拥有的事物，促使对方做出行动与决定。」简单说就是，你希望听众在听你做完简报之后，带着什么样的想法离开？例如基金说明会的目的可能是「顾客决定下单」；部门会议简报的目的则可能是「主管对A议题做出决策」。由此可见，清楚掌握自己期待听众产生什么样的反应，将决定简报的内容呈现。
只不过在实务上，「简报本身」与「简报目的」经常被混为一谈。天野举例，每当她询问客户希望得到什么样的结果时，许多人都会回答，「我希望在○人面前，针对△主题发表□分钟的简报。」在她听来，这只是着重于简报的「发表」，完全忽略了简报所欲达成的「结果」。「一场简报如果最后只得到一句『谢谢你精彩的说明』，是不具任何意义，」天野强调。
想厘清简报目的，《成功简报》一书作者珍妮弗．罗腾多（Jennifer Rotondo）建议，可先自问「我为什么要做这次简报」，答案中必须包含两个部分：
1.主题：简报究竟是什么？（What）必须厘清简报的主题（包括范畴与深度），例如是建议重新编写员工手册，或是调整对于新产品负面报导的应对方法；也必须确认有哪些事物不应出现于简报中，例如尚未定案的产品开发计划，或预算规画案。
2.原因：为什么要做简报？（Why）简报者必须想清楚自己究竟期望做些什么，是提供听众信息、说服他们同意某事，或是激发他们采取某些行动？珍妮弗认为，简报目的中的「原因」常常比「主题」更重要，也是避免简报成为数据堆砌的关键。无法掌握简报主轴，简报架构便很容易失焦。
对象确认：知道对方是谁，了解对方要什么
对很多人来说，确认简报的对象，似乎是多此一举。问题是，「知道」并不等于「了解」，珍妮弗提醒，简报者必须掌握「听众对你的简报主题到底了解多少」，以及「他们又为什么需要多知道一点」。天野畅子也认为，简报者如果不知道「对方对什么事物有所期待」，就无法决定该采用何种说服方法，因为即使是传达相同的内容，对象是商业人士或学生，用语就会有所差别；而同为商业人士，面对基层员工与高阶主管时，简报方式也大为不同。
因此，对象确认的第一步就是「了解听众特性」，包括简报对象的人数、性别、年龄层、知识水平、职位，甚至是背后决策者的期望与嗜好等等，以便找出符合听众需求的简报内容与风格。
第二步则是「理解对方需求」，揣测对方可能会考虑的面向或重点，然后在简报中加入，说服对方的说明。
时间确认：剩多少时间，决定简报制作方式
「没有确实掌握离截止交件还有多少时间，就无法决定简报的制作方法，」天野畅子说明，只有半天准备时间的简报档案，和拥有一天、一周、一个月时间的简报档案，制作方法完全不同。道理很简单。如果交件时间是在数小时后，就只能套用旧数据、换掉专有名词和日期，或每页仅以一行文字说明诉求重点；拥有一天以上制作时间的简报文件，则可在既有数据中加入其它数据，或重新绘制图表；时间更长者，甚至可召集相关人员重新调查统计，制作全新的简报文件。
所以就算对方只丢下一句「很急」或「尽快」，也务必要确认「到底是下午就要？明天才要？或是一周后再给也可以？」以免发生图像完成，文字说明却草草了事，或来不及准备佐证资料等情形。
事前准备工作的确实执行，是简报的基石。上台前多花点时间思考「自己要什么」与「对方要什么」，才能提升简报内容一语中的机率，让简报发挥最大效力。
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