公司档案管理办法_某公司档案管理办法

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档 案 管 理 办 法

第一条 为加强公司档案工作，促进档案工作为公司生产、经营、管理及发展服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的公司档案，是全公司在生产经营、科技管理、企业文化等活动中直接形成的，对国家、社会和企业发展具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。

第三条 公司档案工作,依法接受地方档案管理部门的监督和指导，按照国家有关档案工作的法律、法规和规范标准，建立健全档案工作，组织档案业务工作的培训与交流，开展档案咨询服务，实现档案管理工作规范化和制度化。

第四条 公司档案属于公司所有，公司依法享有保护本企业档案的义务。凡是公司各项工作中形成的文件、材料，均属归档范围，任何个人无权私自保管，应纳入档案管理，工作变更时必须移交。

第五条 公司依法设置文书档案、技术档案、财务档案和人事档案等4类专门档案，分别由公司办公室、技术部、财务部和人力资源部明确专人负责管理。公司文件、材料归档范围如下：

文书档案

1、党群工作：党务、工、青、妇、协会等方面工作的文件、材料。

2、行政管理工作：企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，公司机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等方面工作的文件、材料。

3、经营管理工作：企业改革、经营战略决策、计划与统计工作、资产管理、知识产权和商业秘密、企业信用管理、形象宣传、合同管理、财务管理、物资管理、营销管理、境外经营管理、招投标项目管理等方面工作的文件、材料。

4、生产技术管理工作：生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，交通管理，环境保护、检测与控制等方面工作的文件、材料。

5、产品生产与市场营销工作：产品的市场调研、立项论证、设计等方面工作的文件、材料。

6、科技研发工作：科研项目的调研、申报立项，研究、实验，总结、鉴定、报奖、推广应用等方面工作的文件、材料。

7、基本建设项目工作：基建项目和技术改造项目的立项、招标、投标、评奖创优等方面工作的文件、材料。

8、质量管理工作：产品的销售、鉴定、评优，质量事故分析、处理，计量工作、标准化以及业务项目的研发等方面工作的文件、材料。

9、其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体和文件、材料。

技术档案

1、基本建设项目工作：基建项目和技术改造项目的可行性研究、勘探、测绘、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、使用、维修、改扩建等方面工作的文件、材料。

2、设备仪器管理工作：购置设备、仪器的立项审批、购置合同，各种设备、仪器的说明书，设备、仪器开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面工作的文件、材料。

3、工艺管理工作：产品的工艺、工装、试制、试验、加工制造等方面工作的文件、材料。

财务档案

1、财务工作：会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面工作的文件、材料。

人事档案

1、人力资源管理工作：员工履历、劳动合同、各种登记表格、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、养老保险、医疗保险、工伤保险、奖励与处分、培训等方面工作的文件、材料。

第六条

公司档案管理部门和工作人员，负责公司档案的保管、鉴定、统计和提供利用工作，依法履行下列职责：

1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规，并按照本办法统筹规划公司档案工作，制定公司文件、材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等实施细则。

2、帮助、指导公司各部门文件、材料的收据、积累、整理和归档工作。

第七条 档案工作人员，应当具备相应的档案专业知识和业务能力，遵纪守法，忠于职守，并可以按照国家有关规定申报档案专业技术职称。

第八条 档案管理

1、公司各档案室应建立归档登记簿，将所有档案详细分类登记；存档者必须在登记簿上签名，资料方可归档，否则档案管理员不予接受。

2、各车间、部门内部形成的文件、规定、资料等，除自己留存备份外，应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查、整理大事记等。

3、公司购买设备时随机同行的说明书、装箱单等技术资料，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时之内交到档案管理员处办理登记存档手续。

4、每年3月份，档案管理人员应将公司上年度存贮在微机内的规划、规章制度、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料，分类整理成电子文档，进行复制拷贝，标明名目后存档备查。

5、人力资源部应将公司每年人事变动、工资发放等人事资料，建立电子文档，进行微机管理，确保资料完整、准确、无误。

6、每年3月份，各有关部门应将上年度所形成的采购、销售合同文本整理归档，移交公司档案室统一保管。

第九条 档案查阅

1、公司各部门负责人及相当于此级别以上的管理人员，可通过档案管理员直接查阅档案；其他人员需查阅档案时，必须持有部门负责人以上领导批准的书面证明，方可办理档案查阅手续。

2、公司任何人查阅档案，如在档案室内短时间查阅可不打借条；如需在档案室之外查阅使用，必须留下借条，每次最长时间不得超过5天。

3、档案需长期借出专人使用的，必须由借用人员出具借条，报总经理签字批准，由档案员办理登记手续后，方可借出；借用人员必须妥善保存，严禁外传，更不得遗失，严防泄露公司秘密。

第十条 档案保护

1、查阅者必须爱护档案，注意安全和保密，保持整洁，严禁涂改。

2、严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，如确实需要抄录和复制，必须经公司副总经理以上领导签字批准。

3、严禁将任何档案带出公司大门，如确因公司业务需要携带有关技术资料或图纸，必须由分管副总经理签字批准。

第十一条 本办法自下发之日起施行。