电子文件命名及管理【原创】_电子文件的管理原则

电子文件命名及管理【原创】由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“电子文件的管理原则”。

电子文件命名及管理

一、电子文件的命名 1.为何要规范文件命名

 沟通需要：让接收方一眼明白文件的主题  检索需要：方便快速检索到所需要的文件  回溯需要：区分版本并回溯以前版本 2.详略命名方式举例 月总.doc 四月月总.doc 张三月总.doc 人事部张三2017年4月月总.doc 3.规范的命名方式

文件主题、归属部门、文件作者、归属时间或版本号

二、电子文件的有效管理

1.对文件夹的总体结构和层次进行设计，根据日常使用习惯分类管理，并设置详细的子文件夹。

2.对文件夹命名时要注意两点：

 文件夹名称明确，符合一般搜索的关键字习惯  给文件夹编序号，例如01,02... 常用的文档编号小，排列在前面

3.文件夹命名时，如果和时间有关，可以加上时间作为前缀或者后缀。

4.给文件命名时和文件夹命名类似，要明确。如果是“日期+文件名”的方式，可以在日期和名称之间用下划线或者“-”来分隔。日期的书写方式推荐yyyy.mm.dd方式。

三、使用技巧

 善用Windows的搜索功能，注意使用通配符或者连续关键字查询的方法和技巧。另外，如果明确文件在某个文件夹下就不要全盘搜索，节省时间。 善用Windows的资源管理器。通过资源管理器左面的树形结构可以方便的展开和关闭文件夹，可以快速的复制和删除文件或文件夹。