公司档案管理办法_某公司档案管理办法

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编号：XG/SB-005-2010 档 案 管 理 办 法 2010.06.25 发布 2010.07.01 实施 西林钢铁集团有限公司设备工程部 发布

档案管理办法

第一章

总

则

第一条

为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本管理办法。

第二章 档案管理

第二条

公司设备工程部档案室负责全公司科技、财务、文书档案的管理职能。第三条

按照归档范围的要求，各单位、部门负责归档文件材料的收集和整理工作，按照各种档案归档时间的要求，定期交档案室集中管理。

第三章 档案的归档范围及要求 第四条 归档的要求

一、归档的文件材料必须完整；

二、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；

三、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第五条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料； 党委：

1、本企业员工参加各级代表大会、重要发言、提案等；

2、党委会议记录；

3、党委换届选举任免文件；

4、党、团工作总结、计划；

5、表彰先进党组织、优秀党员材料；

6、纪检、监察中形成的重要材料；

7、工会总结、会议记录；

8、企业年鉴 办公室：

1、办公会议、领导班子会议记录；

2、组织机构改革；

3、上级领导、机关来企业视察检查形成的提词、讲话、声像等形成的材料；

4、本企业重要的工作会议、讨论通过的决议材料；

5、本企业各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章；

6、本企业重大的体制改革形成的材料；

7、工作总结和计划、长远规划；

8、领导班子离任审计材料；

9、本企业规章制度；

10、本企业与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议；

11、办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复；

12、本企业编制的年报（大事记）；

13、上级机关或同级机关制发贯彻执行的文件。

二、本企业建设项目文件材料：

1、可行性研究、任务书：

项目建议书及批复，可行性研究报告，环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复，设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复。

2、设计基础资料：工程地质、水文地质、勘探报告、地质图、勘探记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明，地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重点设备安装测量定位观测记录。

3、设计文件：

总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、设计预算书、关键技术试验、设计评估、鉴定及审批。

4、项目管理文件：

征用移民文件，计划、投资、统计、管理文件，招标投标、承发包合同协议，专项申请、批复文件。

5、施工文件: 建筑施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件。

6、监理文件、资料：

监理合同协议、监理大纲、监理规划及监理细则，施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料审批。

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审，开（停、复、返）工、许可证、中间验收证明书，设计变更、材料、零部件、设备代用审批。

协调会审记录、监理工程师指令、指示，来往函件，工程材料监理检查、复检、实验记录、报告，监理日志、监理周报、备忘录，各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录。

工程质量事故、施工安全事故报告。工程进度计划、实施、分析统计文件、变更价格审查、支付审批、所赔处理文件。

7、工艺设备文件：

产品检验、检测记录，设备材料采购合同、出厂质量合格证明，设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录。设备安装调试、测定数据、性能鉴定。

8、科研项目；

9、生产技术准备、试生产： 开停车方案，设备试车、验收、运转、维护记录，安全操作规程、事故分析报告，产品技术参数、性能、图纸。

10、财务、器材管理：

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。

11、竣工验收文件：

项目竣工验收报告，工程设计总结，工程监理总结，项目质量评审材料，工程审计文件、材料、决算报告。竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会明册、签字。

12、建设用地规划管理：

国有土地使用证、房屋所有权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设项目选址意见书。

三、会计档案归档具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计账簿。

2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料。

四、本企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料；

五、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

六、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

七、本单位执行、办理的外来文件材料； 第六条 归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第七条

下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、各车间设备大修、改造形成的文件材料（包括图纸）；

三、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

四、企业产权变动过程中形成的文件材料；

五、其他临时活动中形成的文件材料。

第八条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入施工现场。

第四章 档案的利用

第九条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第十条 查阅文书、财务、科技档案，由借阅单位主管领导签字，经设备工程部部门负责人签批后方可借阅。

第十一条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第十二条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第十三条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第十四条 对于归档范围内的归档资料各单位各部门负责收集并交由公司档案室同一管理，纳入考核。

第十五条

各单位应严格执行本规定，将归档资料完整、准确地收集好，并及时送交档案室统一管理，为西钢做大做强的飞速发展提供高质量的服务。

附加说明

——本文件编制人：李 俊 ——本文件审核人：王树礼 ——本文件批准人：刘继友

——本办法2010年首次发布，原XG/SB005-2006《设备技术档案管理办法》同时废止。