公司档案管理办法_某公司档案管理办法

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文书立卷归档管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强本公司文书立卷归档工作，特制定本办法。第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法的规定，分别立卷归档。

第三条 档案的处理、立卷、移交、归档必须遵循准确、及时、安全的基本原则。

第二章 归档范围

第四条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第五条 反映本公司主要职能活动的报告、总结。

第六条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第七条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第八条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第九条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第三章 文件材料的收集管理

第十一条 坚持部门收集、管理文件材料的制度。各部门均应指定人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

第十二条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿、正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由综合办公室统一收集管理。

第十三条 一项工作在几个部门共同参与办理过程中形成的相关文件材料由主办部门收集归档。

1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关资料由本部门归档。

2．会议文件一般由会议主办部门收集归档。公司会议，由综合办公室负责将会议材料、声像档案等收集归档，有关费用经总经理签字认可后到财务部门报销。

第十四条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四章 立卷要求

第十四条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，综合办公室负责组卷、编目。

第十五条 案卷质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第十六条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十七条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

第十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第十九条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即请示在前，批复在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点立卷，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十条 卷内文件材料应排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角上打印页码。

第二十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式制作卷内文件目录。卷内目录放在卷首。

第二十二条 有关案卷的情况说明，应逐项填写在附注说明表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名及相关日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第二十三条 案卷封面，应按规定逐项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第二十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对损坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第二十五条 案卷各部分的排列格式：封面（含卷内文件目录）-文件-封底（含备考表），以案卷号排列次序装入案卷盒，置于档案柜内保存。

第五章 平时归档

第二十六条 各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，集中统一保管。

第二十九条 各部门应根据本部门的职责范围及当年工作任务，编制平时文件材料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，由本部门归档。

第三十一条 各部门应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

第六章 档案管理

第三十二条 各部门应于每年3月前将档案统一移交综合办公室保存，综合办公室应对各部门移交的档案制作交接清单后，由各部门移交人员和综合办公室负责档案管理人员签字确认。清单须一式两份，注明档案编号等内容。

第三十三条 档案由综合办公室统一存放。综合办公室应当负责档案的防潮、防火等安全工作，并确保档案方便查找。

第三十四条 各部门员工因工作需借阅档案的，须填写档案借阅申请，经部门经理同意后，可以到综合办公室借阅职能范围内的有关档案，非本职范围内的档案非经公司领导书面审批同意一般不得借阅。

第三十五条 借阅档案须办理借阅手续，借阅期限一般不得超过一周，借阅数量一般不得超过三卷。

第三十六条 借阅人员须维护案卷的安全、保密、整洁和完整，如需要复印档案内容的，须经综合办公室主任批准。复印档案应办理复印登记手续，内容包括：复印时间、复印人姓名、部门等。

第三十七条 借阅的案卷原则上不允许带出公司。第三十八条 外单位人员借阅档案的，须经综合办公室主任批准。